Assistant-e en gestion administrative H/F

CNRS; Paris; Sur place; EUR 26 000 - 34 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Congés RTT annuels 44 jours

Rémunération et avantages CNRS

Transport et mobilité durable 75% cost

Résumé du poste

CNRS Sciences humaines & sociales recrute un(e) assistant(e) administratif(ve) polyvalent(e) pour soutenir les DAS et les responsables de pôles. Vous assurerez l'assistanat, la gestion des archives et la diffusion d'informations en interne et en externe, avec une forte autonomie.

Vous organiserez des réunions, gérerez les dossiers RH et contribuerez à la logistique des manifestations du service, en lien avec les CEAS et les équipes de pôles.

Qualifications

• - Connaissance générale des techniques d'assistanat et de gestion administrative
• - Connaissance de l'organisation, du fonctionnement et de l'activité du CNRS
• - Savoir informer et rendre compte
• - Savoir rechercher l'information, la vérifier et la classer
• - Savoir planifier et prioriser son activité
• - Savoir travailler en équipe, en binôme, en trinôme
• - Bon relationnel avec un public varié
• - Maîtriser le pack Office (Word, Excel, Powerpoint, Outlook)
• - Faire preuve d'un esprit de synthèse

Responsabilités

• Assurer l'assistanat de direction auprès des DAS: instruction des procédures RH, rédaction de notes et courriers, suivi et archivage.
• Organiser les réunions: prise de rendez-vous, réservations de salle, accueil des invités.
• Gérer les missions: ordres de missions, réservations de voyages et hôtels, liquidation des frais.
• Diffuser les documents et informations en interne et externe, archiver les pièces administratives.
• Répondre aux demandes d'informations et orienter vers les interlocuteurs pertinents.

Connaissances

Gestion administrative

Organisation CNRS

Information et reporting

Recherche d'information

Planification et priorisation

Travail en équipe

Relationnel

Pack Office

Esprit de synthèse

Outils

Word

Excel

PowerPoint

Outlook

Description du poste

Réservé uniquement aux agents du service public (fonctionnaires et CDI)

Cette offre est ouverte aux personnes disposant d’un titre leur reconnaissant la qualité de travailleur handicapé ou travailleuse handicapée.

L'offre en un coup d'oeil

L'unité

Type de Contrat

Mobilité Interne (Fil de l'eau)

Temps de Travail

Lieu de Travail

Description du Poste

Les Missions

L'assistante / l'assistant réalise de manière polyvalente et autonome, des activités de gestion administrative de CNRS Sciences humaines & sciences humaines et sociales. Il/elle intervient auprès des directeurs adjoints scientifiques (DAS) et des responsables de pôles, dans l'ensemble de leurs missions, en lien avec les chargés d'études en administration scientifiques (CEAS).

L'Activité

1. 1- Assurer l\'assistanat de direction auprès des directeurs et directrices adjoint.es scientifiques (DAS) : - Instruire des procédures RH, rédiger des notes et courriers selon des modèles de courrier type en lien avec les DAS (changement d\'affectation, demande de prolongation, réintégration...), en assurer le suivi et l\'archivage.
2. Assister les DAS dans l\'organisation de réunions (prise de rendez-vous, réservations de salle, accueil des invités...)
3. Gérer ponctuellement les missions (établir des ordres de missions, réserver des voyages et des hôtels auprès du prestataire du CNRS, liquider les états de frais)
4. Assurer la diffusion de documents et d\'informations en interne et en externe, organiser des mailings Procéder à l\'archivage des pièces administratives
5. Répondre aux demandes d\'informations écrites et orales et orienter vers les bons interlocuteurs de l\'institut

1. 2- Activités transverses : - Assister les CEAS dans le traitement des campagnes RH et des campagnes de contractualisation des unités (saisie et vérification d\'informations dans les applications CNRS, sur excel...)
2. Assurer un soutien logistique et opérationnel pour l\'organisation de manifestations (conférences, réunions, séminaires, colloques) en lien avec les équipes des pôles de l\'institut
3. Mettre en place et actualiser des bases de contacts en lien avec les pôles de l\'institut
4. Participer au soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l\'activité du service

Votre Profil

Compétences

- Connaissance générale des techniques d\'assistanat et de gestion administrative
- Connaissance de l\'organisation, du fonctionnement et de l\'activité du CNRS
- Savoir informer et rendre compte
- Savoir rechercher l\'information, la vérifier et la classer
- Savoir planifier et prioriser son activité
- Savoir travailler en équipe, en binôme, en trinôme
- Avoir un bon relationnel avec un public varié (directeurs d\'unités, personnels chercheurs et enseignants-chercheurs, IT, délégations régionales, directions fonctionnelles, autres établissements de recherche et d\'enseignement supérieur, ...)
- Maîtriser le pack Office (Word, Excel, Powerpoint, Outlook)
- Faire preuve d\'un esprit de synthèse

Votre Environnement de Travail

CNRS Sciences humaines & sociales est l\'un des dix instituts du CNRS et a pour mission de contribuer à l\'élaboration de la politique scientifique du CNRS dans le domaine des sciences humaines et des sciences sociales, et de la mettre en œuvre, en lien avec de nombreux partenaires académiques et institutionnels. Il pilote environ 300 laboratoires et structures de recherche, dans lesquels travaillent 21000 personnes (permanents, contractuels, doctorants) dont 3800 agents CNRS.

L\'institut réunit une équipe d\'une cinquantaine de personnes constituée d\'une direction, d\'une équipe scientifique de 12 directeurs et directrices adjoints scientifiques, auxquels sont associés 10 délégué(es) scientifiques, et d\'une équipe de soutien à la recherche de 30 personnes, organisée en pôles d\'expertise.
La fonction s\'exerce au sein du pôle des CEAS et assistants, sous la responsabilité de la directrice adjointe administrative adjointe (D3A), en lien avec l\'ensemble des agents de l\'institut.

Le poste est situé au siège du CNRS desservi par le métro lignes 9, 10 et le RER C. Le siège du CNRS dispose pour son personnel d\'un parking à vélo, d\'un restaurant administratif et d\'un comité d\'action sociale.

Atouts du poste :
Cet emploi est proposé au sein d\'un service ayant mis en place un parcours d\'accueil de ses nouveaux entrants, afin de garantir une appropriation de poste aisée et permettant d\'être exercé avec une grande autonomie. La personne recrutée sera intégrée au sein d\'un collectif dynamique dont le fonctionnement repose sur un travail en mode collaboratif, encourageant la prise d\'initiatives.

Rémunération et avantages

Rémunération

Congés et RTT annuels

44 jours

Pratique et Indemnisation du TT

Pratique et indemnisation du TT

Prise en charge à 75% du coût et forfait mobilité durable jusqu’à 300€

Référence de l’offre

Secteur d’activité

Secteur d’activité Gestion et Pilotage

Emploi type

Groupe de Fonction

À propos du CNRS

Le CNRS est un acteur majeur de la recherche fondamentale à une échelle mondiale. Le CNRS est le seul organisme français actif dans tous les domaines scientifiques. Sa position unique de multi-spécialiste lui permet d’associer les différentes disciplines pour affronter les défis les plus importants du monde contemporain, en lien avec les acteurs du changement.

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