Assistant.e de gestion en immobilier tertiaire F/H

NEOTOA; Rennes; Sur place; EUR 24 000 - 32 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

RTT

Résumé du poste

NEOTOA recherche un(e) assistant administratif spécialisée en immobilier tertiaire dans son siège de Rennes. Vous assurez l’intendance administrative, la gestion des dossiers et la saisie des données liées au patrimoine.

De formation Bac+2/3 en gestion administrative ou immobilier, vous êtes rigoureux(se), organisé(e) et autonome, capable de travailler en équipe et de s’adapter au contexte des copropriétés et logements foyers.

Qualifications

• Formation Bac+2 à Bac+3 en gestion administrative, assistanat ou immobilier.
• Doté(e) d’un bon relationnel et d’un esprit d’équipe.
• Maîtrise des outils bureautiques et des procédures administratives.

Responsabilités

• Assurer l’intendance administrative de l’équipe tertiaire et des copropriétés.
• Suivre les dossiers administratifs et financiers des opérations, et saisir les données.
• Rédiger et diffuser les procédures et modes opératoires.

Connaissances

Rigueur et organisation

Autonomie

Bon relationnel

Polyvalence

Formation

Bac+2 à Bac+3 en gestion administrative, assistanat ou immobilier

Outils

Bureautique

Logiciels métiers

Description du poste

L'entreprise « Embellir la ville et la vie », telle est la mission de Néotoa !

L'entreprise « Embellir la ville et la vie », telle est la mission de Néotoa ! Au-delà de faire notre métier avec passion, nous, salariés de Néotoa partageons une vraie culture commune. Nous nous mobilisons autour d’un même objectif : la satisfaction client, et portons 4 valeurs clés : Solidarité, Audace, Considération & Pérennité. Notre épanouissement n’est pas qu’une mission des Ressources Humaines, c’est bien au-delà, un engagement d’entreprise, une confiance donnée, pour gagner en confort, en compétences, en qualité de vie au travail.

Concrètement, Cela Se Traduit Par

• Un processus de recrutement participatif (les équipes sont associées au choix du candidat).
• Une mobilité interne favorisée : 1 poste sur 3 pourvus en interne en 2024.
• Un parcours d’intégration individualisé.
• La conduite de projets transversaux, ouverts à la participation de tous.
• Une politique de formation ambitieuse afin de développer les compétences des collaborateurs tout au long de leur vie (6% de la masse salariale !).
• Un environnement de travail agréable : des horaires modulables, du télétravail, des RTT…
• Une politique sociale dynamique : Primes de fin d’année & de vacances, Intéressement, Forfait mobilité durable, Egalité Femme/Homme avec l’allongement du congé maternité/paternité, Dispositif de retraite progressive supra-légal…
• La prise d’initiatives étendue : Eh oui, on a tous de bonnes idées !

Et vous, aimeriez-vous travailler dans une entreprise libérée ?

Description Du Poste

Dans le cadre d'un remplacement, vous avez pour mission d’assurer le process de commercialisation et de gestion du patrimoine spécifique Néotoa. Vous intervenez principalement sur l’activité tertiaire, tout en apportant un soutien ponctuel aux activités copropriétés et logements-foyers.

A Ce Titre, Vos Missions Sont Les Suivantes

• Assurer l’intendance administrative de l’équipe tertiaire, copropriétés et logement foyers du pôle : Accueil physique et téléphonique, préparer les courriers et mailings, gestion des agendas et prise de RDV, organisation des réunions, rédaction et diffusion des comptes rendus de réunion, documenter les échanges, assurer l’interface avec le pôle SI et les prestataires extérieurs pour le bon fonctionnement des différents outils/logiciels utilisés (HPW, SIWI, CRM, KIAMO…).
• Documenter l’ensemble des données liées au suivi du patrimoine en gestion, suivre les dossiers administratifs et financiers des opérations et conventions, assurer la saisie dans les outils de l’organisme.
• Optimiser, dans une démarche d’amélioration continue, et alimenter les tableaux de bords de suivi des activités spécifiques (tertiaire, copropriétés et logements-foyers).
• Réaliser les Lettres de commande et Bons de commande liées aux dépenses et opérations du Pôle sur le logiciel comptable interne (ULIS) et assurer le suivi.
• Assurer la promotion des activités spécifiques par le développement d’outils de communication (livret accédant, locataire, partenaires, assurer les posts sur lesréseaux sociaux…) en lien avec le service communication.
• Ecrire les process et les modes opératoires et les tenir à jour.

Patrimoine Tertiaire

• Coordonner l’administration des ventes, des locations et de la gestion du patrimoine spécifique: assurer le suivi client et partenaires via l’interface Happywait, suivi des encaissements, des dossiers de candidatures, notification des contrats et conventions, enregistrement et transfert des attestations aux différents services impactés par les ventes, fin de contrats et liquidations …
• En lien avec le/la chargé.e de gestion et de commercialisation des actifs tertiaire et le/la Chargé.e d’exploitation, élaborer et suivre les actions de commercialisation en conformité avec la réglementation (communication, affichage, gestion des annonces sur les portails immobiliers …).
• Recueillir les chiffrages des entreprises et prestataires dans le cadre du suivi des Travaux Modificatifs Acquéreurs, appliquer les modes opératoires de l’organisme pour le suivi administratif et financier des TMA.
• Être en appui du/de la chargé.e de gestion et de commercialisation des actifs tertiaires pour l’indexation annuelle des baux et le suivi des impayés.

Patrimoine en copropriétés

• Documenter et gérer, conformément aux consignes du gestionnaire du patrimoine en copropriété concerné, la boîte mail copropriété et transmettre en interne, via le CRM, l’ensemble des demandes liées aux actions requises (diffusion des informations, demande d’intervention technique, nuisances et troubles de voisinages …).
• Planifier, en lien avec les syndics et les services internes, les assemblées générales semestrielles selon l’agenda du gestionnaire de patrimoine en copropriété.
• Préparer les pouvoirs de vote et de représentation de NEOTOA pour chaque assemblée générale.
• Être en appui du Responsable de l’activité et des gestionnaires copropriétés pour organiser et structurer l’activité dans une démarche d’amélioration continue.

Activités Secondaires

• Participer à des groupes de travail sur de l’amélioration continue
• Travailler en lien étroit avec les autres assistantes du pôle afin de garantir une coordination efficace (suivre les commandes de fournitures, la gestion des cadeaux clients, …)

Profil recherché

De formation Bac+2 à Bac+3 en gestion administrative, assistanat ou immobilier, vous justifiez d’une première expérience sur un poste dans l'immobilier tertiaire. Rigoureux(se) et organisé(e), vous êtes à l’aise avec le suivi administratif de dossiers et la gestion simultanée de plusieurs activités. Vous maîtrisez les outils bureautiques et appréciez le travail sur différents logiciels métiers. Doté(e) d’un bon relationnel, vous savez interagir avec des interlocuteurs variés, en interne comme en externe. Autonome, réactif(ve) et force de proposition, vous contribuez à l’amélioration continue des pratiques et outils.

Et si c'était vous ?

Modalités du poste

• Poste à pourvoir des que possible en CDD d'environ 6 mois dans le cadre d'un remplacement
• Temps plein : 38h45/semaine du lundi au vendredi - RTT
• Poste basé au siège situé 41 Boulevard de Verdun à Rennes
• Classe d'emploi 5, cotation 21 , Satut Agent de maîtrise selon la convention collective des offices publics de l'Habitat