Chargé / Chargée de gestion administrative de la maintenance

Département du Puy-de-Dôme; Clermont-Ferrand; Sur place; EUR 28 000 - 36 000; Plein temps

Résumé du poste

Conseil départemental du Puy-de-Dôme recherche un agent administratif pour gérer les commandes, suivre les prestations et assurer le suivi des ateliers du patrimoine immobilier du DBPE.

Vous réaliserez l’assistance administrative, l’accueil et la tenue des tableaux de bord, et participerez à l’organisation des consultations et au suivi budgétaire du service.

Qualifications

• Maîtrise des bons de commande, facturation et archivage.
• Gestion administrative et rédaction de courriers.
• Rigueur et organisation dans le suivi des dossiers techniques et des tableaux de bord.

Responsabilités

• Gestion des commandes du service et saisie des données dans GMAO (Astech).
• Validation administrative des factures et suivi des litiges fournisseurs.
• Assistance administrative et accueil du service; mise à jour des tableaux de bord et du calendrier.
• Suivi des commissions de sécurité et archivage des rapports; mise à jour des données dans la GMAO.

Connaissances

Maîtrise administrative

Aisance informatique

Organisation

Savoir-être

Outils

Astech GMAO

DEMABOX

Excel

Elise

Description du poste

À propos de nous

Le Conseil départemental du Puy-de-Dôme s'inscrit dans une logique de proximité et une volonté de solidarité, portée par ses agents territoriaux et ses élus. Exerçant plusieurs compétences sur l'ensemble du Puy-de-Dôme, le Conseil départemental propose des emplois variés et épanouissants.

À propos de nous

Le Conseil départemental du Puy-de-Dôme s'inscrit dans une logique de proximité et une volonté de solidarité, portée par ses agents territoriaux et ses élus. Exerçant plusieurs compétences sur l'ensemble du Puy-de-Dôme, le Conseil départemental propose des emplois variés et épanouissants.

N'hésitez pas à nous rejoindre pour révéler vos talents !

Sous l’autorité du chef de service 'Maintenance & Performance Energétique' et en collaboration avec l’assistante administrative du service, vous assurez la gestion, l'exécution et le suivi des contrats de maintenance, des travaux de maintenance et du fonctionnement de l'atelier sur l’ensemble du patrimoine immobilier rattaché à la DBPE. Dans ce cadre, vous participez à l'organisation des diverses consultations. Vous gérez le budget du service. Vous participez au suivi administratif des agents et de l'activité de l'atelier

Mission

1. 1 – Gestion des commandes du service
   • Préparation des bons de commande.
   • Saisie des données dans l'outil de Gestion de la Maintenance Assistée par Ordinateur (GMAO : logiciel Astech).
   • Validation administrative des factures et vérification du mandatement.
   • Suivi des litiges fournisseurs et facturation.
2. 2 – Appui à l’ensemble du service
   • Assistance administrative (rédaction de courriers, classement).
   • Accueil et communication : Tenue de la permanence téléphonique du service.
   • Mise à jour et tenue des tableaux de bord.
   • Suivi du calendrier des commissions de sécurité (planification et dates de réalisation) et archivage des rapports
   • Mise à jour régulière des donnés dans la GMAO

Profil

• Maîtrise administrative : Bons de commande, facturation, courriers, atrchivage,
• Aisance informatique : Utilisation de logiciel : Astech (GMAO), DEMABOX, Excel, Elise
• Organisation : Rigueur dans le suivi des dossiers techniques, des tableaux de bord et des délais.
• Savoir-être : Réactivité, sens du contact (techniciens/prestataires) et discrétion.

La promotion de l'égalité entre les femmes et les hommes est une préoccupation constante au sein de notre collectivité. A ce titre, le Puy-de-Dôme est le 1er Département à obtenir le Label Egalité Professionnelle, en encourageant et valorisant l'inclusion et la diversité au sein de ses équipes.

Référence de l'offre : 251yi32ti4