Assistant·e de direction et suivi de dossiers transversaux - F/H

Aix-Marseille Université; Aix-en-Provence; On-site; EUR 32,000 - 46,000; Full time

Benefits offered by this job

Télétravail (flexibilité selon cadre)

Semaine en 4 jours (ou 4,5 jours)

Congés jusqu’à 50 jours la première an

Prime mensuelle et annuelle

Accompagnement handicap

Transports publics pris en charge 75%

Forfait mobilité durable

Parking ou alternative mobilité

Accès loisirs/sport/culture

Job summary

Aix-Marseille Université recrute un(e) coordinateur(trice) For’Pro pour piloter et optimiser la gestion des activités du service, avec un suivi rigoureux des dossiers transversaux (conventionnements, partenariats, tarifications et certifications RNCP/Répertoire spécifique).

En étroite collaboration avec les pôles et les services centraux, vous assurez l’appui opérationnel à la démarche qualité, le suivi des indicateurs et la mise à jour de la documentation Qualiopi, tout en assurant une

Qualifications

• Coordination et pilotage des activités du service For’Pro.
• Rigueur dans le suivi des dossiers transversaux (conventionnements, partenariats, tarifications, certifications RNCP et Répertoire spécifique).
• Veille active sur les évolutions de la formation professionnelle et des exigences Qualiopi.

Responsibilities

• Piloter et faciliter la gestion des activités du service.
• Assurer le suivi rigoureux des échéances et des dossiers transversaux.
• Contribuer à l’appui opérationnel à la démarche qualité et à la traçabilité des informations.

Skills

Coordination

Gestion de projets

Rigueur administrative

Veille stratégique

Tools

Outils bureautiques

Tableaux de bord

Job description

Et si vous rejoigniez une structure en pleine mutation vers l’université de demain ?

Première université francophone avec 84 000 étudiants et 8 500 personnels, Aix Marseille Université (amU) délivre plus de 1 000 diplômes au sein de ses 17 facultés, écoles et instituts de formation. Ses 54 sites, implantés sur 4 départements et 10 villes, constituent un atout considérable pour le développement économique du territoire.

Université de recherche intensive, labélisée Initiative d’Excellence, amU abrite 123 structures de recherche, 13 écoles doctorales et 21 instituts d’établissement interdisciplinaires. Université socialement engagée, elle agit en faveur de la diversité, de l’inclusion et de la lutte contre la précarité. Dans un monde en constante évolution, elle s’investit pleinement dans sa mission : accompagner les réussites collectives et individuelles qui participent au progrès de la société.

Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles.
amUs’engage à promouvoir l'inclusion et l'égalité, en créant un environnement où chaque individu est valorisé et respecté.

Rejoignez-nous pour bâtir un avenir où la diversité est notre plus grande force.

Au cœur de l’organisation et de la coordination de For’Pro, ce poste joue un rôle clé dans l’accompagnement de la Direction. Il consiste à piloter et faciliter la gestion des activités du service, en assurant un suivi rigoureux des dossiers transversaux, notamment ceux liés aux conventionnements, partenariats, tarifications, certifications professionnelles (RNCP et Répertoire spécifique) et veille stratégique.

En étroite collaboration avec les pôles de For’Pro, les composantes, les services centraux et les partenaires, ce rôle implique une coordination active pour garantir la fluidité des échanges et la traçabilité des informations. Une partie essentielle des missions repose sur l’appui opérationnel à la démarche qualité, en contribuant au suivi des indicateurs, à la préparation des audits et à la mise à jour de la documentation liée à la certification Qualiopi.

Ce poste exige également une gestion administrative minutieuse : organisation des agendas, préparation des dossiers, rédaction de documents, et suivi des échéances. Il inclut aussi l’animation d’une veille active sur les évolutions de la formation professionnelle, afin d’anticiper les besoins et d’assurer la fiabilité des informations diffusées.

Interface privilégiée entre la Direction et les différents acteurs (responsables de pôles, équipes internes, partenaires institutionnels), ce rôle permet de structurer, harmoniser et simplifier les procédures, tout en assurant un lien fonctionnel efficace entre les différentes parties prenantes.

Placé sous l’autorité directe de la Direction de For’Pro, ce poste offre une vision globale des enjeux et une contribution directe à la performance de l’organisation, dans un environnement dynamique et collaboratif.

Le profil idéal allie une solide expertise des enjeux de la formation professionnelle à une maîtrise des mécanismes de conventionnement, de partenariat et des certifications (RNCP, Répertoire spécifique). Une compréhension fine des démarches qualité et du référentiel Qualiopi, ainsi que des spécificités de l’enseignement supérieur, sera un atout majeur pour s’intégrer rapidement dans cet environnement exigeant.

Organisé et méthodique, ce profil sait piloter des dossiers complexes, en assurant un suivi rigoureux des échéances et en priorisant les actions avec efficacité. Doté d’excellentes capacités rédactionnelles et analytiques, il est capable de produire des documents clairs et précis, tout en synthétisant et diffusant l’information de manière pertinente.

À l’aise avec les outils bureautiques et collaboratifs, ce profil sait également élaborer et exploiter des tableaux de bord pour faciliter le suivi et la prise de décision. Coordinateur naturel, il assure une communication fluide entre les différents interlocuteurs, internes comme externes, et contribue activement à l’amélioration des procédures et des circuits de gestion.

Autonome, réactif et adaptable, ce profil fait preuve d’initiative et de créativité pour proposer des solutions innovantes et optimiser les modalités de fonctionnement. Engagé dans une démarche de service public, il allie sens de la confidentialité, esprit d’équipe et transversalité, tout en plaçant la qualité de service au cœur de ses priorités.

Rejoindre AMU, c’est bénéficier d’un environnement de travail socialement engagé:

• Selon le cadre de la structure, une flexibilité dans l’organisation de la semaine de travail est possible: deux dispositifs ouverts dès 2 mois d’ancienneté en accord avec le manager: Le télétravail et la semaine en 4j ou 4,5j
• Un équilibre des temps de vie : bénéficiez jusqu'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an (varie selon l’organisation choisie et le temps de travail)
• Une prime mensuelleet annuelle dès 12 mois d’ancienneté pour les agents non titulaires et application du RIFSEEP pour les titulaires
• Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap
• La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% compatible avec un forfait mobilité durable
• La possibilité d’une place de parking ou d’un forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles sur les trajets domicile-travail
• Un accès à des prestations dans différents domaines: loisir, sport, culture et social