Assistante / Assistant de la directrice du cabinet du préfet

Sécurité Routière; Orpierre; Sur place; EUR 21 000 - 28 000; Plein temps

Résumé du poste

La Préfecture des Hautes-Alpes recherche un(e) Assistant d’administration générale pour seconder la directrice de cabinet du préfet. Catégorie C, emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels.

Vous assurerez l’agenda, l'accueil téléphonique, l’organisation des déplacements, la gestion du courrier et des fournitures, la saisie et la mise en forme de notes et correspondances, la rédaction et l’envoi d’invitations, et le suivi du budget de la résidence et des frais de représentation.

Qualifications

• Connaissances techniques en environnement professionnel et niveau maîtrise requis.
• Maîtrise des outils bureautiques et informatiques.
• Savoir-faire: organisation, travail en équipe et rédaction.

Responsabilités

• Gestion de l’agenda de la directrice du cabinet.
• Accueil téléphonique et organisation des déplacements.
• Gestion du courrier et des fournitures.
• Saisie et mise en forme de notes et correspondances.
• Rédaction et envoi d'invitations.
• Suivi du budget de la résidence et des frais de représentation.
• Suppléance de l’assistant du préfet et de l’assistante du secrétaire général lors des absences.

Connaissances

Informatique bureautique

Organiser

Travail en équipe

Rédiger

S'adapter

Expression orale

Accueil

Relations humaines

Description du poste

Identifiant (email, de type [e-mail])

Mots clés (ex : Gestionnaire des Ressources Humaines Paris)

Assistante / Assistant de la directrice du cabinet du préfet

Description du poste

Fonction publique d'Etat

Catégorie C (employé)

Nature de l'emploi

Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels

Domaine et métier

Direction et pilotage des politiques publiques - Assistante / Assistant de direction

Type de poste

Statut du poste

Intitulé du poste

Assistante / Assistant de la directrice du cabinet du préfet

Description du poste

Groupe RIFSEEP : 1 (corps des adjoints administratifs)

Domaine fonctionnel : administration générale

Emploi-type : Assistant d'administration générale - ADM004A

Activités principales :

Auprès de la directrice de cabinet, vous assurerez les missions suivantes:

• - Gestion de l’agenda
• - Accueil téléphonique
• - Organisation des déplacements
• - Gestion du courrier et des fournitures
• - Saisie et mise en forme de notes et correspondances
• - Rédaction et envoi d'invitations
• - Suivi du budget de la résidence et des frais de représentation

Par ailleurs, dans le cadre de la continuité du service, vous assurerez la suppléance de l’assistant du préfet et de l’assistante du secrétaire général lors de leurs absences.

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :

- Disponibilité, discrétion, sens des relations. Renfort ponctuel du secrétariat préfet en période d’absence ou de besoin de renfort.

Environnement professionnel :

Activités du service :

Secrétariats particuliers du corps préfectoral.

Composition et effectifs du service :

1 agent de catégorie B et 1 agent de catégorie C administratifs

Liaisons hiérarchiques :

Directrice de cabinet, Secrétaire général, Secrétaire générale adjointe, Préfet

Liaisons fonctionnelles :

Secrétariats particuliers, autres services de la préfecture, services déconcentrés, élus

Descriptif du profil recherché

Compétences principales mises en œuvre :

Connaissances techniques :

• - connaître l'environnement professionnel / niveau maîtrise - requis
• - avoir des compétences en informatique-bureautique / niveau maîtrise - requis

Savoir-faire :

• - savoir s'organiser / niveau maîtrise - requis
• - Savoir travailler en équipe / niveau maîtrise - requis
• - Savoir rédiger / niveau maîtrise - requis

Savoir-être :

• - Savoir s'adapter / niveau maîtrise - requis
• - Savoir s'exprimer oralement / niveau maîtrise - requis
• - Savoir accueillir niveau maîtrise - requis
• - Avoir le sens des relations humaines / niveau maîtrise - requis

Durée attendue sur le poste : 3 ans

Evolution sur un poste équivalent en secrétariat ou gestion administrative de dossiers.

• - Mme Amélie PELLOUX-GERVAIS, directrice de cabinet: 04 92 40 48 03
• - M. Christian SURPI, chef du service des ressources humaines : 04 92 40 48 75

Critères candidat

Documents à transmettre

L'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire

Informations complémentaires

Fondement juridique du recrutement

Titre III du livre III du code général de la fonction publique : 2° de l'article L. 332-2

Télétravail possible

Localisation du poste

Localisation du poste

Préfecture des Hautes-Alpes - 28 rue saint-Arey - 05000 GAP

Lieu d'affectation (sans géolocalisation)

Préfecture des Hautes-Alpes -28 rue Saint-Arey - 05000 GAP

• Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels
• Ministère de l'intérieur / DGPN / Cabinet - 11 rue des Saussaies - 75008 PARIS
• Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels
• Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels