ASSISTANTE ADMINISTRATIVE F/H (Nouvelle fenêtre)

Ville de Lille; Lille; Hybrid; EUR 19,000 - 23,000; Full time

Benefits offered by this job

Primes collectives 1

Mutuelle de santé

Formation continue

Transport public pris en charge 75%

Restaurant municipal

Comité des œuvres sociales

Véhicules professionnels

Job summary

La Ville de Lille recherche un assistant administratif F/H pour assurer le secrétariat et l’assistanat du service urbanisme.

Vous assurerez l’accueil, la gestion des agendas, la rédaction des courriers et le suivi des documents; vous travaillerez en étroite collaboration avec les élus et les partenaires externes.

Contrat temporaire de 2 mois, cycle de 35h ou 36h30 selon planning, mutuelle et primes, localisation Lille.

Qualifications

• Maîtrise des procédures administratives indispensables pour la rédaction, la mise en forme et la relecture.
• Excellentes qualités rédactionnelles requises pour documents et notes.
• Bonne aisance avec les outils bureautiques (Word, Excel, Teams).
• Capacité à travailler en équipe et à gérer le stress en contexte sollicité.

Responsibilities

• Assister la directrice dans l’organisation quotidienne : gestion des agendas, accueil téléphonique, coordination des réunions; rédaction et suivi des courriers et documents.
• Rédiger et suivre les courriers, notes et documents opérationnels; contribuer à des outils de travail collaboratifs.
• Préparer les réunions récurrentes : ordres du jour et documents; organiser et suivre l’archivage.
• Assurer l’interface avec les secrétariats d’élus et les services internes; suivre les sollicitations des usagers ( mails, appels, visites).
• Appui au service ressources : suivi congés, titres de transport, tableaux RH et dossiers individuels.

Skills

Procédures administratives

Rédaction

Outils bureautiques

Travail en équipe

Autonomie

Discrétion

Tools

Word

Excel

Teams

Logiciel métier

Job description

Capitale européenne de la culture en 2004 et Capitale mondiale du design en 2020 avec la Métropole Européenne de Lille, nous sommes reconnus pour notre dynamisme culturel, festif et populaire. Nous nous engageons aussi dans les grands enjeux de notre société, à commencer par le développement durable, comme en témoigne notre place de finaliste au Prix de la Capitale verte européenne 2021. Accompagnés des acteurs locaux, nous agissons pour une ville plus apaisée, solidaire et inclusive et transformons le territoire tout en favorisant la transition écologique par le développement de la nature en ville, la rénovation énergétique des bâtiments ou encore la promotion des mobilités douces. Nous contribuons à un « mieux vivre ensemble », imaginé pour et avec les citoyens.

Vous partagez nos valeurs ? Vous souhaitez donner du sens à votre carrière en ayant un impact direct et local au service des autres ?

Rejoignez nous !

Sous la hiérarchie de la responsable ressources, vous assurez les missions d’assistanat et de secrétariat de direction au sein d’un service composé de 9 urbanistes et 2 cheffes de projet. Vous garantissez la continuité administrative du service et la fluidité des échanges internes et externes dans un environnement nécessitant réactivité, polyvalence et sens de l’organisation.

Gestion du secrétariat

• Assister la directrice dans l’organisation quotidienne : gestion des agendas, accueil téléphonique, coordination des réunions ;
• Rédiger, mettre en forme et assurer le suivi des courriers ;
• Actualiser les tableaux de suivi et veiller à la bonne circulation de l’information ;
• Assurer l’interface avec les secrétariats d’élus, les services internes et les partenaires externes ;
• Suivre les sollicitations des usagers (mails, appels, visites) ;
• Préparer les réunions récurrentes : ordres du jour, documents associés ;
• Organiser et suivre l’archivage.

Assistanat du service opérationnel

• Préparer les dossiers thématiques et les ordres du jour pour les urbanistes et cheffes de projet ;
• Rédiger et suivre les courriers, notes et documents opérationnels ;
• Contribuer à la mise en place d’outils de travail collaboratifs ;
• Participer à l’organisation des évènements : accueil de délégations, partenaires, déplacements (ordres de mission).

Appui à la responsable ressources

• Suivre les congés et titres de transport ;
• Mettre à jour les tableaux de suivi RH ;
• Actualiser les dossiers individuels des agents.

Ce que l'on recherche

• Vous possédez une solide maîtrise des procédures administratives ainsi que d’excellentes qualités rédactionnelles, indispensables pour la rédaction, la mise en forme et la relecture des courriers et des notes ;
• Vous disposez également d’une bonne aisance avec les outils informatiques, qu’il s’agisse des logiciels bureautiques (Word, Excel, Teams…) ou de l’utilisation d’un logiciel métier ;
• Vous faites preuve d’une grande rigueur et savez travailler efficacement en équipe, y compris dans des contextes de forte sollicitation ou d’urgence ;
• Votre capacité à gérer le stress, associée à une autonomie affirmée, vous permet de mener vos missions avec fiabilité et constance.
• Enfin, vous exercez vos fonctions avec sens de la réserve et discrétion professionnelle, garantissant un traitement confidentiel des dossiers et des informations sensibles.

Ce que l'on vous propose

• Un cycle de travail au choix :
  • 35h
  • 36h30 donnant droit à 9j de RTT
• Des primes collectives en juin et décembre
• Une participation de la Ville à la mutuelle de santé (labellisation)
• Une politique active de formation
• Une excellente accessibilité avec une prise en charge à hauteur de 75% des abonnements de transport en commun ou un Forfait « Mobilités Durables » : 200€ par an si usage du vélo ou de la trottinette
• Un restaurant municipal situé à l’Hôtel de Ville avec des tarifs attractifs
• Un comité des œuvres sociales (équivalent comité d’entreprise) : billetterie, évènements, chèques vacances, chèque cadeau Noël…
• Pool de véhicules à disposition pour les déplacements professionnels (voitures, vélos et trottinettes électriques) …

La ville de Lille lutte contre toutes les formes de discrimination et vise à diversifier ses recrutements.

Titre : ASSISTANT ADMINISTRATIF F/H

Type de recrutement : Emploi temporaire

Ville : LILLE CEDEX

Pôle : Urbanisme, Aménagement et Logement (UAL)

Cadre(s) d'emplois : Adjoints administratifs territoriaux

Durée du contrat : 2 mois

Date prévisionnelle d'embauche : 01/11/2026

Contact RH pour l'offre : Sandy DELCROIX - [e-mail]