Assistant(e) de Direction (F/H) (H/F)

INSTITUT CATHOLIQUE DE LILLE; Lille; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une institution d'enseignement supérieur à Lille recherche un(e) Assistant(e) de Direction pour gérer l'agenda et l'accueil. Vous serez en charge de la logistique des réunions et de la gestion administrative en autonomie. Le candidat idéal doit avoir un Bac +2 et une bonne maîtrise du Pack Office. Le poste est en CDI, 35H par semaine, avec un salaire mensuel brut de 2400,00 à 2800,00 €.

Qualifications

• Baccalauréat +2 minimum ou expérience équivalente.
• Maîtrise des outils informatiques.
• Organisé, rigoureux et orienté service.

Responsabilités

• Accueillir et orienter des personnes.
• Gérer l'agenda des responsables.
• Assurer le lien avec les interlocuteurs.

Connaissances

Maîtrise du Pack Office

Savoir-faire relationnel

Organisation

Rigueur

Esprit d'initiative

Formation

Baccalauréat +2 dans le domaine du secrétariat/gestion/administration

Description du poste

Offre n° 199VFHH - Assistant(e) de Direction (F/H)

Actualisé le 31 octobre 2025 • Employeur handi-engagé

Responsabilités

• Accueil et interface avec l'extérieur : accueillir, renseigner et orienter des personnes (fournisseurs, visiteurs, personnels administratifs, enseignants, étudiants, entreprises partenaires, etc.).


• Réceptionner, traiter ou rediriger des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques vers les personnes concernées.


• Anticiper la qualité de la relation et favoriser un environnement propice à un accueil agréable et approprié (par exemple, confirmer un accès au parking avant la venue d'un invité, etc.).


• Prendre en charge les relations avec les services internes pour les échanges de documents et les demandes au quotidien.


• Veiller à la fluidité de l'information et à une collaboration efficace.


• Sécrétariat de direction / logistique :


• Gérer l'agenda du doyen, du secrétaire général et des responsables, prise de rendez-vous, plannings, réunions, etc.


• Organiser et préparer la logistique des réunions et certains évènements : ordre du jour, commandes de repas, réservations de salles, comptes-rendus et diffusion.


• Organiser et préparer la logistique des voyages et notes de frais : hébergement, transport, inscriptions, etc.


• Assister les doyens, le secrétaire général et les responsables dans leurs activités.


• Gestion administrative :


• Gérer des dossiers complets en autonomie, être proactif et force de proposition; assurer la préparation, le suivi et l'archivage de dossiers; documenter rendez-vous et réunions (transcription de supports, recherche documentaire, etc.).


• Assurer le lien avec les interlocuteurs et intervenants et le maintien d'un rendez-vous, d'une réunion ou rencontre; saisir et mettre à jour des données et fichiers; réaliser des travaux de secrétariat et diffusion de documents et informations.


• Accompagner les responsables dans les procédures de recrutement en lien avec le service RH et participer aux réunions des services supports et à l'inscription du laboratoire dans l'Université et à sa visibilité.


• Conformément à la politique diversité, être attentif aux candidatures des personnes en situation de handicap à compétences égales.

Profil

• Baccalauréat +2 minimum dans le domaine du secrariat/gestion/administration ou expérience équivalente.


• Maîtrise du Pack Office.


• Savoir-faire relationnel et communication, être organisé et rigoureux, disponible et orienté service.


• Esprit d'initiative, force de proposition et dynamique.

Type de contrat

CDI • 35H/semaine • Travail en journée

Salaire

Salaire brut mensuel de 2400,00 € à 2800,00 € sur 12 mois

Informations complémentaires

• Qualification : Agent de maîtrise


• Secteur d"activité : Enseignement supérieur