CHARGE DES INSTANCES H / F

KLESIA; Paris; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise de services recherche un Chargé d'Instances à Paris pour gérer les réunions et les relations internes. Le candidat idéal a une expérience administrative et un bon relationnel. Les avantages comprennent des titres restaurants, le télétravail, et un plan de retraite.

Prestations

Titre restaurant (11,97€ par jour)

remboursement de frais de transport (75%)

Contrat santé famille

Possibilité de télétravail (2 jours/semaine)

Plan d'Epargne Retraite

Prestations CSE

Qualifications

• Expérience dans des fonctions administratives.
• Aisance dans les relations avec des décideurs et cadres dirigeants.

Responsabilités

• Gérer les instances administratives et organiser des réunions.
• Accueillir et informer les interlocuteurs.
• Rédiger les communications destinées aux administrateurs.
• Assurer le reporting de l'activité.

Connaissances

Rigueur

Esprit d'équipe

Bon relationnel

Sens du service client

Formation

Bac + 2

Description du poste

CE POSTE EST OUVERT A TOUT TYPE DE HANDICAP

KLESIA s'engage à assurer un avenir serein et contribuer à la qualité de vie pour tous.

KLESIA s'engage pour la société en apportant des solutions de prévention d'assurance de personnes et de services simples, innovantes, solidaires et durables, adaptées aux besoins de nos clients et à ceux de leurs proches, tout au long de la vie. Nous gérons également la retraite complémentaire pour l'Agirc-Arrco en collectant les cotisations, en accompagnant nos adhérents et en versant les pensions de 2,1 millions de retraités. Nous agissons enfin pour les plus fragiles, œuvrons pour le mieux vieillir et contribuons à rendre la santé accessible à tous.

En 2024, KLESIA rassemble 2 900 collaborateurs au service de 300 000 entreprises clientes et de 4,8 millions de salariés.

Pourquoi KLESIA ?

Vous voulez accomplir des missions qui ont du sens, vous souhaitez évoluer dans un environnement bienveillant, vous êtes animé par les projets ambitieux et challengeants,

… alors rejoignez nos équipes !

Au sein de la Direction du Secrétariat aux Instances, vous intégrez le service en charge de l’organisation des réunions d’Instances.

Vous travaillez en collaboration avec les autres Chargés d’Instances et vous prenez en charge une partie des travaux suivants :

• Gestion des Instances
• Organiser les réunions des instances (Bureaux, Conseils, Assemblées, …) : procéder à leur convocation dans le respect des statuts et des délais, suivre les présences et les quorums, assurer les réservations logistiques (salles et repas)
• Diffuser les documents aux membres des Instances (via l’Extranet administrateurs)
• Accueillir (par téléphone et / ou physiquement), informer et orienter les interlocuteurs.
• Gestion administrative
• Constituer les dossiers de réunion sur la base des documents transmis par les directions
• Diffuser les dossiers de réunions aux administrateurs et animateurs des instances
• Rédiger les communications destinées aux administrateurs
• Gérer le fonds documentaire de l'activité des instances en lien avec les exigences de la règlementation : mise à jour, classement, mise sur registre quand nécessaire, archivage
• Reporting
• Assurer un Reporting de l'activité

De niveau Bac + 2, vous justifiez d’une expérience dans des fonctions administratives ainsi qu’une aisance dans la relation avec des décideurs, cadres dirigeants ou partenaires institutionnels.

Votre rigueur, votre esprit d'équipe, votre bon relationnel et votre sens du service client sont particulièrement appréciés.

Rejoindre KLESIA, c'est bénéficier d'avantages :

• Titre restaurant d'une valeur de 11,97€ par jour travaillé (pris en charge par KLESIA à hauteur de 60%)
• Remboursement de vos frais de transports en commun à hauteur de 75%
• Contrat santé famille (tarif unique, sans supplément pour le / la conjoint(e) et les enfants) et prévoyance
• Possibilité de télétravail (2 jours / semaine dès 3 mois d'ancienneté), horaires variables et plusieurs formules RTT au choix pour les non-cadres
• Plan d'Epargne Retraite (à partir de 2 mois d'ancienneté)
• Prestations CSE à compter de 2 mois d'ancienneté : chèques vacances, chèques rentrée scolaires, chèques noël et plus encore…

Chez KLESIA, nous sommes convaincus que nos différences sont sources de richesse et de performance. Notre Groupe, détenteur du Label Diversité AFNOR depuis 2015, offre à tous les mêmes opportunités d'accès à l'emploi, en assurant un environnement de travail inclusif qui reflète la diversité de ses équipes. Fortement engagé sur la thématique du handicap, l'intégralité de nos offres sont accessibles à nos futurs talents avec des aménagements adaptés aux situations de handicap.