Assistant(e) de Direction (H/F)

ESAT TOULOUSE LAUTREC; Aulnay-sous-Bois; Sur place; EUR 23 000 - 30 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Complémentaire santé

Convention collective 66

Résumé du poste

ESAT TOULOUSE LAUTREC recherche un(e) Assistant(e) de Direction en CDI. Sous la supervision du Directeur, vous assurez l'élaboration et le suivi des documents, la rédaction des comptes rendus et le suivi administratif de l'E.S.A.T. et de la SAS Toulouse Lautrec, tout en gérant l'accueil et l'information du public.

Vous serez en charge des agendas, des réunions, du classement et archivage, du suivi des commandes et du reporting des indicateurs. Poste à pourvoir rapidement, contrat journée.

Qualifications

• Formation Bac+2 minimum (BTS ou équivalent).
• Excellente maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, CANVA).
• Très bonnes qualités rédactionnelles et orthographe irréprochable.
• Sens de l'organisation, autonomie, rigueur et discrétion.

Responsabilités

• Assurer l'accueil physique et téléphonique de l'établissement.
• Gérer les agendas, organiser les réunions et préparer les dossiers.
• Rédiger, mettre en forme et diffuser les courriers, comptes rendus et documents administratifs.
• Assurer le suivi des dossiers des personnes accompagnées et de la direction.
• Participer à la mise en œuvre et au suivi des procédures qualité et au pilotage administratif.

Connaissances

Organisation

Rigueur

Autonomie

Relationnel

Gestion du temps

Formation

BTS Support à l'Action Managériale

Assistant de Direction

Outils

Word

Excel

Outlook

PowerPoint

CANVA

Description du poste

L'ESAT et la SAS TOULOUSE Lautrec, La voix du devenir recrute un(e) Assistant(e) de Direction (H/F).Vos missions principales sont les suivantes :Sous la supervision du Directeur à qui il/elle rend compte régulièrement, il/elle assure l'élaboration, le suivi, la circulation et la gestion des documents, la rédaction des comptes rendus ou éléments d'informations qui lui sont confiés, en assistance du Directeur Du Pôle INSERTION et/ou du Directeur Adjoint du Pôle INSERTION.Dans une équipe pluriprofessionnelle, vous serez chargé(e) notamment de la gestion administrative de l'E.S.A.T. & de la S.A.S. TOULOUSE-LAUTREC, de la partie médico-sociale de ces 2 établissements (suivi et mise à jour administratives des dossiers des usagers), gestion de l'information et de l'accueil du public, de la communication dans et en dehors des établissements E.SA.T. & S.A.S. TOULOUSE-LAUTREC ...À ce titre, vous serez notamment chargé(e) de :- Assurer l'accueil physique et téléphonique de l'établissement.- Gérer les agendas, organiser les réunions et préparer les dossiers.- Rédiger, mettre en forme et diffuser les courriers, comptes rendus et différents documents administratifs.- Assurer l'affichage intérieur de l'établissement- Assurer le suivi administratif des dossiers des personnes accompagnées et de la direction.- Participer à la préparation et au suivi des instances (CVS, réunions de direction, etc.).- Organiser le classement et l'archivage des documents.- Assurer le suivi des commandes de fournitures et des relations avec les prestataires.- Contribuer au suivi de tableaux de bord, d'indicateurs et d'outils de pilotage.- Participer à la mise en œuvre de la démarche qualité et au suivi des procédures institutionnelles.- Garantir la confidentialité des informations traitées.Profil recherché :- Formation de niveau Bac +2 minimum (BTS Support à l'Action Managériale, Assistant de Direction, Gestion PME-PMI ou équivalent).- Excellente maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, CANVA.).- Maitrise de l'IA.- Très bonnes qualités rédactionnelles et orthographe irréprochable.- Sens de l'organisation, autonomie, rigueur et discrétion.- Capacité à gérer les priorités et à travailler en équipe.- Sens du service, écoute et qualités relationnelles.- Autonomie et savoir rendre compte- Sens de l'écoute, bienveillance et capacité à travailler en équipe- Le permis B est conseillé.Conditions salariales :Horaires de journée sans Week end.RTTSalaire convention 66 avec prime SégurLieu de travail : ESAT et SAS Toulouse Lautrec, 10 rue Nicolas Robert 93600 Aulnay-sous-Bois

Type de contrat CDI
Contrat travail Durée du travail 37H30/semaineTravail en journée
Conditions de travail En contact avec du public
Salaire

• Complémentaire santé
• Convention collective 66

Déplacements Déplacements: Ponctuels Zone départementale

Profil souhaité

Expérience

• 2 An(s) - Assistant de direction Cette expérience est indispensable
• Niveau Bac Cette formation est indispensable

Compétences

• Bureautique et outils collaboratifs Cette compétence est indispensable
• Créer, organiser ou coordonner un évènement Cette compétence est indispensable
• Planification des tâches et gestion des priorités Cette compétence est indispensable
• Préparer les dossiers pour les réunions de direction Cette compétence est indispensable
• Relayer de l'information Cette compétence est indispensable
• Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.) Cette compétence est indispensable
• Rédiger un compte rendu de réunion Cette compétence est indispensable
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité Cette compétence est indispensable
• Rédiger un écrit professionnel Cette compétence est indispensable
• Analyser les besoins en fournitures de bureau et gérer les approvisionnements
• Assurer la confidentialité des échanges et informations
• Classer des documents
• Collecter et analyser des données, des informations
• Gestion des urgences et des imprévus
• Gérer la communication interne et externe
• Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants
• Maintenir à jour les dossiers administratifs
• Modalités d'accueil
• Normes rédactionnelles
• Planifier et organiser des réunions
• Représenter et mettre en valeur l'image de l'entreprise
• Techniques de gestion administrative
• Tenir à jour des agendas personnels et partagés
• Utilisation de logiciels de présentation
• Utiliser une messagerie sécurisée
• Français Cette langue est indispensable

Savoir-être professionnels

• Faire preuve de réactivité
• Faire preuve de rigueur et de précision
• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié
• Secteur d'activité : Aide par le travail

L'Esat et la SAS Toulouse Lautrec font partie de l'association La voix du devenirL'ESAT a été fondé en 1980, et a une capacité de 117 places. Il accueille des travailleurs en situation de handicap, encadrés par une quinzaine de moniteurs formés et spécialisés dans différents métiers.La SAS a une capacité de 30 places : https://agestl-association.fr/la-voix-du-devenir-nos-etablissements/sas-toulouse-lautrec/