Assistant•e projet / production (H/F)

OVAL; Paris; Sur place; EUR 7 812 - 10 044; Temps partiel

Avantages offerts par ce poste

Gratification de stage selon minimas

Télétravail possible 2 jours/semaine

Titres-restaurants Swile 10€ / jour

Abonnement plateforme bons plans

Forfait mobilité durable

Bureaux agréables avec salle de sport

Équipe bienveillante

Résumé du poste

OVAL, agence française basée à Paris, recherche un·e assistant·e projet/production en stage de 6 mois, idéalement à partir de mars, pour rejoindre notre équipe engagée et bienveillante afin de participer à nos projets passionnants.

Accompagné·e par l’équipe de direction projets et production, vous aurez l’opportunité de travailler sur tous nos projets, de la conception à la mise en œuvre terrain, avec un accompagnement et des outils adaptés.

Qualifications

• Bonne compréhension de la communication, du marketing ou du monde des affaires.
• Maîtrise des outils Microsoft Office ou Google.
• Bonne maîtrise de l'anglais.

Responsabilités

• Accompagner l’équipe projet dans le suivi quotidien des clients et garantir leur satisfaction.
• Coordonner les personnes impliquées dans les projets et suivre les délais et budgets.
• Rédiger des recommandations et des bilans.
• Rédiger les cahiers des charges et préparer les documents pour les équipes terrain.
• Gérer les tâches administratives liées à la production et réaliser des veilles sur les tendances événementielles.

Connaissances

communication

marketing

business

Formation

Étudiant université (4-5 ans)

Outils

Office

Google Workspace

Description du poste

Vos missions

Pour notre agence Française, basée à Paris, nous recherchons un·e assistant·e projet / production (H/F) en stage (pas d’alternance) pour les 6 prochains mois, idéalement à partir de mars, pour rejoindre notre équipe engagée, exigeante et bienveillante afin de participer à nos projets passionnants.

Accompagné·e par l’équipe de direction projets et production, vous aurez l’opportunité de travailler sur tous nos projets, de la conception à la mise en œuvre terrain.

Gestion de projet :

• Accompagner l’équipe projet dans le suivi quotidien des client·es : comprendre leurs besoins, les reformuler en interne et contribuer à garantir leur satisfaction tout au long du projet
• Coordonner les différentes personnes impliquées dans les projets : créatif·ves, production, planneur·euses stratégiques, agences partenaires, etc.
• Mettre en place les outils utiles au bon déroulement des projets : plannings, ordres du jour, comptes rendus, etc.
• Suivre le bon avancement des projets et veiller au respect des délais et des budgets
• Être en lien avec les client·es sur les aspects opérationnels
• Participer à la rédaction des recommandations
• Participer à la rédaction des bilans (quantitatif et qualitatif)

Production :

• Rédiger les cahiers des charges, rechercher les fournisseurs et participer aux appels d’offres
• Rechercher et visiter des lieux/sites adaptés pour les événements
• S’assurer du respect des délais, de la qualité des livrables et du suivi des budgets
• Préparer les documents nécessaires aux équipes terrain (roadbooks, briefs)
• Gérer les tâches administratives liées à la production (commandes, contrats, règlement des fournisseurs, justificatifs de dépenses CB…)
• Réaliser des veilles sur les innovations, la RSE et les tendances événementielles
• Mesurer l’impact carbone des événements organisés

Votre profil

Compétences requises : Une bonne compréhension de la communication, du marketing ou du monde des affaires ; une maîtrise des outils Microsoft Office ou Google ; et une bonne maîtrise de l'anglais (capacité à s'exprimer couramment).

Compétences souhaitées : Étudiant(e) à l'université, idéalement inscrit(e) dans un cursus de quatre ou cinq ans, ayant une première expérience en agence ou dans le cadre de projets événementiels.

Qualités personnelles : Vous êtes autonome, organisé(e) et savez écouter ; vous faites également preuve d’ingéniosité et appréciez le travail en équipe. Vos compétences relationnelles seraient également un véritable atout pour contribuer efficacement à la gestion de projets.

Que vous ayez acquis vos connaissances par le biais de vos études universitaires, d’une expérience professionnelle, du bénévolat, d’activités communautaires ou simplement de vos expériences personnelles, tous les profils sont les bienvenus. Si vous vous reconnaissez dans tout ou partie de ces qualités, nous avons hâte de vous rencontrer !

Pourquoi OVAL?

RECRUITMENT PROCESS

Entretien avec un responsable de production et un chef de projet. À l’issue de l’entretien, vous recevrez un retour d’information et une réponse rapide.

Nous sommes également attentifs aux besoins spécifiques (accessibilité, aménagements, etc.) afin de garantir une expérience de recrutement équitable et inclusive pour tous.

CONDITIONS DE TRAVAIL

• Gratification de stage selon les minimas légaux en vigueur (simulation ici : https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/R40280)
• Télétravail possible 2 jours par semaine après le temps d’intégration
• Titres-restaurants Swile de 10€ par jour
• Abonnement à une plateforme de bons plans : loisirs, sport, culture, vacances, etc
• Forfait mobilité durable pour les trajets à vélo ou via des services de mobilité partagée
• Bureaux agréables avec salle de sport, salle de sieste et intervenants inspirants hebdomadaires
• Équipe bienveillante et engagée