Assistant services aux membres F/H

Fédération Française du Sport Automobile; Paris; Sur place; EUR 26 000 - 34 000; Plein temps

Résumé du poste

Fédération Française du Sport Automobile cherche un/une Assistant/e services aux membres pour fluidifier l’activité du pôle vie associative et fiabiliser les processus. Vous assurez le soutien administratif, la préparation des dossiers, la gestion documentaire et la traçabilité des actions.

Vous participerez à l’organisation des réunions et événements, au suivi des subventions et à l’élaboration de rapports. Vous travaillerez en lien avec la directrice du pôle et les services concernés.

Responsabilités

• Soutenir le pôle dans les tâches administratives transverses, la préparation logistique et le suivi des projets du pôle
• Assurer le soutien administratif à la vie du pôle : préparation de dossiers, gestion documentaire, convocations, courriers, comptes rendus, classement, archivage, mise à jour des bases et suivi de la traçabilité des actions
• Soutenir la Directrice du pôle dans la gestion administrative de la vie des ligues et associations sportives en lien avec les services concernés, notamment sur la collecte de documents, le suivi de dossiers, la préparation de rapports et l’appui au traitement des subventions
• Apporter un appui opérationnel aux Chargé/es des Licences / Développement associatif et Formation sur les tâches de suivi, de reporting, de préparation administrative et de coordination simple
• Assurer le soutien opérationnel à la gestion des prestataires du pôle sur les aspects administratifs et logistiques : devis, commandes, suivi documentaire, relances et préparation de tableaux de suivi
• Participer à la création, à l’optimisation et à la formalisation des process administratifs du pôle et à la mise en place d’outils, notamment digitaux, facilitant l’accompagnement des associations, ligues et licenciés
• Assurer le soutien opérationnel à la collecte de données, aux enquêtes, aux rapports, aux tableaux de bord et aux bilans du pôle, en lien avec les référents métiers concernés
• Participer à l’organisation des réunions, commissions, groupes de travail, séminaires, formations et manifestations à destination des membres, et fournir le support logistique et administratif nécessaire à leur bon déroulement
• Contribuer à la préparation, à la diffusion et au suivi d’outils de communication à destination des membres de la FFSA, en lien avec la Directrice et les autres collaborateurs du pôle
• Contribuer à la mise en œuvre des projets transverses du pôle, notamment en matière de simplification, de qualité de service, de suivi d’activité et de transformation des pratiques administratives.

Description du poste

Fédération Française du Sport AutomobileAssociation loi 1901La FFSA est chargée de développer et promouvoir le sport automobile sur le territoire français. Elle organise les compétitions sportives à l'issue desquelles sont délivrés des titres régionaux, nationaux et internationaux conformément à la délégation reçue du ministère des Sports, de la Jeunesse et de la Vie associative, et à sa qualité d’Autorité Sportive Nationale membre de la Fédération Internationale de l’Automobile. Rattaché(e) à la Directrice du pôle vie associative, l’Assistant/e services aux membres appuie la direction du pôle dans la gestion administrative transverse, la structuration des outils de suivi, la préparation logistique et l’exécution des tâches support nécessaires au bon fonctionnement du service.Le poste a pour finalité de fluidifier l’activité du pôle, de fiabiliser les process et de soutenir les projets du service.

• Appuyer le pôle dans les tâches administratives transverses, la préparation logistique et le suivi des projets du pôle
• Assurer le soutien administratif à la vie du pôle : préparation de dossiers, gestion documentaire, convocations, courriers, comptes rendus, classements, archivage, mise à jour des bases et suivi de la traçabilité des actions
• Soutenir la Directrice du pôle dans la gestion administrative de la vie des ligues et associations sportives en lien avec les services concernés, notamment sur la collecte de documents, le suivi de dossiers, la préparation de rapports et l’appui au traitement des subventions
• Apporter un appui opérationnel aux Chargé/es des Licences / Développement associatif et Formation sur les tâches de suivi, de reporting, de préparation administrative et de coordination simple, sans porter le pilotage métier des dossiers
• Assurer le soutien opérationnel à la gestion des prestataires du pôle sur les aspects administratifs et logistiques : devis, commandes, suivi documentaire, relances et préparation de tableaux de suivi
• Participer à la création, à l’optimisation et à la formalisation des process administratifs du pôle et à la mise en place d’outils, notamment digitaux, facilitant l’accompagnement des associations, ligues et licenciés
• Assurer le soutien opérationnel à la collecte de données, aux enquêtes, aux rapports, aux tableaux de bord et aux bilans du pôle, en lien avec les référents métiers concernés
• Participer à l’organisation des réunions, commissions, groupes de travail, séminaires, formations et manifestations à destination des membres, et fournir le support logistique et administratif nécessaire à leur bon déroulement
• Contribuer à la préparation, à la diffusion et au suivi d’outils de communication à destination des membres de la FFSA, en lien avec la Directrice et les autres collaborateurs du pôle
• Contribuer à la mise en œuvre des projets transverses du pôle, notamment en matière de simplification, de qualité de service, de suivi d’activité et de transformation des pratiques administratives.