Assistant Gestionnaire Syndic de Copropriétés H/F

Agence de l Olivier; Arles; Sur place; EUR 26 000 - 31 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Mutuelle

Tickets restaurant

Plan épargne entreprise

Plan retraite entreprise

Téléphone de fonction

Remboursement des frais de déplacement

Résumé du poste

L'Agence de l Olivier, agence immobilière familiale basée à Arles, recherche un assistant(e) pour son service syndic de copropriété.

Vous serez en charge du suivi des chantiers et des sinistres, de la coordination avec les copropriétaires, les prestataires et les assureurs, et du reporting administratif.

Diplômé(e) Bac+2/3 en gestion immobilière/droit/BTP, vous avez au moins 3 ans d'expérience, maîtrisez Excel et Word, et connaissez les procédures d'assurance.

Qualifications

• Expérience minimale de 3 ans dans la gestion de copropriétés ou dans le secteur du bâtiment avec base juridique.
• Maîtrise des procédures d'assurance, des normes de construction et de la réglementation des copropriétés.
• Connaissance des outils bureautiques et des logiciels en ligne.

Responsabilités

• Gestion des travaux: pilotage des chantiers et suivi des travaux (entretien, rénovation, mise aux normes).
• Appels d'offres: rédaction des cahiers des charges et analyse des devis.
• Coordination entre copropriétaires, prestataires, architectes et bureaux d'études.
• Suivi administratif et financier: vérification des factures, gestion des budgets et reporting.

Connaissances

Organisation

Relation client

Résistance au stress

Autonomie

Gestion de copropriétés

Formation

Bac+2/3 en gestion immobilière, droit ou bâtiment

Outils

Excel

Word

Logiciels en ligne

Description du poste

Notre agence immobilière familiale basée à Arles, recherche un(e) assistant(e) pour son service syndic de copropriété. Vous aurez en charge le suivi des chantiers, travaux et sinistre sur notre parc de copropriétés et de la coordination avec les copropriétaires, les prestataires et les assureurs. En coordination avec la gestionnaire principale, et la comptable dédiée.

Missions principales

• Gestion des travaux- Pilotage des chantiers : Suivi des travaux (entretien, rénovation, mise aux normes) dans les copropriétés.
• Appels d'offres : Rédaction des cahiers des charges, consultation des entreprises, analyse des devis.
• Coordination : Interface entre les copropriétaires, les prestataires, les architectes et les bureaux d'études.
• Suivi administratif et financier : Vérification des factures, gestion des budgets travaux, reporting aux conseils syndicaux.

Gestion des sinistres

• Déclaration et suivi : Rédaction des déclarations de sinistre (incendie, dégâts des eaux, etc.) auprès des assureurs.
• Négociation : Suivi des indemnisations et coordination avec les experts d'assurance.
• Communication : Information des copropriétaires et du gestionnaire principal sur l'avancement des dossiers.

Autres responsabilités

• Veille réglementaire : Respect des obligations légales (loi ALUR, DTG, etc.).
• Réunions : Participation aux assemblées générales et aux réunions de conseil syndical.
• Documentation : Mise à jour des dossiers techniques et des registres de copropriété.

Profil recherché

• Compétences techniques
  • Expérience : Minimum 3 ans dans la gestion de copropriétés ou dans le secteur du bâtiment avec une base juridique.
  • Connaissances : Maîtrise des procédures d'assurance, des normes de construction et de la réglementation des copropriétés.
  • Outils : Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word), aisance sur les logiciels en ligne.
• Qualités personnelles
  • Organisation : Capacité à gérer plusieurs dossiers en parallèle avec rigueur.
  • Relation client : Aisance relationnelle pour conseiller et rassurer les copropriétaires.
  • Résistance au stress : Réactivité face aux urgences (sinistres, litiges).
  • Autonomie : Prise d'initiative et sens des responsabilités.
• Formation
  • Diplôme : Bac +2/3 en gestion immobilière, droit, bâtiment ou équivalent (ex : BTS Professions Immobilières, Licence Pro Métiers de l'Immobilier ou du BTP).

Conditions de travail

• Lieu : Bureau à Arles (déplacements ponctuels sur les copropriétés gérées).
• Rémunération : Selon profil et expérience : 28600€ brut annuel.
• Avantages : Mutuelle, tickets restaurant, plan épargne entreprise et plan retraite entreprise, téléphone de fonction, remboursement des frais de déplacements.

Experience: 3 An(s)Compétences: Droit immobilier,Actualiser l'affichage, les informations mises à la disposition d'un public,Gérer des réclamations et litigesPermis: B - Véhicule léger souhaitéQualification: TechnicienSecteur d'activité: Agences immobilièresListe des qualités professionnelles:Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.