Assistant-e formation

INSA TOULOUSE; Toulouse; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une grande école d’ingénieurs située à Toulouse recherche un(e) candidat(e) pour un CDD de 12 mois, renouvelable. Le poste implique la gestion de l’alternance, la communication avec les entreprises, et le suivi administratif. Les compétences clés incluent une formation BAC+2 ou supérieure et des expériences en gestion administrative. Le candidat idéal doit faire preuve d'autonomie et de rigueur, tout en ayant des compétences relationnelles. Des congés annuels de 45 jours + RTT sont offerts.

Prestations

Congés annuels de 45 jours + RTT

Qualifications

• Expérience dans le domaine de la gestion administrative de l’alternance.
• Sens de la communication et qualités relationnelles.
• Aptitude à s’adapter à de nouvelles applications de gestion.

Responsabilités

• Assurer l’interface entre les acteurs internes et externes.
• Gérer l’agenda du Directeur de Service.
• Participer à l’organisation d’évènements du service.

Connaissances

Autonomie

Rigueur

Qualités relationnelles

Agilité avec les outils informatiques

Formation

BAC+2 ou supérieure

Outils

Pack Office

TEAMS

Description du poste

À propos de nous

L’ INSA Toulouse est une grande école d’ingénieurs publique, pluridisciplinaire et internationale, reconnue pour l’excellence de sa formation et de sa recherche. Sous tutelle du ministère de l’enseignement supérieur et de la recherche, c’est un Etablissement Public à Caractère Scientifique, Culturel et Professionnel, accrédité par la Commission des Titres d’Ingénieur.

L’INSA Toulouse compte aujourd’hui plus de 3200 étudiants dont plus de 500 ingénieurs aux valeurs humanistes diplômés par an.

Mission

La personne recrutée sera affectée au sein du Service formation continue.

Missions et activités du poste

Rattaché(e) au Directeur du service, vous participerez et contribuerez activement aux missions notamment de gestion de l’alternance qui nécessitent que vous assuriez un rôle d’interface entre les différents acteurs internes et externes.

Par ailleurs, vous prendrez en charge des missions de communication et de gestion du service.

Dans ce cadre, vos missions seront les suivantes :

ALTERNANCE : service aux étudiants et aux départements d’ingénierie

Assurer interfaçage emploi du temps des spécialités avec plateforme d’émargement numérique

Assurer la veille quotidienne de l’émargement dématérialisé des apprentis,

Editer un bilan de suivi après chaque regroupement

Organiser des points mensuels avec les équipes pédagogiques et gestionnaires de département, réaliser les comptes-rendus de réunions et assurer le suivi des actions à mener dans le cadre de l’amélioration continue de l’activité du service (certification Qualiopi)

ALTERNANCE : service aux entreprises

Assurer collecte et diffusion des stages et offres d’emploi

Collecter / Prospecter les offres de projets pour les partenaires INSA (projets tutorés en formation, SAE,..)

Assurer l’interface avec les entreprises et notre partenaire alternance MidiSup

Réaliser les enquêtes de satisfaction et d’insertion professionnelle des apprenants (outil Limesurvey)

ALTERNANCE : suivi / conformité administrative

Effectuer le suivi des encaissements des recettes en lien avec le service Comptabilité INSA

Assurer une veille juridique emploi / formation.

COMMUNICATION

Participer aux salons emploi / formation

Mettre à jour les supports de communication de formation du service

Mettre à jour le site du service https : / / forpro.insa-toulouse.fr /

Participer à l’organisation d’évènements du service sur le Campus (ex : forum ALTERN’INSA)

Créer des posts Linkedin pour la promotion de nos formations

Alimenter et mettre à jour la base de données prospects (CRM Eudonet)

GESTION DE SERVICE

Gérer l’agenda du Directeur de Service

Prendre en charge les ordres de missions de l’équipe Formation Continue (remboursement frais de déplacement, réservation d’hôtel, de vols…)

Créer les états de liquidation (dépenses fonctionnement) du service

Ces missions pourront être amenées à évoluer en fonction des besoins et de l’organisation du service.

Contrat

CDD de 12 mois, renouvelable, période d’essai de 2 mois.

Date de début du contrat : 05 / 01 / 2026

En fonction de la grille de rémunération fonction publique des techniciens de recherche et de formation, reprise d’ancienneté et expériences

Horaire hebdomadaire 37h30

Congés annuels 45 jours + RTT pour un temps plein.

Profil

Profilrecherché

De formation initiale niveau BAC+2 ou supérieure, vous bénéficiez d’une expérience dans le domaine de la gestion administrative de l’alternance au sein de l’enseignement supérieur et la recherche.

Reconnu(e) pour votre sens de la communication, vos qualités relationnelles et votre goût du travail en équipe.

Votre agilité avec les outils informatiques et votre aptitude à vous adapter à de nouvelles applications de gestion seront des atouts déterminants pour réussir dans vos fonctions.

Compétences et connaissances attendues

Connaissances

• Technologies de l’information et de la communication dont TEAMS
• Pack Office
• Organisation et fonctionnement d’un établissement de l’enseignement supérieur
• Environnement, textes législatifs et réglementaires du domaine de l’apprentissage,
• Dispositifs de formation continue
• Techniques de présentation écrite et orale
• Techniques de communication

Compétences opérationnelles

• Maîtrise des outils informatiques et aptitude à s’adapter à de nouvelles applications de gestion
• Mettre en œuvre et optimiser des procédures de gestion
• Savoir rendre compte
• Travailler en équipe
• Concevoir des tableaux de bord et de suivi
• Savoir rédiger des rapports ou des documents de synthèse
• Mettre en œuvre une démarche qualité

Compétences comportementales

• Autonomie, rigueur et fiabilité
• Sens de l’organisation et des priorités
• Qualités relationnelles (médiation)
• Capacité d’adaptation
• Réactivité, aptitude à gérer l’urgence