Chargé de mission vie institutionnelle H/F

Aema; Garches; On-site; EUR 42,000 - 62,000; Full time

Benefits offered by this job

Télétravail jusqu’à 100 jours annuels

Tickets restaurant

Aide équipement informatique

Remboursement transport

Parking gratuit

CSE et avantages sociaux

Mobilité interne du Groupe

Job summary

Aéma Groupe recherche un Chargé de mission vie institutionnelle pour renforcer la coordination et l’appui opérationnel des instances du groupe. Vous serez en interface avec les directions et contribuerez à structurer les activités et les documents.

Vous devrez garantir l’organisation, le respect des délais et la qualité rédactionnelle tout en assurant discrétion et diplomatie. Poste basé à Issy-les-Moulineaux, avec possibilité de télétravail partiel.

Qualifications

• Formation supérieure exigée.
• Expérience réussie sur poste transverse et polyvalent.
• Sens de l'organisation développé et rigueur.
• Esprit de synthèse et discrétion.
• Aisance relationnelle et souci du tact politique.
• Maîtrise des outils bureautiques et IA.

Responsibilities

• Préparer et suivre les instances pilotées par la Vie Institutionnelle.
• Piloter les ordres du jour et le suivi en interface avec les directions.
• Gérer logistique et documents des instances et tableaux de bord.
• Participer au déploiement des outils d'information des instances.
• Contribuer au Calendrier Institutionnel Groupe et ajustements annuels.
• Suivre les sujets du processus décisionnel et documenter les dossiers.
• Animer la Communauté Vie Institutionnelle et les sujets associés.
• Soutenir les autres missions de la Direction Vie Institutionnelle et la logistique des administrateurs.

Job description

Chargé de mission vie institutionnelle H/F

Description du poste

Métier

Conseil et appui à la direction - Chargé de gestion d'activité (F/H)

Intitulé du poste

Chargé de mission vie institutionnelle H/F

Salaire brut annuel (visible sur le site carrière)

Selon profil

Description des missions

• Aux côtés du responsable de la Vie des instances, participer activement à la préparation et au suivi des instances pilotées par la Direction de la Vie Institutionnelle d'AÉMA GROUPE (notamment le Conseil d'administration, les comités spécialisés, les instances de la plateforme politique, le Comité exécutif, les assemblées générales, etc) ;
• Pilotage et coordination des ordres du jour et du suivi des instances suivies sous la responsabilité du responsable de la Vie des instances en interface avec les directions contributrices et les entités du Groupe ;
• Gestion complète des aspects logistiques et documentaires des instances confiées, en ce comprenant le tableau de bord des instances, l'outil de centralisation de la documentation ;
• Participer à la coordination et au déploiement des outils d'information des instances (base documentaire, registre des élus, compositions des instances, suivi de participation, outils de reporting, tableau de bord des instances, etc) ;
• Participer activement à la construction et au suivi du Calendrier Institutionnel Groupe sous la supervision du responsable des instances et à la gestion des ajustements en cours d'année en interface avec les entités ou directions AÉMA GROUPE concernées ;
• Participer activement au suivi des sujets relevant du processus décisionnel Groupe (suivi et interface avec les directions opérationnelles et les marques concernées) et à la documentation de celui-ci dossier par dossier ;
• Participer à l'animation de la Communauté Vie Institutionnelle du Groupe, et participer activement à l'animation des sujets relatifs aux instances ;
• Venir en soutien d'autres missions confiées à la Direction de la Vie Institutionnelle AÉMA GROUPE (Formations, événements, projets) ;
• Veiller à l'appui logistique apporté aux administrateurs du Groupe.

Description du profil recherché

Issu(e) d'une formation supérieure, vous avez une expérience réussie sur un poste ayant une forte dimension d'accompagnement transverse et polyvalent, idéalement auprès de dirigeants politiques et/ou opérationnels.
Vous êtes reconnu(e) pour votre sens de l'organisation, votre rigueur, votre pragmatisme, votre appui opérationnel et votre esprit de synthèse.
Vous savez travailler en autonomie tout en ayant le souci de vous synchroniser avec votre supérieur hiérarchique, le Responsable de la Vie des instances, et l'équipe dont vous faites partie tant au niveau du pôle Vie des instances que de la Direction de la Vie institutionnelle.
Votre expérience vous permet de mener de front le suivi de multiples dossiers, en disposant des aptitudes pour en hiérarchiser les priorités.
Vous avez des compétences techniques du cadre juridique et réglementaire afférent aux activités d'assurance en général, et notamment celles propres au modèle mutualiste en particulier.
Vous êtes reconnu(e) pour votre aisance relationnelle et également pour votre sens de la discrétion, votre diplomatie et votre appréhension du tact politique à adopter selon votre interlocuteur, vous savez notamment vous adapter à différents types de correspondants.
Vous maîtrisez les outils bureautiques et d'intelligence artificielle, et êtes reconnu(e) pour vos qualités rédactionnelles.
Ce poste est ouvert à compétences égales aux personnes en situation de handicap.

Lieu

Issy-les-Moulineaux

Les Avantages

Un package salarial composé :

• d'une rémunération brute annuelle
• d’une part variable collective, via l’Epargne salariale (intéressement, abondement)
• Une Multi Retraite Entreprise
• Du télétravail, encadré par un accord qui prévoit jusqu’à 100 jours annuels, accessible après la période d’intégration (sauf exception).
• Le télétravail donne droit à des titres restaurant, une aide possible à l’équipement et une indemnité de télétravail mensuelle.
• Un remboursement de transport sur présentation de justificatif.
• Un parking sécurisé et gratuit.
• Un CSE avec des offres et services attractifs.
• Un environnement de travail chaleureux et convivial facilement accessible en transport
• Au sein du siège d'Aema Groupe, la mobilité interne est un vrai levier pour développer la carrière et les compétences de nos collaborateurs et collaboratrices.
• Nous favorisons les mobilités au sein du Groupe Aéma, d'Abeille Assurances, de Macif, Aesio Mutuelle, Ofi Invest.
• Ensemble, nous formons le 5ème groupe d’assurance en France.
• Engagement diversité et inclusion : Quelles sont nos valeurs ?
• Au sein du siège d'Aema Groupe nous sommes convaincus que la diversité est une richesse. Nous nous engageons à traiter les candidatures sans considération de sexe, d’âge, d’origine, de handicap ou de conviction.

Entité de rattachement

Aéma Groupe est le groupe mutualiste de protection né du rapprochement entre AÉSIO mutuelle et Macif. Avec l'acquisition d'Abeille Assurances en 2021, Aéma Groupe devient le 5ème acteur de l'assurance en France. La création d'Ofi Invest, en septembre 2022, permet également au groupe de renforcer son positionnement sur le marché de la gestion d'actifs. Accompagnant et protégeant plus de 11 millions d'assurés, le groupe rassemble plus de 18 000 collaborateurs, 1 800 élus et a réalisé un chiffre d'affaires de 11 milliards d'euros en 2021.

Groupe mutualiste de référence, multi métiers, multimarques, Aéma Groupe imagine chaque jour les contours d'un monde plus juste et plus humain en plaçant la prévenance au cœur de la relation avec ses adhérents, sociétaires, clients et entreprises clientes.