Assistant services à la population - COMMUNE DE SOULTZMATT-WINTZFELDEN (H/F)

Fonction Publique Territoriale; Soultzmatt; On-site; EUR 24,000 - 30,000; Full time

Job summary

La mairie de Soultzmatt recherche un agent chargé de l’accueil et de la population pour assurer l’accueil physique et téléphonique, la gestion de l’État civil et du cimetière, et le secrétariat.

Vous serez en lien avec la secrétaire générale et les élus, vous gérerez les demandes d’État civil, les dossiers de mariage et les recensements citoyens, et participerez aux cérémonies d’état civil, tout en assurant le suivi des formalités administratives courantes.

Qualifications

• Connaissance des procédures administratives publiques.
• Maîtrise des techniques rédactionnelles.
• Sens du service public et déontologie.

Responsibilities

• Accueillir, orienter et renseigner le public physiquement et téléphoniquement.
• Gérer les demandes d’État civil et les dossiers liés (mariage, PACS, parrainage).
• Gérer l’enregistrement de la population et l’adressage.
• Préparer les demandes de légalisation et les certificats.
• Réaliser des tâches de secrétariat et gérer les listes en lien avec la population.

Job description

Au sein de la collectivité et sous la responsabilité de la secrétaire générale et des élus, l'agent en charge de l'accueil et de la population assure l'accueil de la Mairie, la gestion de l'Etat Civil et du Cimetière.

• Accueillir, orienter et renseigner physiquement et téléphoniquement le public
• Assurer le suivi des panneaux d’affichage et des documents disponibles ou affichés à l’accueil de la mairie
• Assurer la gestion des demandes d’État civil
• Gérer et suivre les dossiers de mariage, de parrainage et de PACS
• Participer sur demande aux cérémonies d’état civil
• Répondre aux demandes de renseignements et de recherches généalogiques
• Gérer l’enregistrement de la population, le fichier domiciliaire et l’adressage
• Traiter les demandes d’attestation et de certificat en lien avec la population
• Traiter les demandes en lien avec l’accueil ou le départ d’habitants sur la commune
• Réaliser les recensements citoyens et militaires
• Préparer les demandes de légalisation de signatures et de certifications conformes
• Assurer le suivi des listes en lien avec la population
• Gérer les grands anniversaires
• Rédiger les documents et traiter les demandes liés à la gestion du cimetière
• Gérer les locations de salles communales et des parkings
• Gérer les formalités administratives courantes
• Réaliser des tâches de secrétariat.

Conditions particulières d'exercice

Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale: Adjoint administratif

Profil recherché

• SAVOIRS:
• connaître les instances et les processus de décision de la collectivité
• maîtriser les techniques rédactionnelles
• connaître et respecter les procédures administratives
• connaître et respecter les principes de fonctionnement des administrations et des établissements publics
• maîtriser les techniques de secrétariat.
• SAVOIR FAIRE:
• adapter et organiser les services d'accueil dans un objectif de proximité ;
• optimiser la gestion des flux et les temps d'attente ;
• appréhender le caractère d'urgence des informations à transmettre ;
• réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers ;
• rechercher des informations, notamment réglementaires ;
• vérifier la validité des informations traitées.
• SAVOIR ETRE:
• avoir le goût pour le contact et l'accueil du public ;
• être capable de gérer des dossiers très variés ;
• avoir le sens de l'organisation et du service public (déontologie et discrétion) ;
• disposer de qualités relationnelles (Relations directes et permanentes avec la population et les organismes publics) .

Présentation de Fonction Publique Territoriale

Communes