Assistant •e orientation et insertion professionnelle

Université Paris Descartes; Paris; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une université réputée en France recherche un(e) stagiaire pour assister dans la gestion des stages et le suivi des apprenants. Le/la candidat(e) devra assurer la conformité des procédures, aider les apprenants dans leur parcours et participer à la promotion de l'alternance. Des compétences en communication, ainsi qu'une maîtrise des outils bureautiques sont essentielles.

Qualifications

• Bonne maîtrise des outils bureautiques.
• Connaissances des techniques de classement et d'archivage.
• Expérience ou connaissance dans l'élaboration de documents requis.

Responsabilités

• Mettre en place le circuit de convention de stage.
• Assurer le suivi des apprenants pour leurs évaluations.
• Informer sur les possibilités de mobilités.

Connaissances

Maîtriser les outils bureautiques

Techniques d'élaboration de documents

Outils de recrutement

Développer son réseau

Pédagogie avec les élèves

Techniques de communication orale et écrite

Capacité à s’exprimer en public

Expressions en anglais

Description du poste

L’EIDD est l’école d’ingénieurs interne de l’Université Paris Cité. Elle forme des professionnel.le.s dans des domaines à fort potentiel d’innovation, tels que les systèmes embarqués, l’optronique, les nanomatériaux, la bio-informatique et les dispositifs médicaux. Implantée au cœur du 13ème arrondissement de Paris, sur le campus des Grands Moulins, l’EIDD bénéficie d’un environnement dynamique et central, à proximité immédiate de la bibliothèque François Mitterrand et en bord de Seine. L’école rassemble aujourd’hui une communauté d’environ 270 élèves ingénieur.e.s encadré.e.s par 115 enseignant.e.s, enseignant.e.s chercheur.e.s, intervenant.e.s extérieur.e.s et personnels administratifs et techniques. L’organisation interne de l’EIDD s’articule autour de trois cellules fonctionnelles : - COACH : Cellule Organisation, Administration et Changement - CAP : Cellule d’Appui à la Pédagogie - CADRE : Cellule Accompagnement et Développement des Relations Extérieures..

Mission Stage

• Mettre en place le circuit de convention de stage et la gestion de validation avec les enseignant∙es-référent∙e∙s.
• Actualiser et diffuser la liste des enseignant∙e∙s-référent∙e∙s.
• Garantir l’application de la réglementation sur les stages dans l’enseignement supérieure, plus particulière pour les cursus d’ingénieurs.
• Gérer, en relation avec les gestionnaires de scolarité, les diffusions de procédure de stage.
• Mise en place de la gestion et du suivi des conventions sur l'application ESUP-Stage.
• Participer à l’organisation de sessions d’information à destination des étudiant∙e∙s.
• Réaliser en lien avec la responsable de CADRE, les réponses aux enquêtes sur les stages.
• Participer au réseau des référents stages de l’université.

Mission Alternance

• Assurer le suivi des apprenant∙e∙s (présences, évaluations) via le livret d’apprentissage et identifier des anomalies.
• Concevoir avec les responsables de spécialités, et suivre le planning des formations.
• Assurer l’accueil physique et téléphonique des publics de formation continue et publics alternants.
• Collecter et centraliser les pièces nécessaires au paramétrage des applications de suivi des alternants, en lien avec le CFA LEEM.
• Assurer le suivi de la contractualisation en lien avec le CFA LEEM.
• Elaborer des documents de suivi : tenir à jour des tableaux de bord, états de synthèse, rapports…

Mission Mobilité

• Informer les apprenant∙e∙s sur les possibilités de mobilités d’études et de stage.
• Accompagner les apprenant∙e∙s sur les démarches administratives (candidatures, demandes de financement, …).
• Travailler en relation le / la responsable de relations internationales de l’école pour coordonner les actions concernant la mobilité.

Missions Transverse

• Accompagner la responsable de CADRE sur des missions de collecte de taxe auprès des organismes, des entreprises accueillant des apprenants de l’école.
• En lien avec la responsable de CADRE, participer à la Revue Processus Qualité autour de l’insertion professionnelle (3 rendez-vous par an).
• Assurer la promotion de l'offre de formation en alternance en participant aux évènements de type salons, journées portes ouvertes, forums, ….
• Préparer et mettre à jour le tableau de suivi par cohorte des mobilités et des stages à présenter au jury de diplôme.

Compétences requises

• Maîtriser les outils bureautiques (tableur, traitement de texte, Messagerie et internet).
• Connaître les techniques d'élaboration de documents, les règles de classement et d'archivage.
• Connaître les outils de recrutement (conseils pour la rédaction de CV).
• Développer et entretenir son réseau.
• Faire preuve de pédagogie avec les élèves.
• Maîtriser les techniques de communication orale et écrite.
• Capacité à s’exprimer en public (élèves, enseignants et entreprises).
• Capacité à s’exprimer en anglais appréciée.