ASSISTANT MEDICO ADMINISTRATIF - SECOP - PUMA - H/F

Centre Hospitalier Charles Perrens; Bordeaux; On-site; EUR 21,000 - 32,000; Full time

Job summary

Centre Hospitalier Charles Perrens recherche un/une assistant/e médico-administratif/ve titulaire ou en CDI à temps plein pour l’unité SECOP relevant du Pôle PUMA, situé à Bordeaux. Le poste implique l’interface avec médecins, équipe soignante et directions, et nécessite rigueur, confidentialité et sens de l’accueil.

Vous assurez le secrétariat médical, la gestion des rendez-vous, le suivi des documents et la coordination entre les services.

Qualifications

• Diplôme et/ou qualification en secrétariat médico-social.
• Connaissances des actes et de l’environnement hospitalier.
• Sens de l’organisation et respect de la déontologie.

Responsibilities

• Gérer le planning médical et la prise de rendez-vous.
• Accueil des patients et gestion des appels téléphoniques.
• Gestion et classement des dossiers médicaux et courriers.
• Saisie informatique des actes médicaux et appels multicanaux.

Skills

Organisation

Coordination

Anticipation

Communication

Education

Bac Sciences Médico-Sociales

Diplôme de Secrétariat Médico-Social

Tools

Open Office

Intranet/Internet

Speedcall

Job description

Situé à Bordeaux, le Centre Hospitalier Charles Perrens est un hôpital de recours et de référence à l’échelle de la Nouvelle Aquitaine dans le domaine de la psychiatrie et de la santé mentale. Il assume une triple mission de soins, d’enseignement et de recherche, en collaboration avec l’Université de Bordeaux et le CHU de Bordeaux avec lesquels il forme l’un des plus importants pôles hospitalo-universitaires de France. Sa zone d’attraction s’étend sur la ville de Bordeaux, les communes de Bordeaux Métropole situées sur la rive gauche de la Garonne, et l'Ouest du département, de Lesparre à Arcachon. Il rayonne par ailleurs sur toute la région Nouvelle Aquitaine pour certaines activités dont il est le référent. L'établissement est un acteur économique majeur de la métropole et de la région : 2 400 agents, un budget de 150 millions d'euros, une file active de près de 28 000 patients en croissance constante, et une capacité de 434 lits sur le secteur sanitaire, de 102 lits sur le secteur médico-social (EHPAD et MAS), 272 places d’hôpital de jour et 46 places d’HAD.

Le Poste

Le CH Charles perrens recherche dès que possible un/e assistant/e médico-administratif/ve titulaire ou en CDI à temps plein pour son unité SECOP relevant du Pôle PUMA

Mission Générale Du Poste

L'assistante médico-administrative occupe une fonction essentielle dans un service médical. Elle en assure l'interface. Elle est l'interlocutrice privilégiée du médecin responsable de l'unité, de l'équipe soignante, des pa tients et des directions fonctionnelles de l'hôpital. Elle tient un poste à responsabilités administratives (prises de rendez-vous des consultations du mé decin responsable du pôle, accueil des patients prise en charge des appels téléphoniques...) Elle assure et organise le secrétariat médical de l'unité de soins dans le respect des règles institution nelles. Ceci pourra être complété par les responsables hiérarchiques et fonctionnels du Pôle en fonction des spécificités du service.

Activités Principales

• Gestion du planning médical,
• Prise de rendez-vous (accueil physique et téléphonique)
• Gestion des appels téléphoniques entrants, avec orientation vers :
• les services de soins ou administratifs concernés,
• les plateformes téléphoniques (Question Psy, 3114..)
• l’équipe médico-soignante du SECOP seulement si le patient est pris en charge au SECOP.
• Gestion des demandes de transports des patients (logiciel Speedcall, transfert inter-établissements, retour à domicile) en appui de l’équipe IDE.
• Gestion de tableaux de bord en lien avec leur activité.
• Apporter un appui au cadre de permanence.
• Gestion et traitement (suivi) des courriers, dossiers et documents médicaux (dont les certificats pour SPDRE, SPDT, ISOLEMENT, CONTENTIONS),

Gestion des mesures isolement-contention

• Contrôler et faire parvenir au JLD les documents utiles dans le cadre des prolongations exceptionnelles de mesures isolement-contention, en lien avec le cadre de permanence. Transmettre aux unités, avec copie service usagers, les ordonnances reçues. Suivi de la sectorisation
• Contrôler et définir la sectorisation des patients en lien avec le cadre de permanence.
• Saisie et mise en forme de documents, rapports, courriers, comptes-rendus médicaux, publications médicales,
• Organisation et participation aux réunions, rédaction des comptes-rendus,
• Constitution de dossiers administratifs et médicaux des patients,
• Gestion et classement des dossiers médicaux (contenu, codage, scan, archivage…),
• Saisie informatique des actes médicaux,
• Saisie des tableaux de vacations, astreintes, gardes,
• Renseigner le patient sur les différentes démarches administratives,
• Gestion des fournitures de service et matériel de bureau.

Pour accompagner la prise de fonction et régulièrement dans l’année, et dans le cadre d’un lien fonctionnel, l’agent sera formé par le service usagers et participera à des réunions de travail et de partage de pratiques.

Profil Recherché

Diplôme et/ou qualification

• Bac Sciences Médico-Sociales
• Diplôme de Secrétariat Médico-Social

Connaissances

• Principaux logiciels (Open Office…)
• Bureautique, Intranet/Internet
• Connaissances détaillées du vocabulaire médical.
• Connaissances juridiques : différents modes d'hospitalisation en Psychiatrie (HL, SPDRE, SPDT), droits des patients.

Savoir Être (savoir-faire Relationnel - Attitudes)

• Être intègre et respectueux de la déontologie
• Respecter la confidentialité et le secret professionnel.
• Être rigoureux et responsable.
• Être ponctuel.
• Avoir le sens de l’accueil et capacités de communication (empathie, partage et diffusion de l’informa tion).
• Savoir travailler en équipe pluridisciplinaire (médicaux, paramédicaux).
• Savoir coopérer avec l'ensemble des acteurs du pôle et de l’institution.
• Être autonome et avoir le sens de l’initiative.
• S’inscrire dans une démarche de réflexion et de formation.
• Savoir d’adapter dans un processus d’évolution de projets de pôle.
• Savoir s’adapter aux situations.

Savoir Faire (savoir-faire Opérationnel – Aptitudes)

• Avoir des capacités d'organisation, de coordination, et d'anticipation.
• Constituer le dossier administratif et médical des patients,
• Gérer le courrier
• Gérer le planning des médecins.
• Savoir prendre des notes et faire des comptes rendus.
• Faire preuve d'esprit d'initiative et de disponibilité.
• Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail.
• Hiérarchiser les activités du secrétariat.
• S'inscrire dans les démarches institutionnelles (ex : Démarche qualité)
• Coopérer avec l’ensemble de l’équipe.
• Communiquer les informations.

Spécificités Du Poste

• Poste à temps plein en 7h45, du lundi au dimanche et jours fériés.
• Existence de 6 postes d’AMA afin d’assurer le secrétariat du SECOP et de la POST URGENCE.
• Amplitude de travail : 7h45
• Horaires d’ouverture du secrétariat : 8h – 20h Les jours ouvrés : 8H – 15h45, 9h – 16h45 ou 12h15 - 20h Les WE et Fériés : 12h15 – 20h
• L’organisation des postes se fait par roulement des agents :
• 1. Gestion des Hospitalisations.
• 2. Gestion des Données, Scan, Planning, Téléphone, etc...
• 3. Accueil Administratif, ouverture du dossier patient HM.

Contacts

Mme le Dr Chantal BERGEY : [e-mail]
Mme MENSAN Joëlle - AMA : [e-mail]