Assistant-e de service (H/F)

CENTRE INRIA DE SACLAY; Palaiseau; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Un centre de recherche en sciences recherche un(e) Assistant-e de service pour apporter un soutien administratif, organiser les déplacements et gérer les budgets. Le candidat idéal doit maîtriser les outils bureautiques et avoir un Bac ou un équivalent. Le poste est en CDD pour 24 mois avec des heures de travail de 38H30 par semaine. Ce rôle exige des compétences organisationnelles solides et un esprit d'équipe.

Prestations

Restauration

CSE

Qualifications

• Être à l'écoute et ouvert(e) aux autres.
• Faire preuve de créativité et être force de proposition.
• Travailler en équipe.

Responsabilités

• Apporter un support administratif aux responsables.
• Organiser les déplacements en France et à l'étranger.
• Suivre les dépenses et procéder aux achats.
• Assurer la gestion des dossiers liés à l'activité des services.

Connaissances

Maîtriser les outils de bureautique et informatiques

S'organiser en fonction des priorités

Planifier et suivre des dossiers

Prendre des notes et rédiger des comptes rendus

Mettre en œuvre les techniques de reporting

Respecter la confidentialité

Faire preuve d'autonomie

Être rigoureux(se)

Formation

Bac ou équivalent

Outils

Pack Office

Description du poste

Offre n° 200MFJV
Assistant-e de service (H/F)

Le poste est rattaché à la Direction du Centre. L’assistante de service exerce ses missions au sein du pôle des assistantes de service du centre Inria de Saclay sous l'autorité hiérarchique de l'assistante de direction. L’assistant(e) de service(s) apporte un support administratif aux responsables et aux membres des services. Il (elle) contribue à l'organisation de la vie des services et à la bonne application des règles budgétaires, financières, administratives et ressources humaines. Il (elle) facilite la communication avec l'ensemble des autres interlocuteurs de l'institut et les partenaires extérieurs.

Principales activités :

Secrétariat : Organiser les déplacements en France et à l'étranger (transport, hébergement, ordre de mission, suivi des remboursements).

Concevoir et assurer le suivi des tableaux de bord et des indicateurs. Analyser les données.

Mettre en application les procédures administratives et financières : assurer une veille, appliquer et transmettre les informations aux personnes concernées.

Organisation et gestion administrative au sein d'autres services de son périmètre : Organiser et participer à des réunions ou à des actions évènementielles internes et externes (planification, logistique, accueil des visiteurs, comptes rendus, suivi des actions).

Contribuer à l'élaboration du budget du ou des services, suivre les dépenses et procéder aux achats (respect des marchés, saisie des demandes d'achats et réception, approvisionnement en fournitures).

Assurer la préparation et le suivi des dossiers liés à l'activité des services, voire à des activités de support à la direction par délégation.

Assurer la « mémoire des services » (classement, archivage papier et numérique).

Compétences :

• Savoir-faire : Maîtriser les outils de bureautique et informatiques (Pack Office, internet, wiki, intranet, messagerie).
• S'organiser en fonction des priorités de sa hiérarchie / du service.
• Planifier simultanément, organiser et assurer le suivi des dossiers et projets.
• Prendre des notes et rédiger des comptes rendus.
• Mettre en œuvre les techniques de reporting, concevoir, suivre et exploiter des tableaux de bord.
• Mettre en œuvre les techniques budgétaires.
• Appliquer les procédures administratives.
• Constituer un fond documentaire et un réseau d'interlocuteurs.
• Savoir-être : Être disponible et à l'écoute, être ouvert(e) aux autres et aux changements (savoir s'adapter à différentes personnalités et à différents modes de fonctionnement).
• Être autonome (faire preuve d'initiative, avoir le sens des responsabilités), travailler en équipe, être rigoureux(se), respecter la confidentialité, faire preuve de créativité et être force de proposition.

Type de contrat : CDD – 24 Mois

Contrat travail

Durée du travail : 38H30/semaine

Travail en journée

Salaire

• Restauration
• CSE
• Définie selon la grille des agents contractuels ou grilles indiciaires pour les titulaires de la fonction publique

Déplacements : Jamais

Expérience

• Débutant accepté
• Bac ou équivalent

Compétences

• Classer des documents
• Mettre à jour un dossier, une base de données
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité
• Utiliser les outils numériques

Savoir-être professionnels

• Avoir le sens du service
• Avoir l'esprit d'équipe
• Faire preuve de rigueur et de précision

Informations complémentaires

• Secteur d'activité : Recherche-développement en autres sciences physiques et naturelles

Employeur

250 à 499 salariés

Le centre Inria Saclay - Île-de-France est un acteur essentiel de la recherche en sciences du numérique sur le plateau de Saclay. Il porte les valeurs et les projets qui font l'originalité d'Inria dans le paysage de la recherche : l'excellence scientifique, le transfert technologique, les partenariats pluridisciplinaires avec des établissements aux compétences complémentaires aux nôtres, afin de maximiser l'impact scientifique, économique et sociétal d'Inria.