Assistant mission vulnérabilité F/H(Nouvelle fenêtre)

Département du Val d'Oise; Cergy; Hybride; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Une collectivité territoriale recherche une Assistante pour un CDD de 6 mois à Cergy. Vous serez responsable de l'accueil téléphonique, de la gestion de l'agenda, et du suivi des dossiers liés à la vulnérabilité. Le poste nécessite une bonne maîtrise des outils bureautiques, un sens aigu de l'organisation, ainsi qu'une rigueur professionnelle.

Prestations

Télétravail possible

Qualifications

• Être capable d'analyse et de réflexion.
• Prendre des notes, formuler et rédiger.
• Respect des obligations de discrétion et de confidentialité.

Responsabilités

• Accueillir et filtrer les appels téléphoniques.
• Organiser l’agenda de la responsable.
• Réaliser divers travaux bureautiques.
• Suivre les dossiers Vulnérabilité.

Connaissances

Maîtriser des outils bureautiques

Sens de l'organisation

Dynamisme et prise d'initiative

Capacité à gérer les urgences

Discrétion et sens de la confidentialité

Bon relationnel

Formation

Niveau IV - Bac ou BTS professionnel secrétariat

Outils

Logiciel Elise

Logiciels SOLIS / MULTIGEST

Description du poste

Contexte: CDD 6 MOIS. L’Assistante assiste la responsable de la mission vulnérabilité dans la mise en œuvre et la cohérence des activités définies dans le cadre de la politique sociale autour des dispositifs MASP, AESF et traitement des situations de vulnérabilité.

Mission

Accueil Physique Téléphonique

• Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques et transmettre les messages
• Recevoir et diffuser les courriers/mails et les informations
• Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers les cadres du territoire

Organisation, Planification

• Organiser l’agenda de la responsable de la mission vulnérabilité et prendre les rendez-vous en fonction des priorités
• Rappeler les informations importantes, transmettre les messages
• Organiser et suivre les réunions liées à cette activité, rédiger les comptes rendus
• Gérer les mails et documents de la responsable de la mission vulnérabilité selon le besoin

Secrétariat

• Réaliser et mettre en forme des travaux bureautiques (courriers, notes, rapports, PowerPoint…)
• Prendre des notes, rédiger des comptes rendus, mettre en forme, corriger divers documents
• Recueillir des informations pour la préparation de dossier
• Assurer le traitement du courrier et des parapheurs (arrivée/départ) en version papier et dématérialisé (Elise)
• Renseigner les tableaux de suivi
• Suivre les décisions et échéances de l’activité
• Elaborer des bilans statistiques
• Participer à l’élaboration de projets
• Participer à l’organisation et aux principales réunions liées à l’activité

Suivi des activités MASP, AESF et Vulnérabilité

• MASP :

• Traitement des demandes, renouvellements et des fins de contrats MASP
• Préparation et suivi de la gestion de tout ou partie des prestations sociales pour le compte des bénéficiaires MASP avec gestion, en lien avec le contrat défini dans la MASP
• Participation à l’évolution des règles comptables

• AESF :

• Traitement des demandes, renouvellements et des fins de mesures AESF
• Suivi de la mise en œuvre des mesures en lien avec les services de l’ASE et des services territorialisés
• Suivi des échéances et de l’activité

• Vulnérabilité : travail en binôme avec la secrétaire administrative SSD

• Vérification des requêtes/signalements émanant des services Territorialisés et services extérieurs
• Suivi des dossiers Vulnérabilité auprès de tous les interlocuteurs concernés
• Réalisation de comptes-rendus des groupes de travail internes, transversaux et partenariaux
• Contribuer à la continuité du service public

Ponctuellement

• Assurer la continuité du secrétariat SSD en cas d’absence

Profil

Technique

• Maitriser des outils bureautiques
• Prendre des notes, formuler et rédiger
• Avoir le sens de l'organisation, de la méthode et rigueur professionnelle
• Être capable d'analyse et de réflexion
• Recevoir, filtrer, orienter, prendre des messages

Relationnel

• Sens de l’organisation
• Dynamisme et prise d’initiative
• Capacité à gérer les urgences
• Discrétion et sens de la confidentialité
• Bon relationnel

Connaissances

• L’organisation de la collectivité
• Les domaines de compétences des services de la Direction et leur fonctionnement au quotidien
• Logiciel Elise (gestion des notes et des courriers)
• Logiciels SOLIS / MULTIGEST

Spécificités

• Travail en bureau
• Horaires réguliers avec amplitude variable selon les besoins
• Accompagnement physique pour diverses réunions, groupes de travail
• Grande disponibilité
• Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
• Télétravail possible

Niveau IV - Bac ou BTS professionnel secrétariat

CDD DE 6 MOIS