ASSISTANT SECRETARIAT F / H à la Direction Générale

CRAM ILE-de-France; Paris; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une institution de sécurité sociale à Paris recherche un(e) assistant(e) de Secrétariat pour organiser des événements et assurer les tâches de secrétariat. Les candidats doivent maîtriser les outils bureautiques, être autonomes et capables de gérer les priorités. Une première expérience en secrétariat est requise. Cette offre inclut divers avantages tels que des primes et la possibilité de télétravail.

Prestations

Rémunération sur 14 mois

Tickets restaurant

Prime de crèche

Participation aux frais de transport

Télétravail

Comité social et économique attractif

Qualifications

• Première expérience réussie en secrétariat ou assistanat de direction.

Responsabilités

• Suivre le parcours de validation des fiches événements.
• Organiser les événements avec les Sous-Directions.
• Gérer les demandes de devis et livraisons.
• Assurer les tâches de secrétariat courantes.
• Participer aux réunions de Direction.

Connaissances

Maîtrise des outils bureautiques

Autonomie

Capacité à travailler sous pression

Confidentialité

Disponibilité

Formation

BAC

Outils

Word

Excel

Powerpoint

Description du poste

Description du poste

Rejoignez la Direction Générale de la CRAMIF en tant qu'assistant(e) de Secrétariat.

Dans le cadre des évènements / manifestations au sein de la CRAMIF vous serez amené(e) à :

• Suivre le parcours de validation et de signature des fiches évènements
• Organiser les évènements avec les Sous-Directions
• Gérer les demandes de devis et les livraisons avec le traiteur
• S'assurer de la remise en état des salles de réunion
• Gérer les spécificités techniques de la salle des conférences et de la salle de restauration (en lien avec le service aménagement / implantation et la sécurité)
• Suivre les factures (CHORUS PRO) et les demandes d'achat
• Gérer l'outil de réservation des salles et de facturation (OSIRIS)
• Organiser la cérémonie des lauréats en lien avec la DRH et le Département communication
• Suivre le plan d'achat et les budgets associés
• Réaliser des cafés d'accueil pour certaines Commissions (réalisation de café, de thé....)
• Suivre le stock d'eau, de café et passer les commandes d'épicerie

Vous pourrez assister l'assistante de Direction notamment lors de l'absence de l'assistante de secrétariat dans les missions suivantes :

• Assurer les tâches de secrétariat courantes ( gestion du courrier, des mails, des parapheurs...)
• Traiter les lettres réseau avec échéance dans DRV
• Suivre le circuit de signature des conventions et enregistrer dans l'outil dédié
• Participer à certaines réunions de Direction en lien avec l'assistante de Direction
• Assurer le suivi des instances, des échéances et la conformité des réponses à la demande

Il pourra être demandé en fonction des manifestations au sein de la CRAMIF d'adapter ses horaires.

Profil recherché

Vos compétences

Vous maîtrisez les outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint) ; la connaissance des outils de secrétariat déployés à la CRAMIF serait un plus.

Vous savez travailler de manière autonome, êtes force proposition et prenez des initiatives,

Vous savez travailler dans l'urgence et prioriser les tâches pour le bon respect des échéances,

Vous êtes habituée à discerner les informations confidentielles et respecter le secret professionnel,

Vous faites preuve de disponibilité et d'adaptabilité.

Votre formation

BAC

Vous bénéficiez d'une première expérience réussie en secrétariat et / ou assistanat de direction.

Informations complémentaires

Rejoindre la Cramif c'est partager les valeurs de la sécurité sociale et bénéficier de certains avantages :

• Rémunération sur 14 mois à laquelle s'ajoute une prime annuelle d'intéressement
• Tickets ou carte restaurant d'un montant de 11,52 € / jour travaillé dont 60% pris en charge par l'employeur
• Prime de crèche
• Participation aux frais de transport à hauteur de 75% ou forfait mobilité durable si vous vous rendez au travail à vélo par exemple
• Télétravail jusqu'à 3 jours par semaine selon l'autonomie dans le poste et en application du protocole d'accord local
• Comité social et économique attractif (voyage, loisir, animation etc.).

En tant qu'employeur inclusif et responsable, la Cramif soutient l'égalité Femmes / Hommes, promeut l'insertion professionnelles des jeunes, favorise l'accès et le maintien dans l'emploi des personnes en situation de handicap et ouvre l'ensemble de ses postes au temps partiel pour concilier vie personnelle et vie professionnelle.

Les salariés de la Cramif sont soumis au principe de laïcité dans l'exercice de leurs missions. Ils doivent donc s'abstenir de porter tout signe ou vêtements ostentatoire manifestant leurs convictions notamment religieuses ou politiques.

Ils doivent se conformer aux exigences de la Politique de Sécurité du Système d'Information de l'organisme.