Assistante administrative

BESSARD PISCINES ET EV; Châtillon-sur-Chalaronne; Sur place; EUR 26 000 - 36 000; Plein temps

Résumé du poste

Le service patrimoine de BESSARD PISCINES ET EV recherche un assistant administratif et logistique pour soutenir la gestion documentaire, le suivi des dossiers techniques, administratifs et financiers, et assurer la communication entre les interlocuteurs internes et externes.

Vous assurerez le suivi des commandes et de la facturation, l’élaboration et le suivi du budget, la planification des réunions et visites de site, et la gestion des archives et des déclarations obligatoires, en lien avec

Qualifications

• Expérience en gestion administrative et logistique souhaitée.
• Connaissance des processus administratifs et comptables de base.

Responsabilités

• Assurer le soutien administratif et logistique du service patrimoine.
• Établir et suivre les commandes et la facturation, et encadrer les engagements budgétaires.
• Gérer la documentation et l’archivage des dossiers papier et numériques.
• Organiser les réunions et les visites de site, et suivre les rendez-vous techniques.
• Suivre les marchés publics et les contrats relatifs au patrimoine.
• Assurer la communication entre interlocuteurs internes et externes et assurer la liaison avec les communes partenaires.

Connaissances

Gestion documentaire

Soutien administratif

Suivi budgétaire

Communication interne

Formation

Baccalauréat

Outils

Logiciel de gestion

Description du poste

Assurer le soutien administratif et logistique du service patrimoine en participant à la gestion documentaire, au suivi des dossiers techniques, administratifs et financiers, et à la communication entre les différents interlocuteurs internes et externes.

Activités comptables :

1. Établir des bons de commande, suivre la facturation et les engagements budgétaires du service
2. Etablir le budget du service et son suivi en lien avec le responsable de service

Activités techniques:

1. Suivi et mise en place des contrats de vérifications périodiques obligatoires et de maintenance, d’entretien
2. Suivi des marchés publics en lien avec le service patrimoine (PV de réception, réserves, OS etc)
3. Planifier les réunions, visites de site, rendez-vous techniques
4. Suivi des différents parcs de la CCD: véhicules, immobiliers, matériels …
5. Suivi de la mise en œuvre administrative et techniques des projets de la CCD
6. Consultation des entreprises pour les besoins de la CCD: fournitures, services, travaux

Activités administratives:

1. Trier, classer et archiver les documents papier et numérique
2. Organiser et suivre la logistique des déplacements ou événements liés aux activités du service (fiches d’intervention, évènements programmés en lien avec les autres services etc)
3. Effectuer les déclarations obligatoires: OPERAT etc
4. Recensement et commande des EPI des agents du service patrimoine
5. Réaliser et suivre les déclarations de sinistres en lien avec le responsable du pôle ressources
6. Gérer et suivre la convention d’enlèvement des épaves (véhicules) en lien avec les communes du territoire

Mutualisation des moyens:

1. Suivre les mises à disposition de matériel au sein des communes membres
2. Assistance au responsable du service sur les projets de mutualisation
3. Gestion administrative du suivi des poteaux à incendie

Missions secondaires:

1. Remplacement au niveau du service accueil
2. Effectuer des missions administratives pour l’Assistant de prévention