Assistant(e) de direction, qualité et gestion des risques (H/F)

France Travail; Épernay; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une organisation de santé publique recherche un(e) assistant(e) de direction pour optimiser la gestion des activités. Le candidat devra gérer le secrétariat, coordonner des projets et assurer le suivi des dossiers. Débutants acceptés, avec compétences nécessaires en gestion administrative. Un bon esprit d'équipe et la gestion des priorités sont essentiels.

Prestations

Primes

Indemnité transports

CSE

Mutuelle

Prime d'assuidité

Qualifications

• Débutant accepté.
• Capacité à gérer les relations avec les usagers et les équipes.
• Connaissance des principes de qualité et gestion des risques.

Responsabilités

• Assurer le secrétariat courant de direction.
• Organiser et coordonner des projets et des réunions.
• Participer à la gestion du système qualité.

Connaissances

Assurer un accueil téléphonique

Gestion administrative du courrier

Planification des tâches et gestion des priorités

Assurer la gestion administrative et financière d'une activité

Créer, organiser ou coordonner un évènement

Définir une stratégie de communication

Mettre à jour un dossier, une base de données

Préparer et animer une réunion, un groupe de travail, un atelier

Relayer de l'information

Formation

Agent de maîtrise

Description du poste

Offre n° 199RYPP
Assistant(e) de direction, qualité et gestion des risques (H/F)

L'association Vivre et devenir, reconnue d'utilité publique, gère plus de 80 établissements et services dans les domaines sanitaire, médico-social et social en Normandie, Île-de-France, PACA, Grand Est, Nouvelle Aquitaine, Bourgogne-Franche-Comté et Centre Val-de-Loire.L'association est porteuse de valeurs mises en application à travers son projet associatif « une présence à chacun, un horizon pour tous ». Vivre et devenir accompagne plus de 5200 personnes en situation de fragilité et compte 2200 salariés.L'Association Vivre et Devenir recrute un(e) assistant(e) de direction - qualité et gestion des risques pour :- L'Etablissement hospitalier Soins Médicaux et de Rééducation (SMR) Sainte-Marthe à Épernay,- L'EHPAD du Château d'Aÿ, situés dans la Marne.Missions :L'assistant de direction collabore étroitement avec la directrice qu'il assiste pour optimiser la gestion de son activité. Il assure le secrétariat courant de direction. Il organise et coordonne les informations internes et externes liées au fonctionnement de la direction. Il assure le suivi de certains dossiers et/ou projets spécifiques en appui de la direction.Activités- Accueil et la communicationAccueillir, orienter et informer, en face à face et au téléphoneTenir les agendas et gérer les rendez-vousRecevoir, collecter, traiter l'information pour en assurer la transmission (professionnels, patients, partenaires)- Organisation du poste bureautique et production de documents administratifsAssurer le fonctionnement courant de son poste bureautiqueGérer le départ et l'arrivée du courrierSaisir, mettre en forme, éditer des documentsOrganiser et assurer un classement bureautique pour le partage et la conservation de l'informationGérer et traiter les informations orales et écritesArchiver et classer des dossiersPréparer la rédaction de courriers et de comptes-rendus de réunionsGérer les ressources matérielles courantes d'un service ou d'une activité (fournitures, .)- Production de dossiers et planification d'événementsRédiger des écrits professionnelsOrganiser la logistique de réunions ou d'événements (identifier, planifier les opérations et tâches pour la réalisation d'un événement)Assurer la coordination en toute autonomie de projets et/ou dossiers- Communication interne et externeMettre en forme et actualiser les supports de communication dans l'établissement (mise à jour livrets d'accueil, charte graphique, supports institutionnels...) en lien avec le service communication s'il y a lieuAutre missionMission générale : L'assistant qualité participe au pilotage et au management du système Qualité et de la gestion des risques (GDR) en appui de la direction.Il assiste la direction dans la préparation, la coordination, l'élaboration et la mise en œuvre de la politique d'amélioration continue de la qualité GDR.Il participe à la gestion du système documentaire.- Démarche qualité et gestion des risquesContribuer au bon fonctionnement des instances et des groupes de travail liés à la qualité / gestion des risques (convocations, reprographie, diffusion, prise de note)S'assurer du suivi des plan d'actions qualité GDR DD (PACQ, DUERP notamment)Participer à la revue des processus, des protocoles et des procéduresS'assurer de la mise à jour et du classement de la gestion documentaireParticiper à la préparation administrative de l'auto-évaluation et l'évaluation externe (EE) : être un appui à l'organisation des comités de pilotage, au suivi des relevés d'actions et à l'organisation de la visite des évaluateurs externes- Gestion des relations avec les usagersAssure le secrétariat du CVS et de la CDU (Gestion du calendrier des réunions, ordre du jour, compte rendu)

Type de contrat CDI
Contrat travail Durée du travail 35H/semaineTravail en journée
Salaire

• Salaire brut : Mensuel de 24100.0 Euros sur 12.0 mois
• Primes
• Indemnité transports
• CSE
• CCN51 - Prime d'assuidité, transport, mutuelle, ségur de la santé

Déplacements Déplacements: Fréquents

Profil souhaité

Expérience

• Débutant accepté

Compétences

• Assurer un accueil téléphonique Cette compétence est indispensable
• Gestion administrative du courrier Cette compétence est indispensable
• Planification des tâches et gestion des priorités Cette compétence est indispensable
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité
• Créer, organiser ou coordonner un évènement
• Définir une stratégie de communication
• Mettre à jour un dossier, une base de données
• Préparer et animer une réunion, un groupe de travail, un atelier
• Relayer de l'information

Savoir-être professionnels

• Avoir l'esprit d'équipe
• Faire preuve de contrôle de soi
• Avoir le sens du service

Informations complémentaires

• Qualification : Agent de maîtrise
• Secteur d'activité : Activités hospitalières

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