[Assistante administratif ]DITEP Pierre Mâle H/F

Association Entraide Union; Arnouville; Sur place; EUR 19 000 - 23 000; Plein temps

Résumé du poste

Association Entraide Union recherche un(e) chargé(e) d’accueil et de gestion administrative en CDI à Arnouville. Vous assurez l’accueil physique et téléphonique, la rédaction et le classement des documents, ainsi que le suivi des admissions et des dossiers administratifs.

Sous la supervision de la Cheffe de Service Administratif, vous coordonnez les activités, mettez à jour les tableaux de bord et garantissez le respect des procédures tout en assurant confidentialité et sens du service.

Qualifications

• Formation BAC pro ou équivalent dans le domaine administratif.
• Expérience minimum de 2 ans sur poste similaire.
• Connaissance du secteur médico-social est un atout.

Responsabilités

• Accueil des usagers et familles, orientation et transmission des informations.
• Gestion administrative: rédaction, classement, archivage et suivi des courriers.
• Suivi des admissions et dossiers d'accueil, convocations et notifications.
• Gestion RH: suivi des dossiers du personnel et rendez-vous médecine du travail.
• Travail en équipe avec la direction et le comptable, confidentialité et respect des procédures.

Connaissances

Rédaction administrative

Organisation

Planification

Gestion des priorités

Sens du service

Esprit d'équipe

Discrétion

Confidentialité

Formation

Bac pro Gestion-Administration ou Secrétariat ou BTS SAM

Outils

Word

Excel

Outlook

PowerPoint

Description du poste

Créée en 1954, l'Entraide Union est une association intervenant dans les secteurs social, médico-social et sanitaire. Elle regroupe près de 60 établissements qui accueillent des personnes de tous âges, en grande difficulté ou en situation de handicap, ainsi que des enfants dans le cadre de la protection de l'enfance.

Parmi ces établissements, l’ITEP est la conjugaison d’un ensemble de moyens thérapeutiques, éducatifs et pédagogiques au service d’enfants et d’adolescents de 8 à 18 ans orientés par le Pôle Enfance de la MDPH.

Il accompagne des enfants et des adolescents qui présentent des difficultés psychologiques dont l’expression, notamment l’intensité des « troubles du comportement » perturbe gravement la socialisation et l’accès aux apprentissages.

Les Missions :

Sous l'autorité de la Cheffe de Service Administratif, vous assurez l'accueil, la gestion administrative et la coordination des activités de l'établissement. Vos principales missions sont :

Accueil et communication

• Assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers, familles, partenaires et intervenants.
• Réceptionner, orienter et transmettre les appels et les informations.
• Veiller à la qualité de l'accueil et au bon fonctionnement de l'espace dédié.

Gestion administrative

• Assurer le traitement, la rédaction, la mise en forme, le classement et l'archivage des courriers, notes, comptes rendus et documents administratifs.
• Gérer les courriers entrants et sortants ainsi que leur diffusion.
• Mettre à jour les tableaux de bord, plannings, agendas et différents outils de suivi.
  • Transmettre les bons de commandes aux prestataires, bordereau de livraison et factures au comptable.
  • Assurer la gestion et le suivi des commandes de l’établissement destinés aux différents services de l’établissement.

Suivi des usagers

• Assurer le suivi administratif des admissions et des sorties.
• Préparer les dossiers d'accueil (contrat de séjour, livret d'accueil, convocations, notifications MDPH…).
• Assurer le suivi des présences et absences des jeunes accueillis.
• Coordonner les transports des usagers et adapter les plannings en fonction des besoins.

Gestion administrative RH

• Participer au suivi administratif des dossiers du personnel.
• Organiser les visites auprès de la médecine du travail.
• Assurer le suivi administratif des formations.
• Contribuer à la mise à jour du registre du personnel et au classement des dossiers RH dans le respect des procédures.

Travail en équipe

• Collaborer étroitement avec la direction, les chefs de service et le comptable.
• Participer à l'amélioration continue des pratiques administratives et institutionnelles.
• Garantir la confidentialité des informations traitées et le respect des procédures de l'établissement.

Le Profil :

Formation

• Bac professionnel Gestion-Administration, Secrétariat ou BTS Support à l'Action Managériale (SAM), Gestion de la PME ou équivalent.

Expérience

• Une expérience de 2 ans minimum sur un poste similaire est souhaitée.
• Une connaissance du secteur médico-social constitue un atout.

Compétences

• Excellente maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
• Aisance dans la rédaction de courriers, comptes rendus et documents administratifs.
• Bonne capacité d'organisation, de planification et de gestion des priorités.
• Connaissance des procédures administratives courantes et des outils de gestion documentaire.

Qualités personnelles

• Sens de l'accueil et excellent relationnel.
• Organisation, rigueur et autonomie.
• Réactivité et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.
• Esprit d'équipe et sens du service.
• Discrétion professionnelle et respect absolu de la confidentialité.
• Capacité d'adaptation auprès de publics en situation de vulnérabilité.

Poste en CDI temps plein.

Poste basé à Arnouville.

Rémunération base SMIC selon expérience (CCN 66).