Assistant(e) de Direction - Direction générale F/H

AP-HP; Paris; On-site; EUR 42,000 - 54,000; Full time

Benefits offered by this job

Remboursement à 75% du titre de tranps

Plateforme Hoptisoins : tarifs préfér.

Espace de détente Bulle

Job summary

AP-HP recherche un Assistant(e) de Direction pour la Direction générale F/H, basé à Necker, Paris. Postes permanents, CDI, avec gestion des agendas, accueil et secrétariat. Expérience minimale de 2 ans exigée et maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs.

Rémunération selon diplôme et expérience, avantages AP-HP et soutien à la continuité du service. Poste au sein du Groupe Hospitalo-Universitaire AP-HP.Centre-Université Paris Cité.

Qualifications

• Expérience en assistanat de direction souhaitée (min. 2 ans)
• Maîtrise des outils bureautiques et de gestion d’agendas
• Discrétion et sens de l’organisation
• Connaissance de l’institution serait un plus

Responsibilities

• Gestion des agendas et rendez-vous du Directeur Général Adjoint et de la Secrétaire Générale
• Accueil et gestion du courrier et des messages
• Rédaction/formatage de documents et archivage électronique
• Support logistique et organisation d’événements institutionnels

Skills

Outlook et Teams

Sens des priorités

Confidentialité

Tools

Outlook

Microsoft Teams

Job description

Identifiant (email, de type [e-mail])

Mots clés (ex : infirmier en soins généraux)

Assistant(e) de Direction - Direction générale F/H

Description du poste

Métier

Autres fonctions administratives - Assistanat secrétariat - secrétariat

Intitulé du poste

Assistant(e) de Direction - Direction générale F/H

Type de contrat

Titulaire ou CDI

Rémunération

Selon diplôme et expérience

Télétravail

Présentation du service

Le Groupe Hospitalo-Universitaire AP-HP.Centre-Université Paris Cité regroupe les hôpitaux Broca-La Collégiale, Cochin-Port-Royal, Corentin-Celton, Hôtel-Dieu, Georges-Pompidou, Necker-Enfants malades, Vaugirard-Gabriel-Pallez et couvre le centre ouest de Paris.
Ses hôpitaux universitaires offrent à tous les âges de la vie, une prise en charge adaptée à toutes les pathologies, des plus simples aux plus complexes.

Il s’est organisé autour de 17 Départements Médico-Universitaires multi sites. Il abrite 101 centres de référence ou de compétence sur les maladies rares. Il est le siège du Samu de Paris.
Ses 18 000 professionnels prennent en charge plus de 1 800 000 patients par an.

Son budget annuel d’exploitation s’élève à plus de 1,9 milliard €.
Rattachées à l’Université de Paris Cité, ses équipes ont développé une approche médicale de haut niveau grâce à la forte synergie entre les unités cliniques, les plateaux techniques de pointe et les unités de recherche qui font du groupe hospitalo-universitaire un acteur majeur de la recherche clinique et fondamentale avec près de 2 200 projets en cours. Sa dimension universitaire se traduit aussi par l’accueil de plus de 1500 internes et étudiants hospitaliers et 3500 étudiants paramédicaux chaque année.

La Direction du GHU située à l'hôpital Necker s'appuie sur un cabinet composé d'une directrice, d'une responsable des projets transversaux et santé publique et de deux assistants de direction (dont le poste à pourvoir).

Missions générales

• En lien avec l'assistant du Directeur général, l’assistant(e) de direction assure le secrétariat du secrétariat du Directeur général Adjoint et de la Secrétaire Générale.
• Il/elle travaille en interface avec les Directions de site et les Direction fonctionnelles du GHU ainsi qu’avec la Présidente de la CMEL, le secrétariat de la Doyenne et les exécutifs de DMU.

Missions permanentes

• Gestion des agendas / prise de rendez-vous / programmation de réunion ;
• Accueil physique et téléphonique ;
• Gestion et suivi du courrier et des messageries (enregistrement, traitement, dispatching en fonction des sujets)
• Relecture et mise en forme de courrier ;
• Gestion documentaire et archivage électronique ;
• Suivi des congés du Directeur Général Adjoint et de la Secrétaire Générale ;
• Logistique restauration ;
• Contribution à la continuité de service au sein de l’équipe d’assitanat (polyvalence et entraide).

Missions en collaboration avec l’assistant du Directeur Général du GHU. Centre

• Gestion administrative des commandes (fournitures, prestations, gerbes commémoratives)
• Appui logistique à l’organisation d’évènements institutionnels, notamment les séminaires
• Suivi du tableau des congés de l’ensemble du Codir Elargi
• Participation au Codir Elargi

Poste basé à Necker - Enfants malades

Profil recherché

Avec une expérience professionnelle de minimum 2 ans sur un poste similaire d'assistant(e) de direction, vous disposez :

• Parfaite maitrise des outils bureautiques classiques et des agendas (Outlook) et outils collaboratifs (team's)
• Sens des priorités, de l'organisation, rigueur
• Disponibilité
• Confidentialité
• Connaissance de l'institution serait un plus

Horaires de travail

Les avantages de l'AP-HP

Schéma Horaire

Temps de travail

Vos avantages à l'AP-HP

• Self, politique sociale attractive (tarifs avantageux sur les loisirs, vacances…)
• Remboursement à 75% du titre de transport
• Plateforme « Hoptisoins »: tarifs préférentiels chez nos partenaires (vie quotidienne, courses…)
• Espace de détente dédié au personnel « Bulle » : activités sportives et culturelles gratuites variées (yoga, pilates, boxe…), salle de repos en libre accès…

Localisation du poste

Localisation du poste

France, Ile-de-France, Paris (75)

Ville

Hôpital Necker-Enfants malades - Paris 15 (GHU Centre)

Service d'affectation

Direction générale du GHU

Informations générales

Entité de rattachement du publieur

Situé à Paris (15è arrondissement), l'hôpital Necker est le premier hôpital pédiatrique au monde. Il propose l'ensemble des spécialités médicales et chirurgicales pédiatriques. Doté d'une maternité de type 3, Necker possède également un service adulte spécialisé (néphrologie, transplantation rénales, hématologie, maladies infectieuses). Le site comprend, par ailleurs, 52 centres de référence maladies rares, 45 centres de compétences et 5 filières de santé maladies rares.

Entité de rattachement du publieur

Situé à Paris (15è arrondissement), l'hôpital Necker est le premier hôpital pédiatrique au monde. Il propose l'ensemble des spécialités médicales et chirurgicales pédiatriques. Doté d'une maternité de type 3, Necker possède également un service adulte spécialisé (néphrologie, transplantation rénales, hématologie, maladies infectieuses). Le site comprend, par ailleurs, 52 centres de référence maladies rares, 45 centres de compétences et 5 filières de santé maladies rares.