Assistant(e) de Direction - Rabanne

Puig; Paris; Sur place; EUR 35 000 - 45 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise de cosmétique recherche un(e) Assistant(e) de Direction pour soutenir le Vice-Président et son équipe. Les responsabilités incluent la gestion d'agendas, l'organisation de réunions, ainsi que la coordination d'évènements internes. Une solide expérience en gestion administrative et un bon niveau d'anglais sont requis. Le poste offre une culture de travail accueillante et de bonnes opportunités d'évolution.

Prestations

Opportunités d'apprentissage

Rémunération compétitive

Environnement créatif

Qualifications

• Expérience confirmée dans la gestion d’agendas complexes.
• Excellente maîtrise du suivi budgétaire et contrôle de gestion.
• Excellentes capacités de communication écrite et orale.

Responsabilités

• Gestion proactive de l'agenda du Vice-Président.
• Organisation des réunions et déplacements.
• Coordination d'évènements internes et externes.

Connaissances

Gestion administrative

Gestion d'agendas complexes

Suivi budgétaire

Communication écrite

Prise de notes

Outils bureautiques

Anglais courant

Espagnol apprécié

Outils

Outlook

Excel

PowerPoint

Description du poste

L'opportunité

Au sein de la marque Rabanne Beauté, nous recherchons un(e) Assistant(e) de Direction Brands Rabanne Beauté. En tant que véritable bras droit du Vice-Président et de son Comité de Direction, vous serez au cœur des interactions clés, dans un univers dynamique et exigeant, au sein d’un département stratégique pour le rayonnement de la marque Beauté.

Ce que vous aurez à faire

1. Assistanat de direction
   • Gestion proactive d’agenda complexe, dense et en constante évolution du Vice-Président
   • Organisation et préparation des réunions (planification, convocations, mise à disposition des documents nécessaires)
   • Prise en charge des déplacements professionnels du Comité de Direction (réservations, itinéraires, logistique)
   • Rédaction de comptes rendus, synthèses et courriers professionnels
   • Suivi budgétaire, controlling et reporting en collaboration avec les équipes financières
2. Coordination des relations internes et externes
   • Réception, analyse et synthèse des sollicitations émanant de différents interlocuteurs (internes et externes)
   • Coordination, hiérarchisation et traitement des demandes en fonction des priorités
   • Organisation logistique des accueils de visiteurs (réservations, badges, salles, accueil personnalisé)
   • Interface privilégiée avec l’équipe Contrôle de gestion pour le suivi financier des projets
3. Événementiel
   • Coordination de l’organisation d’évènements internes et externes (séminaires, déjeuners, événements RP, etc.)
   • Suivi des invitations et gestion des listes de participants
   • Accueil et accompagnement des invités lors d’évènements clés
   • Gestion des cadeaux de fin d’année, cartes de vœux, en lien avec les équipes communication ou RH

Nous serions ravis de vous rencontrer si vous avez

Compétences requises

• Excellente maîtrise du secrétariat de direction et de la gestion administrative
• Expérience confirmée dans la gestion d’agendas complexes et mouvants
• Excellente maîtrise du suivi budgétaire, contrôle de gestion, tableaux de bord
• Excellentes capacités de communication écrite et orale
• Aisance dans la prise de notes, la rédaction de synthèses et comptes rendus
• Très bonne connaissance des outils bureautiques (notamment Outlook, Excel, PowerPoint)
• Anglais courant exigé, espagnol apprécié

Qualités personnelles recherchées

• Présentation soignée et excellentes qualités relationnelles
• Sens aigu de la communication, diplomatie, entregent, fiabilité
• Capacité à anticiper, réagir avec agilité et proposer des solutions
• Forte capacité d’adaptation, esprit de service, autonomie
• Rigueur, sens du détail, capacité d’analyse et de synthèse
• Excellentes qualités rédactionnelles, appétence pour les chiffres
• Esprit d’équipe, sens de la confidentialité et de la discrétion

Soft skills:

• Diplomatic
• Submissive
• Reliable
• Good with numbers + (POs, budget follow-up, contracts with suppliers)
• Organized
• Business etiquette
• Not too traditional
• Team player
• Calm, smiling, positive
• Meticulous
• Excellent presentation
• Strong sense of service

Ce que vous allez aimer chez nous

• Une culture de travail entrepreneuriale, créative et accueillante
• Des opportunités d'apprentissage et de développement
• Une entreprise internationale avec de nombreuses opportunités d’évolution professionnelle
• Une rémunération et des avantages compétitifs