Assistante de formation (H/F)

GIP FORMATION ET INSERTION PROFESSIONNEL; Toulon; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Temps partiel

Résumé du poste

Une organisation de formation cherche une Assistante de formation pour gérer le déroulement administratif et le suivi des formations. Le poste requiert une expérience de 2 ans, une maîtrise des outils bureautiques, et la capacité à communiquer efficacement avec différents partenaires. Contrat CDD de 8 mois basé à Toulon, offrant une rémunération suivant expérience et un travail de 35 h par semaine.

Qualifications

• 2 ans d'expérience indispensable.
• Maîtrise des techniques du secrétariat et de l'environnement de la formation continue.

Responsabilités

• Assurer le suivi administratif des formations.
• Accueillir le public et communiquer avec les partenaires.
• Gérer les dossiers d'inscription et préparer les documents de formation.

Connaissances

Techniques de secrétariat

Expression écrite et orale

Techniques de communication

Outils bureautiques

Logiciels internes

Démarche qualité

Environnement de la Formation Continue

Modalités de financement

Rigueur

Organisation

Autonomie

Description du poste

Offre n° 199FVLR
Assistante de formation (H/F)

Assure le déroulement administratif des formations réalisées. Communique efficacement avec les différents partenaires et acteurs du pôle GRETA. Accueille et renseigne le public. Renseigne sur l'offre de formation et les conditions d'accès. Réceptionne les appels téléphoniques, traite les mails et les transmet aux interlocuteurs demandés. Suivi administratif des prospects et renseignement et mise à jour du CRM de la structure. Gère le courrier entrant et sortant. Participe à la communication interne et externe : diffuse, reçoit et exploite les informations en lien avec l'activité.

Organisation et déroulement de la formation (cf. check list):

• À l'ouverture : convoke les stagiaires aux entretiens de sélection et aux informations collectives.
• Gère l'accueil administratif des stagiaires.
• Recueille et centralise les pièces constitutives du dossier d'inscription et aide le stagiaire à l'élaboration de son dossier.
• Saisit, édite et diffuse l'ensemble des documents de formation nécessaires aux stagiaires et à l'équipe pédagogique.
• Effectue le suivi des présences et transmet les éléments aux différents financeurs et au service facturation.
• Saisit des données dans les différents logiciels de suivi.
• Collecte les heures des formateurs.
• Inscrit les stagiaires aux examens.
• Prépare les éventuelles sessions d'examens en collaboration avec le coordonnateur.
• Traite les indicateurs globaux de satisfaction.
• Remet les attestations de fin de formation aux stagiaires.
• Suit par tout moyen les stagiaires à la fin de formation 6 mois après.
• Classe et archive les documents papiers et dématérialisés.

Exigences du poste

• Maîtrise les techniques du secrétariat.
• Maîtrise de l'expression écrite et orale, des techniques de communication, des règles de présentation des documents.
• Maîtrise des outils bureautiques.
• Maîtrise des logiciels internes.
• Maîtrise la démarche qualité mise en place par le GIP FIPAN.
• Connaissance de l'environnement de la Formation Continue.
• Connaissance du réseau académique et de son offre de formation.
• Connaissance des modalités de financement.
• Rigueur, efficacité, capacité à communiquer.
• Organisation, gestion des urgences.
• Réactivité, autonomie, aptitude au travail d'équipe.
• Confidentialité et loyauté.

Type de contrat

Cdd – 8 mois.

Durée du travail : 35 h/semaine. Travail en journée.

Rémunération

Suivant expérience.

Déplacements

Ponctuels.

Profil souhaité

Expérience

• 2 ans – Cette expérience est indispensable.

Compétences

• Concevoir des supports de suivi et de gestion.
• Réaliser des déclarations réglementaires.

Savoir‑être professionnels

• Avoir l'esprit d'équipe.
• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs.
• Etre force de proposition.

Informations complémentaires

• Qualification : Agent de maîtrise
• Secteur d'activité : Formation continue d'adultes.

Employeur

GIP FORMATION ET INSERTION PROFESSIONNEL

100 à 199 salariés.

Le GIP FIPAN est une personne morale de droit public au service de la formation tout au long de la vie. C'est un outil de gestion et de développement au service de la politique du recteur et l'instrument de coopération régionale et de concertation entre les GRETA de l'académie de Nice dans le domaine de la formation continue des adultes et de l'insertion professionnelle. Il assure également des fonctions propres au GIP FIPAN comme notamment la VAEMme Corinne THIEFFRY.