Assistant volant ou assistante volante

Loire-Atlantique; Nantes; Sur place; EUR 21 000 - 26 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Chèques déjeuner

Participation employeur sur les abonn.

Participation sur complémentaire santé

Forfait mobilité durable

Comité des œuvres sociales

Résumé du poste

La délégation Loire-Atlantique à Nantes recrute pour assurer des remplacements et renforcements sur les postes administratifs de catégorie B et C au sein du service ressources.

Vous assurerez l'accueil, la gestion des dossiers, la comptabilité et les suivis administratifs, en lien avec les différents services de la délégation. Profil: rigueur, adaptabilité et sens du travail en collectif; maîtrise Word/Excel/Outlook et les logiciels métiers cités.

Qualifications

• Adaptation, rigueur et organisation requises.
• Connaissance institutionnelle du Département et des circuits.
• Maîtrise des outils informatiques et des logiciels métiers mentionnés.

Responsabilités

• Assurer l'accueil physique et téléphonique du public.
• Gérer l'agenda et le courrier.
• Rédiger et claser les documents du service.
• Commander et suivre les fournitures.
• Mettre à jour les tableaux de bord statistiques.
• Gérer les dossiers et les archivages.
• Engager et vérifier les pièces justificatives de paiement dans le logiciel comptable.

Connaissances

Accueil téléphonique

Gestion d'agenda

Rédaction de documents

Informatique Word Excel Outlook

Outils

Astre

Solis

GEDélib

Admimail

Grand angle

Description du poste

Cadre d'emploi : Adjoint·e administratif·ive

Contact RH : Caroline HUBERT - Cheffe de service ressources - Tél : [phone]Lina SUREL - Assistante de service et de recrutement – Tél : [phone]

Nom et coordonnées manager direct N°1 : Caroline HUBERT

Réf. : N-51961A

Durée : 4

Avantages sociaux : Chèques déjeuner ; Participation employeur sur l’abonnement transports en commun ; Participation employeur sur la complémentaire santé et sur la prévoyance ; Comité des œuvres sociales (tarifs préférentiels billetterie, vacances, culture…) ; Forfait mobilité durable

Présentation de la direction

La délégation Nantes intervient sur les 24 communes de la métropole nantaise. Elle est garante de la proximité et de la continuité de service public auprès des habitantes et habitants. Son territoire présente tous les défis d’une grande agglomération dynamique, riche de ses paysages aussi bien urbains, agricoles ou naturels.

La réactivité des réponses de la délégation auprès des usagers ou partenaires, l’ancrage de ses interventions dans la proximité et le soutien, le développement d’un climat de bien-être au travail pour les agents sont au cœur de l’action des équipes de la délégation qui agissent au service des habitantes et habitants.

Présentation du service

Le service ressources concrétise les fonctions supports au territoire issues du mouvement de déconcentration dans une logique de proximité, d’efficacité et d’innovation. Les missions s’organisent autour de trois pôles : logistique, comptable et gestion des ressources humaines. Il assure la gestion des moyens humains, financiers et logistiques pour le bon fonctionnement de la délégation, met en œuvre la politique resources du Département et garantit la qualité de l’accueil des usagers du territoire de la délégation.

Assure les missions de remplacement et de renfort sur les postes administratifs de catégorie B et C pour l'ensemble des services de la délégation.

Accueil :

• Assure la prise en charge de l'accueil physique et téléphonique du public (usager.ère, agent.e, partenaire, prestataire) pour les services de la délégation.
• Assure la gestion de l'agenda et du courrier (départ-arrivée).
• Met en forme les documents du service (rapport, courrier, note) et en assure leur classement.
• Commande et assure le suivi des fournitures pour le service.
• Actualise les tableaux de bord statistiques.

Gestion des dossiers :

• Gère les dossiers selon les procédures en place.
• Assure les relations internes et externes associées aux dossiers.
• Veille au classement et à l'archivage des dossiers.

Comptabilité :

• Gère et vérifie les engagements, prépare les mandatements.
• Vérifie les pièces justificatives de paiement.
• Engage et liquide dans le logiciel comptable Grand angle.
• Permet l'établissement et les mises à jour des tableaux de bord statistiques.

Profil et expérience

Qualités attendues :

• Adaptation, rigueur, organisation.
• Intégration de l'activité dans le cadre d'un collectif de travail.

Compétences attendues

Compétences :

• Connaissance institutionnelle du Département, des dispositifs et des circuits.
• Maitrise l'outil informatique (Word, Excel, Outlook) et les logiciels métiers (Astre, Solis, GEDélib, Admimail).