Assistant et gestionnaire administratif

Sarthe; Le Mans; Sur place; EUR 25 000 - 30 000; Plein temps

Résumé du poste

Une collectivité locale recrute un(e) assistant(e) et gestionnaire administratif pour soutenir les activités d'une direction générale. Les missions incluent l'assistance administrative, la gestion des données, et le suivi budgétaire. Le candidat idéal doit connaître l'action sociale, posséder des compétences en bureautique, et avoir un bon sens de l'organisation. Le poste requiert un baccalauréat et une expérience significative.

Qualifications

• Expérience de 1 à 3 ans après un baccalauréat.
• Expérience supérieure à 5 ans après un CAP ou BEP.

Responsabilités

• Assurer le suivi et la gestion des dossiers administratifs.
• Réaliser des statistiques et des tableaux de bord.
• Organiser des réunions et rédiger des comptes-rendus.

Connaissances

Communication

Gestion du temps

Compétences informatiques

Sens de l'organisation

Formation

Baccalauréat

CAP/BEP

Outils

Microsoft Office

Logiciel de gestion financière

Description du poste

Relations fonctionnelles

En interne : les services et directions de la DGA S et autres directions de la collectivité, En externe : Les partenaires institutionnels, associatifs du secteur social et médico-social.

Missions

Le Département de la Sarthe œuvre pour des domaines variés au plus près des territoires tels que la solidarité à tous les âges de la vie (enfance, personnes bénéficiaires du RSA, personnes âgées, personnes handicapés, personnes en besoin de logement), le développement des territoires (l’agriculture, le développement durable et la transition énergétique), le développement du numérique, les infrastructures routières, les mobilités et les réseaux électriques, l’éducation, la jeunesse, la citoyenneté et l’enseignement supérieur ou encore la culture, le sport, le tourisme et le patrimoine.

2 agents travaillent pour le Conseil départemental. Le budget s’élève à ,5M€ dont plus de M€ d’investissements pour et une priorité donnée à l’Enfance.

Direction générale adjointe de la Solidarité départementale

Agit principalement pour :

• l’aide aux familles,
• la prévention et la protection des publics en difficulté,
• l’accompagnement social et professionnel des publics en difficulté,
• l’aide à l’autonomie et à la dépendance des personnes âgées et personnes en situation de handicap,
• le pilotage et le suivi de la mise en œuvre des schémas départementaux,
• le pilotage et le suivi de la mise en œuvre du règlement départemental d’aide sociale.

Le Département recrute au sein de sa DGA de la Solidarité départementale et plus particulièrement auservice Pilotage et appui stratégiques :

UN / E ASSISTANT ET GESTIONNAIRE ADMINISTRATIF

Vos missions :

Assistance administrative :

• Intervient en appui administratif auprès de son N dans la gestion et le suivi des dossiers administratifs liés à l’activité du service, notamment sur les logiciels métiers et tableurs dédiés.
• Effectue des tâches de secrétariat : accueil téléphonique, coordination et gestion des agendas du service, gestion du courrier, organisation de réunions. Participe aux réunions et rédige des comptes-rendus. Mise en page des rapports et notes, des schémas et plans départementaux, notamment le Schéma Départemental Unique et le Règlement départemental d’aides sociales.
• Participe à la mise à jour du Règlement départemental d’aides sociales en appui auprès du chargé de mission veilles et études juridiques.

Assistance gestionnaire de la donnée :

• Assure en appui technique,auprès des chargés de mission, la mise à jour et la cohérence des bases de données des tableaux de bord et de l’Observatoire départemental des solidarités partagé. Effectue les saisies, les contrôles et accompagne les gestionnaires de données.
• Assure le suivi des statistiques, notamment INSEE, DREES, bilans de mandat et bilans cantonaux : suivi des demandes, extraction BO, traitement des données, mise en forme de tableaux.
• Recherche et centralise des données pour répondre aux demandes des services.
• Participe à l’observation en appui du chargé de mission.
• Produit des cartographies et des graphiques d’après les données.

Assistance budgétaire :

• Suivi des demandes de subventions, enregistrement des subventions dans les outils dédiés en appui de la mission coordination et pilotage du budget.
• Exécution comptable : saisie des engagements et mandatements.

Activités principales

Gestion du courrier (réception, enregistrement et distribution)

Organisation et planification de réunions

Production de données statistiques

Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique

Rédaction de comptes-rendus

Rédaction de documents administratifs

Suivi de la planification des réunions et de l’agenda de l'équipe

Suivi de tableaux de bord

Suivi et mise en forme de dossiers administratifs

Réception, traitement et diffusion d'informations

Saisie des engagements et des mandatements

Suivi du budget des associations

Diplômes et niveaux d'expérience requis

• Baccaulérat avec expérience de 1 à 3 ans
• CAP / BEP avec expérience supérieure à 5 ans

Caractéristiques particulières

• Travail en équipe
• Travail sur écran

Savoirs

Connaissance de l'ensemble des dispositifs de l'action sociale

Connaissance des différents outils et usages internet

Connaissance des différents services et des différentes missions du Département

Connaissance des institutions

Connaissance des principes et techniques de gestion comptable et budgétaire

Connaissance des règles de présentation des documents (typographie, mise en page)

Connaissance des règles internes de présentation de documents

Connaissance des réseaux de partenaires sociaux et associatifs

Connaissance en cartographie ou en Système d'Information Géographique

Connaissance des circuits de transmission des documents

Connaissance des règles de grammaire, syntaxe et orthographe

Savoir-faire

Alerter, référer et rendre compte à sa hiérarchie

Concevoir des outils de planification (tableaux de bord, etc)

Etablir un système de classement efficace

Gérer son temps de manière efficace

Mettre en forme des documents (comptes-rendus, contrats, courriers, notes de service, etc) selon les règles internes de présentation

Rechercher et actualiser une information nécessaire aux activités

Suivre une procédure

Utiliser le logiciel de gestion financière

Savoir traiter des données chiffrées

Utiliser les logiciels bureautiques (word, excel, powerpoint, outlook, Teams...)

Savoir-être

Faire preuve du sens de la communication et du contact

Avoir le sens du service public

Avoir le sens du travail en commun et l'esprit d'équipe

Faire preuve d'un esprit d'analyse et de synthèse

Faire preuve d'organisation

Faire preuve de rigueur et de méthode

Se montrer fiable et soigneux dans son travail