Assistante administrative

PSL Université Paris; Valbonne; Sur place; EUR 28 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Une grande école d'ingénieurs à Valbonne recherche un assistant administratif pour gérer les missions et la vie du centre. Diplôme Bac +2 et 3 ans d'expérience en gestion administrative requis. L'anglais est un atout. Le candidat devra posséder de bonnes qualités rédactionnelles, des compétences en communication et une maîtrise des outils bureautiques. Ce poste offre un environnement dynamique.

Qualifications

• Expérience significative de 3 ans en gestion administrative, idéalement dans une université.
• Connaissance de l'environnement de l'enseignement supérieur appréciée.
• Anglais serait un plus.

Responsabilités

• Gestion des missions et déplacements des personnels.
• Organisation des déplacements des enseignants-chercheurs.
• Suivi des missions et remboursements de frais.
• Contribuer à la vie du centre et organisation d'événements.

Connaissances

Qualité rédactionnelle

Aisance en communication écrite et orale

Maîtrise des outils bureautiques (Office 360)

Connaissance du logiciel Sirepa

Sens de l'organisation

Capacité à gérer les priorités

Formation

Diplôme Bac +2 en gestion ou assistanat

Outils

Office 360

Sirepa

Description du poste

MINES Paris - PSL forme depuis sa création en 1783 des ingénieurs de très haut niveau capables de résoudre des problèmes complexes dans des champs très variés.

Première école d'ingénieurs en France par son volume de recherche contractuelle, MINES Paris - PSL dispense une importante activité de recherche orientée vers l’industrie. Ses domaines de recherche s’étendent de l'énergétique aux matériaux, en passant par les mathématiques appliquées, les géosciences et les sciences économiques et sociales. L’école d'ingénieurs développe également la création de chaires d’enseignement et de recherche sur des thèmes émergents.

Notre établissement fait partie de l'Université PSL.Située au cœur de Paris, celle-ci fait dialoguer tous les domaines du savoir, de l'innovation et de la création. Classée parmi les 50 premières universités mondiales, elle forme au plus près de la recherche des chercheurs, artistes, ingénieurs, entrepreneurs ou dirigeants conscients de leur responsabilité sociale, individuelle et collective.

Structure d'accueil

L’Ecole nationale supérieure des Mines de Paris (MINES Paris) est une des plus prestigieuses écoles d’ingénieurs en France et la première école par son volume de recherche orientée vers l’industrie. L’école des Mines de Paris forme des ingénieurs généralistes via une expérience pédagogique innovante et pluridisciplinaire, dans laquelle sciences de l’ingénieur et sciences humaines et sociales sont étroitement liées. Cette double culture est renforcée encore par son appartenance à l’Université PSL, qui se positionne dans le top 50 des classements internationaux, et qui constitue une véritable opportunité d’enrichissement des parcours.

Mines Paris est un établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel (EPSCP), placé sous la tutelle du ministère de l’économie, des finances et de la souveraineté industrielle et numérique.

Vous travaillerez au sein du Centre de recherche PERSEE (Centre procédés, énergies renouvelables et systèmes énergétiques), qui est l’un des 3 Centres de recherche du Département Énergétique et Procédés (DEP) de Mines Paris – PSL et se trouve sur la technopole scientifique de Sophia Antipolis, à proximité des villes de Nice, Cannes et Antibes. Ses effectifs sont de l’ordre de 55 personnes et comptent actuellement 21 permanents dont 11 enseignants-chercheurs.

Activités principales

Vos activités principales (liste non exhaustive) :

Gestion des missions et des déplacements des personnels du Centre (Ecole et Armines)

§ Organiser les déplacements des Enseignants-Chercheurs, des étudiants et de tous les autres personnels

§ Assurer le suivi des missions en respectant les procédures internes

§ Gérer les remboursements des frais

§ Renseigner les tableaux de bord de suivi des dépenses liées aux missions

Vie du Centre et du service:

- Contribuer à la vie de centre et à l’organisation d’événements

§ Moments de convivialité internes

§ Réunions (e.g. réunions de Centre, réunions partenariales, …)

§ Conférences, séminaires, …

Volet comptabledu Centre PERSEE:

Gestion des commandes (Armines et Ecole)

Gestion des factures (et des litiges)

Possibilité de missions supplémentaires en fonction de l’évolution du Centre et/ou du Campus Pierre Laffitte

Profil du candidat

Savoirs et compétences attendus

Vous souhaitez évoluer dans un environnement stimulant comme la recherche, vous avez une expérience significative dans la gestion administrative, notre offre est pour vous.

Diplômé d'un Bac +2 assistant.e manager ou gestion de la PME, vous avez impérativement une expérience significative de 3 ans en gestion administrative, idéalement dans un service scolarité d'une Université / Grande Ecole.

Vous évoluez dans un environnement international, l’anglais serait un plus.

Pour ce poste, les principales compétences recherchées sont :

Savoirs et savoir-faire :

- Qualité rédactionnelle

- Aisance en communication écrite et orale

- Maîtrise des outils bureautiques (Office 360)

- La connaissance du logiciel Sirepa est un plus

- La connaissance de l'environnement de l'enseignement supérieur et de la recherche serait appréciée mais n’est pas indispensable

Savoir-être:

- Sens avéré de l’organisation

- Qualités relationnelles et aptitude au travail en équipe

- Sens de l’initiative

- Capacité à gérer les priorités

Non discrimination, ouverture et transparence

Notre établissement, comme l'ensemble de l'Université PSL, s’engage à soutenir et promouvoir l’égalité, la diversité et l’inclusion au sein de ses communautés. Nous encourageons les candidatures issues de profils variés, que nous veillerons à sélectionner via un processus de recrutement ouvert et transparent.