Assistant(e) de Direction H/F

Africa Global Logistics; Puteaux; Sur place; EUR 38 000 - 54 000; Plein temps

Résumé du poste

AGL, Africa Global Logistics, recherche un(e) Assistant(e) de Direction pour soutenir le Directeur Juridique Groupe, au sein d'une équipe d'une vingtaine de collaborateurs.

Vous gérerez l'accueil, le courrier, les rendez-vous, les voyages, les notes et la documentation, avec une maîtrise de l'anglais professionnel et une capacité d'organisation.

Poste basé à Puteaux, en Île-de-France, avec des missions transverses et des interactions avec les interlocuteurs internes et externes.

Qualifications

• Diplômé(e) d'une Licence en Sciences Sociales et Humaines, LEA, IAE ou Assistanat de Direction.
• Expérience minimale de 5 ans en Assistanat de Direction.
• Anglais professionnel (B2/C1) indispensable.

Responsabilités

• Réceptionner, exploiter et relayer le courrier et les appels téléphoniques des directeurs.
• Coordonner et préparer les activités quotidiennes du directeur.
• Rédiger des notes ou correspondances et les transmettre au besoin.
• Accueillir et informer les visiteurs de la Direction.
• Gérer les contrats juridiques avec les filiales et suivre les documents.
• Organiser réunions et déplacements en France et à l'étranger.
• Assurer le classement et le partage de documents, supports et informations.

Connaissances

Assistanat de Direction

Anglais professionnel

Rigueur et organisation

Relationnel

Formation

Licence en Sciences Sociales et Humaines / LEA / IAE / Assistanat de Direction

Outils

PowerPoint

Description du poste

AGL (Africa Global Logistics) est l'opérateur logistique multimodal (portuaire, logistique, maritime et ferroviaire) de référence en Afrique. L'entreprise fait désormais partie du Groupe MSC, compagnie maritime et logistique de premier plan. Grâce à son expertise développée depuis plus d'un siècle et à plus de 23 000 collaborateurs mobilisés dans 49 pays, AGL fournit à ses clients africains et mondiaux des solutions logistiques globales, sur mesure et innovantes, avec l'ambition de contribuer de façon durable aux transformations de l'Afrique. AGL est aussi présente en Haïti et au Timor. Vous souhaitez vivre une expérience enrichissante dans un environnement international ? Avoir de l'impact dans une entreprise qui met l'Afrique au coeur de son projet ? Rejoignez AGL, l'opérateur de logistique multimodal de référence sur le continent africain !

Vous rejoindrez la Direction Juridique Groupe qui compte une vingtaine de collaborateurs, organisés par spécialité : Assurance, M&A, Droit Public,… Vous avez pour mission l'appui administratif, logistique et communication des missions et projets du Directeur. Poste rattaché au Directeur Juridique Groupe (membre du CODIR Groupe).

Responsabilités

• * Appuyer le Directeur dans ses activités quotidiennes-Réceptionner, exploiter et relayer le courrier et les appels téléphoniques du / des directeurs et réagir en effectuant le filtrage des appels et apporter les réponses ne nécessitant pas l'intervention du Directeur.
  -Coordonner et préparer les activités quotidiennes du directeur
  -Rédiger des notes ou correspondances à partir de consignes orales ou manuscrites et les transmettre à tous les niveaux
  -Accueillir et informer les visiteurs de la Direction
  -Exécuter les missions données par le / les directeurs
  -Effectuer la mise à jour et le suivi des contrats juridiques avec les filiales
• * Coordonner et préparer les réunions et les déplacements du Directeur en France et à l'étranger-Tenir l'agenda du directeur et en transmettre les informations pertinentes
  -Organiser les réunions de travail
  -Mettre en place et suivre l'organisation afférente aux réunions ou déplacements
  -Organiser les voyages du directeur : visas, recherche de tarifs et moyens de transport adaptés, hébergement, prise de rendez-vous…
  -Organiser séminaire annuel
• * Contribuer au fonctionnement de l'entité :-Constituer et suivre des dossiers complets de façon à faciliter la prise de décision et l'activité de la hiérarchie
  -Echanger les informations avec l'ensemble des interlocuteurs internes et externes (clients)
  -Commander les fournitures et matériels de bureau ; souscrire et renouveler les abonnements divers
  -Organiser et assurer le classement de documents, manuel et/ou informatique, pour le partage et la conservation de l'information
• * Activités spécifiques :-Traduire des documents (anglais ou autre..).
  -Rediriger les correspondants internes ou externes vers le bon département (dont administrations ) sur des domaines technique, juridique, fiscal
  -Rechercher, regrouper les informations, établir des tableaux de bord et en effectuer le suivi.
  -Extraire des informations des bases de données, medias, supports et les mettre en forme
  -Présentations (Powerpoint)

Qualifications

• Vous êtes diplômé(e) d'une Licence en Sciences Sociales et Humaines, LEA, IAE ou Assistanat de Direction.
• Vous justifiez d'une première expérience réussie en Assistanat de Direction (5 ans minimum).
• Vous présentez un niveau d'anglais professionnel (B2/C1) - indispensable à la réussite de ce poste.
• Discrétion, Sens de l'accueil, Bon relationnel, Capacité d'organisation, Réactivité, Initiative pour résoudre des problèmes, résistance au stress.
• Votre affinité avec l'Afrique est un plus !