Assistant(e) de pôle / ADV

Verticalsea; Sèvres; On-site; EUR 28,000 - 42,000; Full time

Job summary

VERTICALSEA, acteur du Bâtiment et de l’ingénierie, recherche un(e) assistant(e) de gestion pour soutenir l’ingénierie Île-de-France. Vous fiabilisez l’information, coordonnez les sujets et facilitez le quotidien des équipes au croisement des projets, du commerce et de la gestion.

Ce poste, basé en Île-de-France, implique une maîtrise des outils bureautiques, CRM/ERP et GED, avec une orientation service interne et coordination entre les métiers techniques et financiers.

Qualifications

• Vous avez une formation en assistanat de gestion, gestion administrative, gestion de projet ou équivalent, et vous êtes à l’aise dans un environnement où plusieurs sujets avancent en parallèle.
• Une expérience en bureau d’études, ingénierie, architecture, maîtrise d’œuvre ou plus largement dans le secteur de la construction sera particulièrement appréciée.
• Vous êtes organisé(e), rigoureux(se) et réactif(ve).
• Vous savez gérer plusieurs dossiers et échéances sans perdre le fil.
• Vous êtes à l’aise avec des interlocuteurs variés : ingénieurs, chefs de projet, commerciaux, équipes financières.
• Vous aimez travailler en équipe tout en sachant avancer de manière autonome.
• Vous savez anticiper, prioriser et alerter lorsqu’un sujet nécessite une attention particulière.
• Vous êtes à l’aise avec les outils bureautiques et numériques et pouvez rapidement prendre en main un CRM, un ERP, une GED ou des plateformes de marchés publics.
• Vous accordez de l’importance à la fiabilité des informations, à la qualité des documents et au respect des délais.

Responsibilities

• Mise à jour du CRM et création des affaires dans l’ERP
• Saisie et suivi des données administratives et contractuelles
• Intégration des ressources et des échéanciers de facturation
• Contrôle de la fiabilité des informations entre les différents outils
• Préparation et émission des factures
• Dépôt sur les plateformes dédiées et traitement des éventuels blocages
• Suivi des échéances de règlement
• Gestion des actualisations et révisions de prix sur les marchés publics
• Coordination avec les équipes Finance et Recouvrement lorsque nécessaire
• Préparation des documents et réunions projets
• Tenue des tableaux de bord et indicateurs d’activité
• Suivi des échéances et plans d’actions
• Organisation et fiabilisation de la documentation
• Vous pourrez également être force de proposition pour simplifier certains processus et améliorer le fonctionnement quotidien du pôle.
• Veille et suivi des consultations
• Constitution des dossiers de candidature et coordination des contributions
• Mise en forme des mémoires techniques, références, CV et supports
• Dépôt des offres et contrôle de leur complétude dans le respect des échéances

Skills

Organisation

Rigueur

Gestion administrative

Gestion de projets

CRM usage

ERP usage

Education

Formation en assistanat de gestion

Formation en gestion de projet

Tools

CRM

ERP

GED

Job description

VERTICALSEA, LE COLLECTIF QUI RÉGÉNÈRE LES TERRITOIRES

Présent en France et au Maroc à travers un réseau d’agences, Verticalsea réunit des expertises complémentaires pour accompagner les transformations du bâti et des territoires. Notre ambition : faire travailler les savoir-faire ensemble pour concevoir des projets plus performants, plus responsables et mieux intégrés à leur environnement.

Au sein du Groupe, Builders porte les activités d’ingénierie et de conseil dans le secteur du bâtiment. Nous accompagnons maîtres d’ouvrage, investisseurs, architectes et entreprises sur des opérations complexes, de la conception à la réalisation, en neuf comme en réhabilitation.

Notre Bureau d’Études Technique national réunit 8 expertises complémentaires : économie de la construction, enveloppes & facades, génie climatique, génie électrique, génie sanitaire & hydraulique, structure, BIM Management et synthèse technique & architecturale. Cette complémentarité nous permet de croiser les regards, sécuriser les interfaces et proposer une ingénierie véritablement intégrée.

Rejoindre Builders, c’est évoluer dans un environnement technique, pluridisciplinaire et résolument tourné vers les projets, au contact direct de nos équipes d’ingénieurs et de chefs de projet..

QUEL SERA VOTRE QUOTIDIEN ?

Vous serez l’un des points d’appui essentiels de l’Ingénierie Île-de-France. Aux côtés de la Direction, des responsables d’activité, des chefs de projet et des ingénieurs, vous contribuerez à faire avancer les sujets du quotidien : réponses aux appels d’offres, création et suivi des affaires, facturation, organisation documentaire, tableaux de bord…

Votre rôle : fiabiliser l’information, anticiper les échéances, coordonner les sujets et faciliter le quotidien des équipes.

Le poste va donc bien au-delà d’un assistanat administratif classique. Vous serez au croisement des projets, du commerce, de la gestion et de la vie du pôle, avec de nombreux échanges avec les équipes Développement, Finance et les autres métiers de Verticalsea.

VOS MISSIONS S’ARTICULERONT AUTOURS DE DIFFERENTES DIMENSIONS :

Gestion des affaires & projets

Une fois l’offre remportée, vous accompagnez son passage en projet :

• mise à jour du CRM et création des affaires dans l’ERP ;
• saisie et suivi des données administratives et contractuelles ;
• intégration des ressources et des échéanciers de facturation ;
• contrôle de la fiabilité des informations entre les différents outils.

Facturation & suivi financier

En lien avec les chefs de projet et la Direction Financière, vous contribuez au bon suivi financier des affaires :

• préparation et émission des factures ;
• dépôt sur les plateformes dédiées et traitement des éventuels blocages ;
• suivi des échéances de règlement ;
• gestion des actualisations et révisions de prix sur les marchés publics ;
• coordination avec les équipes Finance et Recouvrement lorsque nécessaire.

Organisation & pilotage du pôle

Véritable relais des équipes, vous participez également :

• à la préparation des documents et réunions projets ;
• à la tenue des tableaux de bord et indicateurs d’activité ;
• au suivi des échéances et plans d’actions ;
• à l’organisation et à la fiabilisation de la documentation.

Vous pourrez également être force de proposition pour simplifier certains processus et améliorer le fonctionnement quotidien du pôle.

Appels d’offres & développement

Aux côtés des équipes opérationnelles et de la Direction du Développement, vous participez à la préparation de nos offres sur des marchés publics et privés :

• veille et suivi des consultations ;
• constitution des dossiers de candidature et coordination des contributions ;
• mise en forme des mémoires techniques, références, CV et supports ;
• dépôt des offres et contrôle de leur complétude dans le respect des échéances.

CE POSTE EST FAIT POUR VOUS SI…

Vous recherchez plus qu’un profil d’assistanat classique, car vous aimez organiser, faciliter et faire avancer les sujets au quotidien

Vous avez une formation en assistanat de gestion, gestion administrative, gestion de projet ou équivalent, et vous êtes à l’aise dans un environnement où plusieurs sujets avancent en parallèle.

Une expérience en bureau d’études, ingénierie, architecture, maîtrise d’œuvre ou plus largement dans le secteur de la construction sera particulièrement appréciée.

Vous vous reconnaissez dans les points suivants :

• vous êtes organisé(e), rigoureux(se) et réactif(ve) ;
• vous savez gérer plusieurs dossiers et échéances sans perdre le fil ;
• vous êtes à l’aise avec des interlocuteurs variés : ingénieurs, chefs de projet, commerciaux, équipes financières ;
• vous aimez travailler en équipe tout en sachant avancer de manière autonome ;
• vous savez anticiper, prioriser et alerter lorsqu’un sujet nécessite une attention particulière ;
• vous êtes à l’aise avec les outils bureautiques et numériques et pouvez rapidement prendre en main un CRM, un ERP, une GED ou des plateformes de marchés publics ;
• vous accordez de l’importance à la fiabilité des informations, à la qualité des documents et au respect des délais.

REJOIGNEZ BUILDERS ET LE GROUPE VERTICALSEA POUR :

• intégrer un environnement où ingénierie, projets, commerce et gestion travaillent réellement ensemble ;
• avoir une vision globale du fonctionnement d’un bureau d’études, de l’appel d’offres jusqu’à la facturation du projet ;
• travailler au quotidien avec des ingénieurs, chefs de projet et responsables d’activité sur des opérations variées et techniquement exigeantes ;
• occuper une fonction transverse, utile et directement connectée à l’activité des équipes ;
• rejoindre un collectif pluridisciplinaire qui permet de croiser les expertises et de travailler sur des projets de natures très différentes.