Assistant-instructeur au bureau d'ordre (H/F)

Préfecture de Paris / Préfecture de Région Ile-de-France; Paris; Hybrid; EUR 27,000 - 38,000; Full time

Benefits offered by this job

Télétravail partiel possible

Job summary

Préfecture de Paris / Préfecture de Région Ile-de-France recherche un agent administratif pour soutenir la section des affaires signalées.

Vous enregistrerez et répartirez les courriers, associerez les personnes concernées aux références des progiciels métier et préparerez les réponses lorsque nécessaire. Le poste implique autonomie et rigueur dans un cadre administratif complexe et centralisé.

Qualifications

• Connaître l'environnement professionnel et les enjeux administratifs.
• Aptitude à instruire et répondre aux courriers réservés.
• Maîtriser les outils métiers et la bureautique.
• Capacité à travailler en équipe et à synthétiser l'information.

Responsibilities

• Enregistrer et répartir les courriers reçus par la section.
• Associer bénéficiaires et intervenants aux références des progiciels métier.
• Répartir les courriers entre les instructeurs et suivre l'activité.
• Instruire les courriers et préparer les réponses.
• Gérer les congés, le stock et les fournitures de bureau.

Skills

Rigueur

Esprit de synthèse

Travail en équipe

Discrétion

Aptitude administrative

Tools

ARIANE

AIDA

SNE

COMDALO

SYPLO

Job description

Groupe RIFSEEP: 1

Vos activités principales:

Sous l’autorité conjointe de la cheffe de section et de la cheffe de bureau, vous contribuez au bon déroulement des activités de la section des « affaires signalées » en assurant des fonctions d’assistance administrative et technique pouvant aller jusqu’à l’instruction des courriers réservés.

Dans ce cadre, vous enregistrez et répartissez les courriers reçus par la section consistant à:

• réceptionner et comptabiliser les courriers ;
• associer les bénéficiaires et intervenants aux références des progiciels métier ;
• répartir les courriers entre les instructeurs ;
• tenir à jour les tableaux de suivi d’activité ;
• instruire les courriers le cas échéant et préparer les réponses à y apporter.

Le bureau d'ordre assure des missions transversales:

• gestion des congés et absence pour tous les agents de la section ;
• suivi de stock et réapprovisionnement en fourniture de bureau ;
• suivi des pannes informatiques ;
• frappe de certains documents à la demande de l’encadrement ;
• réservation de salles pour les réunions organisées.

Votre environnement professionnel:

Le Service de la prévention et des urgences sociales (SPUS) comprend trois bureaux.

Le bureau des urgences sociales (BUS) assure le pilotage régional du plan d’accueil des migrants en Ile-de-France, la déclinaison opérationnelle du plan régional d’insertion des réfugiés pour le département de Paris et la coordination régionale du plan de renforcement des places d'hébergement au titre de la période hivernale.

Le pôle MILDECA assure le déploiement de la politique de lutte contre les drogues et les conduites addictives,

Le bureau des affaires réservées (BAR) est composé de la section des affaires signalées, de la section de la planification des risques et de la section laïcité et prévention de la radicalisation. A ce titre, il assure les relations de l'Etat local avec les cultes, veille à la promotion de la laïcité dans le département et participe aux actions de prévention de la radicalisation à Paris. Il assure le suivi et l'organisation de la commission de désignation des logements sociaux sur le contingent préfectoral et se charge du traitement des interventions reçues par le préfet de région d'Ile-de-France, préfet de Paris. Il assure la veille et la remontée des informations en matière de sécurité civile, anime et pilote le dispositif de gestion de crise.

Le SPUS est composé: 1 chef de service (EFR) ; 1 adjoint au chef de service (A+)

Le BAR comprend 16 agents, dont 11 agents à la section des affaires signalées

• Liaisons hiérarchiques

Chefferie de section

Chefferie de bureau

• Liaisons fonctionnelles:
• les services de la direction régionale et interdépartementale de l’hébergement et du logement d’ile de France
• les services de la Préfecture de police
• la mairie de Paris
• les bailleurs sociaux
• les collectifs et organismes de soutien agissant dans le domaine du logement

Conditions particulières d'exercice

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions:

Une grande discrétion et une autonomie est attendue.

Des applications métiers sont utilisées au quotidien (formations prévues à la prise de poste): ARIANE, AIDA, SNE, COMDALO, SYPLO.

Respect des délais fixés dans le cadre de la démarche Quali ATE

Qui contacter?

Marion BRIERE - Cheffe de Bureau: [e-mail]

Eric DECHARNE - Chef du service de la prévention et des urgences sociales: [e-mail]

Liste des pièces requises pour déposer une candidature:

Voir le formulaire unique de demande de mobilité/recrutement disponible à cette adresse:

https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2025-01/2025-01-formulaire_Mobilite_MI-2025.pdf

Profil recherché

Vos compétences principales mises en oeuvre

Connaissances techniques

Connaître l'environnement professionnel niveau pratique, requis

Avoir des compétences juridiques niveau initié, requis

Avoir des compétences en informatique - bureautique niveau pratique, requis

Savoir-faire

Savoir appliquer la réglementation niveau pratique, requis

Savoir travailler en équipe niveau maîtrise, requis

Avoir l'esprit de synthèse niveau maîtrise, requis

Savoir-être avoir le sens des relations humaines niveau maîtrise, requis savoir s'adapter niveau maîtrise, à aquérir savoir communiquer niveau maîtrise, à aquérir

Conditions de travail:

Cycle horaire et RTT: possibilité d’opter pour l’un des cycles horaires figurant sur le règlement intérieur, téléphone professionnel et PC Noémi. Toutes les missions revêtent un caractère télétravaillable, à l’exception de celles relevant du bureau d’ordre.

Vos perspectives: L’expérience acquise sur le poste permet d’intégrer un secrétariat plus exposé ou un poste d’instruction de dossiers. L’autonomie dont vous devez faire preuve dans le suivi de votre activité et la diversité des interlocuteurs vous permettent de bénéficier d’une solide expérience qui peut être valorisée dans le cadre de la préparation aux examens professionnels et concours.

Durée attendue sur le poste: 3 ans

Présentation de Préfecture de Paris / Préfecture de Région Ile-de-France

Préfecture de Paris / Préfecture de Région Ile-de-France