CDD - SECRETAIRE - ASSISTANT.E H/F

Agence Française de Développement; Paris; Sur place; EUR 30 000 - 45 000; Plein temps

Résumé du poste

Une agence de développement durable à Paris recherche un(e) assistant(e) pour soutenir les équipes dans leurs missions administratives. Le candidat idéal aura des compétences en secrétariat, une bonne organisation et une connaissance du Pack Office. Ce rôle implique également la gestion des voyages professionnels et l'organisation de réunions. Une expérience similaire serait un atout.

Qualifications

• Bonne connaissance des missions de secrétariat.
• Très bonne organisation du travail et grande rigueur.
• Un bon niveau d’anglais souhaitable mais pas obligatoire.

Responsabilités

• Organiser les missions et déplacements des membres des équipes.
• Réaliser des notes de frais, commandes et achats.
• Assurer l’accueil téléphonique et physique pour les équipes.

Connaissances

Prise de notes

Gestion administrative

Organisation de déplacements professionnels

Organisation de réunions

Rédaction de courriers

Pack Office

Sens du service

Travail en équipe

Description du poste

JOB.TIT LE

What will be your role?

Vous assurez des missions classiques de secrétariat : apporter un appui logistique et administratif aux membres des équipes. Plus en détail, il s'agit de :

1- Organiser les missions et déplacements des membres des équipes

• Elaborer les documents préparatoires : dossiers, ordre de mission, messages, lettres d’invitation, demandes de visas etc.
• Saisie, contrôle et édition dans les bases de données ou applications correspondantes.
• Réaliser des notes de frais, commandes et achats relatifs à ces déplacements en conformité avec les règles et procédures internes.
• Gérer les contacts nécessaires avec les services supports internes, prestataires, fournisseurs, interlocuteurs externes.

2- Réaliser les missions de secrétariat pour le management et les membres des équipes

• Enregistrer, traiter et diffuser des informations (courriers, mails, appels téléphoniques…).
• Organiser l’agenda collectif et prendre des rendez-vous en fonction des priorités des managers.
• Rédiger des courriers/notes/compte rendus.
• Alimenter, relire et mettre en forme des documents, des supports de réunions, de séminaires.
• Assurer l’accueil téléphonique et physique pour les équipes.
• Tenir à jour une documentation, un classement, l’archivage et les pages Internet des équipes.
• Réaliser des travaux d’appui pour le service (photocopies, classement, gestion du stock fournitures etc.).
• Organiser la logistique de réunions ou séminaires ou autres temps collectifs d’équipe (y compris, commandes et achats relatifs à ces réunions/séminaires/temps collectifs en conformité avec les règles et procédures internes).
• Gestion des arrivées et des départs dans les équipes (demande de badge, ordinateur, autres équipements…).

3- Gérer toute autre activité de secrétariat/assistanat nécessaire à la bonne marche des équipes

Ces différentes tâches sont susceptibles d’évoluer en fonction des besoins des équipes.

Who are we looking for?

Profil recherché : bonne connaissance des missions de secrétariat : prise de notes, gestion administrative, organisation de déplacements professionnels, organisation de réunions, rédaction de courriers ; bonne connaissance de l'outil informatique et du Pack Office; très bonne organisation du travail et une grande rigueur; sens du service, aimant travailler en équipe, impliqué.e, force de proposition, fédérateur.trice et motivé.e.
Une connaissance des applications utilisées par l’AFD pour l’organisation des déplacements professionnels notamment serait un atout. Un bon niveau d’anglais est souhaitable mais pas obligatoire.

What team are you joining?

Au sein de la direction exécutive Solutions de Développement Durable (SDD) :
– l’activité de la Division Appui à la Passation de Marchés (APM) consiste à apporter un appui méthodologique et opérationnel aux équipes de l’AFD du siège et en agence sur l'ensemble des questions relatives à la passation de marchés et à leur exécution...
Vous serez affecté(e) à la division APM comme assistant(e) et partagerez votre temps avec la division EGI où vous appuierez l'autre assistante, principalement sur l'organisation des missions et des déplacements des agents (70 % du poste). Par ailleurs, vous pourrez être amené(e) à assurer des missions similaires pour d’autres équipes, par intérim, et dans le cadre d’une organisation globale au sein de la Direction Exécutive SDD...

Why join the French Development Agency?

Joining AFD means contributing to the construction of a common world, which is our Group’s mission. A world in common is a world that preserves and defends these five great common goods: the planet, the social bond, peace, partnerships and economic prosperity.