Chargé de projet européens en réseau

Civipol; Paris; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une organisation de coopération technique recherche un chargé de projet à Paris pour gérer la logistique de réunions internationales. Le candidat idéal aura une expérience en gestion d'évènements, de solides compétences en communication en français et en anglais, et une maîtrise du Pack Office. Ce poste est à pourvoir dès que possible et offre un contrat à temps plein jusqu'au 31/12/2025, avec une période d'essai de 4 mois.

Qualifications

• Expérience pertinente en gestion d’évènements et logistique des voyages.
• Aptitudes à manipuler des données financières.
• Excellentes capacités de communication et d’expression orale en français et en anglais.

Responsabilités

• Organiser les réunions et formations, y compris la réservation de salles et d'hôtels.
• Préparation des livrets d’accueil et gestion des facturations.
• Collaborer avec le ministère sur les logistiques des évènements.

Connaissances

Gestion d'évènements

Gestion logistique des voyages

Communication en français

Communication en anglais

Autonomie

Rigueur

Sens de l’organisation

Outils

Pack Office

ERP

Description du poste

CIVIPOL est l’opérateur de coopération technique du ministère de l’Intérieur à l’international agissant sur les enjeux fondamentaux de la sécurité intérieure des Etats : l’identité, le contrôle des flux et l’empreinte territoriale. En tant que société de droit privé en charge d’une mission de service public, CIVIPOL appuie les Etats étrangers dans leur démarche de consolidation de leur sécurité intérieure et d’affirmation de leur souveraineté depuis 20 ans. CIVIPOL intervient à l’étranger sur les thématiques d’état civil, migrations, administration publique, réforme du secteur de la sécurité et lutte contre la criminalité, en partenariat avec la Commission Européenne, la Banque Mondiale, l’ONU, les gouvernements français et étrangers et les entreprises françaises.

POSTE ET MISSIONS

Le ministère de l’intérieur est un acteur engagé dans les projets européens d’animation de réseaux des polices européennes et mondiales, dont la France assure parfois la Présidence.

Dans le cadre de la mise en œuvre des projets européens finançant les réseaux des forces de l’ordre européennes et internationales, CIVIPOL recherche un chargé de projet pour assurer la logistique de ces réunions de coordination en présentiel à travers l’Europe.

Les réseaux concernés sont:

• Consulassist: projet de formation des autorités consulaires à la fraude documentaire dans le cadre du réseau ENILO: European network of Immigration Liaison Officers

Pour AMON, CARIN & RAILPOL, la France assure la Présidence du réseau pour une ou plusieurs années et la gestion du financement européen; Consulassist est un projet porté par la France soumis aux financements du réseau ENILO.

Le poste assurera la logistique des activités sur la période 2024-2025.

AMON & CARIN organisent 3 steering committees (15-20 représentants) par an et 1 Assemblée générale annuelle (100 à 200 personnes) se déroulant en Europe. RAILPOL s’organise en groupes de travail (10 à 30 représentants) se réunissant plusieurs fois par trimestre. Consulassist organisera des formations dans plusieurs régions du monde (soit une trentaine d’évènements).

Les missions du poste sont:

• Organiser, avec la Présidence & le secrétariat des projets, les réunions ou formation, soit: réservation des salles de réunions, réservation des nuitées d’hôtel, réservation des repas/pauses cafés et autres évènements sociaux, ainsi que le suivi de la facturation;
• Organisation logistique des délégations, soit: préparation des livrets d’accueil et d’organisation; réservation des billets d’avion, versement des per diem ou remboursement des frais de mission;
• Relation avec la représentation du Ministère de l’intérieur et des outre mers au sein du réseau: choix des dates de réunion, expression des besoins et validation du choix des prestataires (hôtels), du nombre de réservations et autres besoins logistiques autour des évènements
• Archivage des justificatifs (factures, émargement, justificatifs de voyage, justificatifs de paiement, etc…);
• Avec le responsable de projet siège de CIVIPOL: suivi de la consommation du budget de chaque projet et appui à la préparation des rapports financiers (y compris audit éventuels) et narratifs (internes mensuellement & annuellement auprès du bailleur européen).

PROFIL ET COMPETENCES

• Expérience pertinente en gestion d’évènements et logistique des voyages.
• Aptitudes à manipuler des données financières;
• Autonomie, rigueur, sens de l’organisation, aisance relationnelle
• Aptitude au travail en équipe
• Excellentes capacités de communication et d’expression orale (FR et ENG)et capacités rédactionnelles
• Anglais indispensable (lu, écrit, parlé).
• Pack office indispensable, en particulier excel;
• Connaissance de l’ERP un plus;
• Connaissance du fonctionnement des réseaux professionnels européens et leur animation sera considéré comme un avantage.

Localisation du poste: siège de CIVIPOL

Date de début de prise de poste: Le poste est à pourvoir dès que possible, jusqu’au 31/12/2025 (possible prolongation en 2026 si renouvellement des financements)

Période d’essai de 4 mois - Temps plein – 24 mois

Merci de bien vouloir adresser votre candidature (lettre de motivation + CV) à CIVIPOL [e-mail]

Date limite de soumission des candidatures: 29 février 2024. Merci de noter que le processus de recrutement se fait en continu et que la sélection des candidats se fera au fur et à mesure de la réception des CVs reçus. Nous encourageons donc les candidats à soumettre leur CV dès que possible et de ne pas attendre le dernier jour.