Assistant(e) de Projets / Assistant(e) de pôle

VERTICAL SEA; Sèvres; Sur place; EUR 30 000 - 36 000; Plein temps

Résumé du poste

Verticalsea, acteur majeur de l’ingénierie et du conseil en bâtiment, recherche une assistante de gestion pour l’Ingénierie Île-de-France. Vous assurez l’appui administratif, la gestion des dossiers et le suivi des affaires, de la facturation et des documents.

Vous rejoindrez un pôle dynamique, travaillant en collaboration avec les ingénieurs, chefs de projet et équipes finances, pour garantir fiabilité et fluidité opérationnelle.

Qualifications

• Formation en assistanat de gestion, gestion administrative, gestion de projet ou équivalent.
• A l’aise dans un environnement où plusieurs sujets avancent en parallèle.
• Une expérience en bureau d’études, ingénierie, architecture, maîtrise d’œuvre ou secteur construction est appréciée.

Responsabilités

• Appels d’offres & développement: veille et suivi des consultations, constitution des dossiers, mise en forme des mémoires techniques, dépôt et contrôle de complétude des offres.
• Gestion des affaires & projets: mise à jour du CRM et création des affaires dans l’ERP, saisie et suivi des données, intégration des ressources et échéanciers.
• Facturation & suivi financier: préparation et émission des factures, dépôt sur plateformes, suivi des échéances et révisions de prix.
• Organisation & pilotage du pôle: préparation des documents et réunions projets, tenue des tableaux de bord et indicateurs, suivi des échéances et fiabilisation de la documentation.
• Force de proposition pour simplifier certains processus et améliorer le fonctionnement quotidien du pôle.

Connaissances

Organisation

Rigueur

Réactivité

Gestion de dossiers

CRM

Formation

Assistanat de gestion

Outils

CRM

ERP

GED

Plateformes marchés publics

Description du poste

VERTICALSEA, LE COLLECTIF QUI RÉGÉNÈRE LES TERRITOIRES

Présent en France et au Maroc à travers un réseau d’agences, Verticalsea réunit des expertises complémentaires pour accompagner les transformations du bâti et des territoires. Notre ambition : faire travailler les savoir-faire ensemble pour concevoir des projets plus performants, plus responsables et mieux intégrés à leur environnement.
Au sein du Groupe, Builders porte les activités d’ingénierie et de conseil dans le secteur du bâtiment. Nous accompagnons maîtres d’ouvrage, investisseurs, architectes et entreprises sur des opérations complexes, de la conception à la réalisation, en neuf comme en réhabilitation.
Notre bureau d’Études Technique national réunit 8 expertises complémentaires : économie de la construction, enveloppes & façades, génie climatique, génie électrique, génie sanitaire & hydraulique, structure, BIM Management et synthèse technique & architecturale. Cette complémentarité nous permet de croiser les regards, sécuriser les interfaces et proposer une ingénierie véritablement intégrée.
Rejoindre Builders, c’est évoluer dans un environnement technique, pluridisciplinaire et résolument tourné vers les projets, au contact direct de nos équipes d’ingénieurs et de chefs de projet.

QUEL SERA VOTRE QUOTIDIEN ?

Vous serez l’un des points d’appui essentiels de l’Ingénierie Île-de-France. Aux côtés de la Direction, des responsables d’activité, des chefs de projet et des ingénieurs, vous contribuerez à faire avancer les sujets du quotidien : réponses aux appels d’offres, création et suivi des affaires, facturation, organisation documentaire, tableaux de bord…
Votre rôle : fiabiliser l’information, anticiper les échéances, coordonner les sujets et faciliter le quotidien des équipes.
Le poste va donc bien au-delà d’un assistanat administratif classique. Vous serez au croisement des projets, du commerce, de la gestion et de la vie du pôle, avec de nombreux échanges avec les équipes Développement, Finance et les autres métiers de Verticalsea.

Vos Missions S’articuleront Autours De Differentes Dimensions

Appels d’offres & développement

• veille et suivi des consultations ;
• constitution des dossiers de candidature et coordination des contributions ;
• mise en forme des mémoires techniques, références, CV et supports ;
• dépôt des offres et contrôle de leur complétude dans le respect des échéances.

Gestion des affaires & projets

• mise à jour du CRM et création des affaires dans l’ERP ;
• saisie et suivi des données administratives et contractuelles ;
• intégration des ressources et des échéanciers de facturation ;
• contrôle de la fiabilité des informations entre les différents outils.

Facturation & suivi financier

• préparation et émission des factures ;
• dépôt sur les plateformes dédiées et traitement des éventuels blocages ;
• suivi des échéances de règlement ;
• gestion des actualisations et révisions de prix sur les marchés publics ;
• coordination avec les équipes Finance et Recouvrement lorsque nécessaire.

Organisation & pilotage du pôle

Véritable Relais Des Équipes, Vous Participez Également

• à la préparation des documents et réunions projets ;
• à la tenue des tableaux de bord et indicateurs d’activité ;
• au suivi des échéances et plans d’actions ;
• à l’organisation et à la fiabilisation de la documentation.

Vous pourrez également être force de proposition pour simplifier certains processus et améliorer le fonctionnement quotidien du pôle.

CE POSTE EST FAIT POUR VOUS SI…

Vous recherchez plus qu’un profil d’assistanat classique, car vous aimez organiser, faciliter et faire avancer les sujets au quotidien
Vous avez une formation en assistanat de gestion, gestion administrative, gestion de projet ou équivalent, et vous êtes à l’aise dans un environnement où plusieurs sujets avancent en parallèle.
Une expérience en bureau d’études, ingénierie, architecture, maîtrise d’œuvre ou plus largement dans le secteur de la construction sera particulièrement appréciée.

Vous Vous Reconnaissez Dans Les Points Suivants

• vous êtes organisé(e), rigoureux(se) et réactif(ve) ;
• vous savez gérer plusieurs dossiers et échéances sans perdre le fil ;
• vous êtes à l’aise avec des interlocuteurs variés : ingénieurs, chefs de projet, commerciaux, équipes financières ;
• vous aimez travailler en équipe tout en sachant avancer de manière autonome ;
• vous savez anticiper, prioriser et alerter lorsqu’un sujet nécessite une attention particulière ;
• vous êtes à l’aise avec les outils bureautiques et numériques et pouvez rapidement prendre en main un CRM, un ERP, une GED ou des plateformes de marchés publics ;
• vous accordez de l’importance à la fiabilité des informations, à la qualité des documents et au respect des délais.

Rejoignez Builders Et Le Groupe Verticalsea Pour

• intégrer un environnement où ingénierie, projets, commerce et gestion travaillent réellement ensemble ;
• avoir une vision globale du fonctionnement d’un bureau d’études, de l’appel d’offres jusqu’à la facturation du projet ;
• travailler au quotidien avec des ingénieurs, chefs de projet et responsables d’activité sur des opérations variées et techniquement exigeantes ;
• occuper une fonction transverse, utile et directement connectée à l’activité des équipes ;
• rejoindre un collectif pluridisciplinaire qui permet de croiser les expertises et de travailler sur des projets de natures très différentes.