ASSISTANT(E) DE DIRECTION H/F

ICADE; Puteaux; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise immobilière innovante en Île-de-France recherche un Assistant Commercial pour assurer le support administratif et opérationnel du service commercial. Le candidat idéal a un Bac+2, une expérience en immobilier et maîtrise des outils bureautiques. Ce rôle implique la coordination des réservations et la gestion des contrats, tout en respectant la confidentialité et les priorités. L'offre est ouverte aux personnes en situation de handicap.

Qualifications

• Formation supérieure Bac+2 type BTS/DUT en assistanat comptabilité/gestion.
• Expérience réussie sur un poste similaire dans l'immobilier ou bâtiment.

Responsabilités

• Support administratif, opérationnel et organisationnel du service commercial.
• Gestion des réservations et suivi des contrats.
• Coordination avec les équipes opérationnelles.
• Gestion des litiges avec le service comptabilité.
• Traitement des factures et des frais.
• Accueil des visiteurs et assistance aux directeurs commerciaux.

Connaissances

Maîtrise des outils bureautiques

Sens de l’organisation

Rigueur

Proactivité

Autonomie

Capacité à gérer plusieurs interlocuteurs

Discrétion

Excellente communication écrite et orale

Formation

Bac+2 type BTS/DUT assistant comptabilité/gestion

Outils

Excel

Word

Outlook

PowerPoint

Description du poste

Mission principale

Imaginer la ville du futur, construire et gérer des lieux de vie agréables, mixant logements, bureaux, cliniques, commerces, crèches, espaces verts pour une ville où il fait bon vivre : c’est toujours la vocation d’Icade.

Acteur immobilier confronté aux défis climatiques, écologiques et sociétaux d’aujourd’hui, la mission d’Icade est de penser la ville de demain et de ré-enchanter les lieux du futur.

Assurer le support administratif, opérationnel et organisationnel du service commercial, en lien avec les équipes internes et les partenaires externes, dans le cadre de la commercialisation des programmes immobiliers.

Principales activités

Activités – Vente Interne

• Reporting et suivi des réservations de la vente interne et des commercialisateurs.
• Coordination du processus de validation des réservations en relançant les équipes opérationnelles pour garantir la contre-signature des contrats dans les temps impartis.
• Demande de grille de loyer à nos partenaires (plan de masse, brochure, notice descriptive, etc.).
• Gestion des doublons sans paternité dans le CRM.
• Mise en place des mandats/avenants et renouvellements des commercialisateurs (agences immobilières).
• KYC et compliance pour les commercialisateurs et les clients de la sous-traitance interne.
• Étude de concurrence et analyse de marché.
• Traitement des factures d’honoraires de vente de la sous-traitance interne/copromoteurs.
• Suivi des règlements et des litiges en lien avec le service comptabilité.
• Creation/modification des comptes des commercialisateurs dans PrimPromo.
• Gestion de la vie courante du service: fournitures, cartes de visite, réunions commerciales, séminaires direction commerciale, tickets restaurant.
• Gestion planning
• Contrôle et validation des notes de frais en parallèle du manager.
• Gestion des entrées et sorties des collaborateurs (commande et contrôle du matériel pour les nouveaux arrivants, restitution pour les sortants).
• Suivi et gestion de la rémunération variable des équipes commerciales (CC, RC et RR).

Activités – Vente Externe

• Réception et suivi des sollicitations des prescripteurs via les canaux téléphoniques et électroniques.
• Vérification de la conformité administrative des contrats de réservation.
• Reporting d’activité des réservations, relance des partenaires et/ou clients pour les documents manquants.
• Gestion des mandats prescripteurs et des renouvellements, intégration dans les outils.
• KYC et compliance pour les clients et les prescripteurs.
• Enrichissement du back office.
• Traitement des factures d’honoraires de vente externe et gestion des litiges
• Référencement et labellisation des programmes auprès des organismes bancaires.
• Organisation des événements partenaires.
• Organisation des déplacements et contrôle/validation des notes de frais.

Activités – Assistanat de Direction

• Accueil des visiteurs.
• Réalisation d’export de données pour les avis fonciers et les études de concurrence.
• divers administratif pour accompagner les directeurs commerciaux.
• Création de tableaux de synthèse et de suivi.
• Rédaction et diffusion des comptes rendus de réunions commerciales.
• Facturation structure de la direction commerciale

Profil

De formation supérieure Bac+2 type BTS/DUT assistanat comptabilité/gestion, vous disposez d'une expérience réussie sur un poste similaire dans le secteur de l'immobilier ou du bâtiment ( entreprise générale, cabinet d'ingénierie, maîtrise d'œuvre, OPC, etc.)

Compétences requises

• Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, Outlook, PowerPoint).
• Sens de l’organisation, rigueur, proactivité et autonomie.
• Capacité à gérer plusieurs interlocuteurs et priorités.
• Discrétion et sens de la confidentialité.
• Excellente communication écrite et orale.

Diversité et inclusion

Chez ICADE, nous favorisons la diversité au sein de nos équipes et sommes fiers de promouvoir l’inclusion et l’égalité des chances. Toutes nos offres d'emploi sont ouvertes aux personnes en situation de handicap.

Nos collaborateurs sont engagés pour l’immobilier de demain. Rejoindre Icade, c’est faire le choix d’une entreprise innovante, humaine, ambitieuse, audacieuse et responsable