ASSISTANTE DE SCOLARITE INSTITUT DES CADRES DE SANTE IFCS ET MISSIONS TRANSVERSALES

CHU d'Angers; Angers; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Un centre hospitalier universitaire recherche une assistante de scolarité pour gérer les activités administratives et logistiques, y compris l'organisation de concours. Le rôle nécessite de la rigueur, des compétences organisationnelles et un bon sens du travail en équipe. Les candidates doivent avoir une sensibilisation à l’accueil des personnes en situation de handicap et être capables de travailler de manière autonome.

Qualifications

• Capacité à gérer plusieurs tâches administratives efficacement.
• Bonne communication écrite et orale.
• Compétences en gestion de projets administratifs.

Responsabilités

• Assister la Responsable pédagogique dans les activités administratives.
• Gérer l’accueil et le secrétariat pédagogique.
• Organiser et suivre le concours cadre de santé.

Connaissances

Rigueur

Organisation

Travail collaboratif

Autonomie

Sensibilisation à l’accueil des personnes en situation de handicap

Outils

Logiciel WIN-DCS

Plateforme moocare

Description du poste

Description Mission

L’assistante de scolarité assiste la Responsable pédagogique dans la gestion des activités administratives de l’IFCS.

Elle assure l’accueil, le secrétariat pédagogique, administratif et fonctionnel de l’IFCS.

Elle assure des activités logistiques notamment la gestion des salles, du matériel pédagogique et informatique, la programmation des visioconférences (Teams ou Zoom) en lien avec l’appariteur du DIEF.

Organisation du concours

• Organisation et suivi du concours cadre de santé
• Participe à l’accueil et l’information de 1er niveau des candidats (réunion d’information)
• Assure la mise en forme du dossier d’inscription et le règlement intérieur
• Diffusion sur le site du CHU
• Etablit la liste des inscrits
• Assure la réception, la vérification et l’enregistrement des dossiers de tous les types de candidats.
• Envoie les convocations par courriel pour les épreuves d’admissibilité et d’admission des candidats
• Mise en forme des sujets des épreuves, impression des sujets,
• Préparation des dossiers pour les candidats pour l’épreuve écrite (sujet, copie, consigne concours, informations diverses…)
• Préparation des pochettes concernant la correction de l’épreuve écrite et la réalisation de l’épreuve orale.
• Participe à l’organisation logistique du concours (réservation salle, surveillance…)
• Envoie les courriers de résultats (par mail) à tous les candidats des épreuves d’admissibilité/d’admission des candidats
• Participe à l’anonymisation des copies en collaboration avec le responsable pédagogique
• Enregistre les notes obtenues par les candidats
• Etablit les listes des admis, des non admis aux épreuves sous la responsabilité du coordonnateur pédagogique.
• Diffusion des résultats sur le site du CHU et sur le tableau d’affichage extérieur du DIEF.
• Gère les listes principales et complémentaires de tous les candidats
• Elabore le tableau des candidats admis pour l’étude des dossiers à la commission VAPP de l’université.
• Etablit la liste des membres aux jurys en vue de leur participation et assure leur suivi de rémunération et l’envoi aux services financiers
• Prépare l’organisation des jurys d’admissibilité et d’admission
• Etablit les procès-verbaux des jurys d’admissibilité et d’admission
• Gère la sollicitation des différents membres participants au concours.

Scolarité

• Gestion de la plateforme moocare
• Participe à l’accueil et à l’information de 1er niveau des étudiants Cadre de santé
• Prépare, en lien avec les différents services du CHU, la mise en place de l’année scolaire : création des matricules, gestion des cartes self et CPE, mise à jour du logiciel WIN…
• Gère le suivi des inscriptions, les conventions de formation, les dossiers de demande de financement (Pôle Emploi, Association Transition professionnelle…)
• Suivi des inscriptions universitaires en lien avec l’université d’Angers
• Elaboration du tableau des candidats admis pour la commission VAPP de l’université.
• Réalisation et envoi des plannings de formation pour les étudiants
• Réalisation et transmission des attestations de présence
• Prise de note pour les procès-verbaux relevant des instances
• Relecture et mise en forme des documents institutionnels : livret de formation, règlement intérieur, projet pédagogique, projet de mémoire
• Préparation soutenance mémoire : sollicitation des directeurs de mémoire, préparation d’un planning après validation au coordonnateur pédagogique.
• Organisation des soutenances : réception des mémoires puis envoie aux jurys, réservation des salles, convocations, pochettes des jurys…
• Gère les tableaux de bord des interventions (cohérence programme/planification) et alerte l’équipe pédagogique de tout possible dysfonctionnement
• S’assure du respect de la démarche qualité et participe à sa mise en œuvre
• Prépare les éléments pour les évaluations et saisie ensuite les notes
• Renseigne les différentes enquêtes ou enregistrement informatique institutionnel (SolsTISS, ODESSA +)
• Préparation et envoie des documents scannés nécessaire pour la diplomation à la DREETS.
• Participe aux différentes réunions du DIEF et IFCS
• Préparation des enquêtes de satisfaction sur l’IFCS.
• Gère les stages en collaboration avec le coordonnateur pédagogique
• Utilisation du logiciel WIN-DCS
• Prospection des stages, envoie et retour des demandes
• Réalisation des conventions de stages.

Pochettes De Stages

• Gestion des intervenants
• Elaboration des courriers voire des conventions si nécessaire
• Relevé mensuel des interventions réalisées par les universitaires
• Relevé des heures d’intervention pour la rémunération auprès du CHU
• Suivi et facturation des prestations

Profil recherché

• Rigueur dans l’analyse et dans l’approche des missions confiées
• Capacités en organisation et à prioriser
• Capacités relationnelles et travail collaboratif
• Sens des responsabilités
• Capacités à travailler en autonomie
• Sensibilisation à l’accueil des personnes en situation de handicap

Description Établissement

Le Centre Hospitalier Universitaire d’Angers, pôle de référence et d’appel en matière de santé, est leader en soins, enseignement, recherche et prévention. Il est l’un des premiers opérateurs santé de la région avec plus de 195 000 patients et 390 résidents par an et 1 745 lits et places.

À la fois établissement de soins de proximité et centre de recours et d’expertise, il concilie au quotidien innovation et solidarité.

Avec 9 pôles et 60 services cliniques médicaux‑sociaux et biologiques, l’offre de soins du CHU couvre l’ensemble des spécialités médicales, chirurgicales et biologiques, dont la cancérologie. Les pathologies rares et complexes sont prises en charge par des centres de références et de ressources. Les compétences des équipes hospitalo‑universitaires sont soutenues par un plateau technique de pointe. Au quotidien, l’activité du CHU s’inscrit dans une démarche de qualité et de sécurité des soins. Cette dynamique est portée jusqu’aux patients par chaque professionnel de santé. Des structures dédiées impulsent et coordonnent les actions réalisées dans ce cadre.

Membre d’HUGO (GCS Hôpitaux Universitaires du Grand Ouest), le Centre Hospitalier Universitaire d’Angers est un pôle de recherche et d’enseignement supérieur.

Premier employeur du Maine‑et‑Loire, et l’un des premiers de la région des Pays de la Loire avec 6 900 salariés, le CHU participe également à la formation des futurs professionnels de santé. Une position qui en fait un acteur de cohésion sociale et l’un des premiers partenaires des autres établissements de santé publics et privés régionaux.

Pour aller plus loin : https://chu-angers.mstaff.co