ASSISTANT(E) DE DIRECTION DELEGATION DEPARTEMENTALE DE L'OISE

ARS HAUTS-DE-FRANCE; Beauvais; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une agence régionale de santé recherche un(e) assistant(e) de direction pour soutenir le Directeur dans diverses missions. Les responsabilités incluent la gestion de l'agenda, l'organisation de réunions, et le partage d'informations entre les différentes directions. Une expérience préalable en assistanat est demandée, ainsi qu'un BTS Assistanat de direction de préférence. Le poste est situé à Beauvais, Hauts-de-France.

Qualifications

• Expérience d'assistant(e) de direction requise.
• Capacité à gérer des informations confidentielles.
• Compétences en logistique et en coordination d'événements.

Responsabilités

• Assister le Directeur dans ses missions et gérer l'agenda.
• Organiser des réunions et assurer le suivi des dossiers.
• Diffuser l'information entre les directions.

Connaissances

Organisation

Communication

Gestion de l’agenda

Formation

BTS Assistanat de direction

Description du poste

Description du poste

MISSION 1

Assister le Directeur de la délégation départementale et assurer le partage et la diffusion de l'information en interne.

L’assistant(e) assure l’accueil au sein de la DD, et la gestion de l’agenda du Directeur de la délégation départementale : accueil téléphonique et physique, prise de rendez‑vous, organisation et préparation de réunions, préparation des dossiers de fonds, préparation des visites et déplacements…

Il suit les dossiers sensibles, assure le lien avec le Cabinet du DG et fait l’interface avec les responsables de pôles de proximité des Directions « métiers » de la DD.

Il assure un contact de premier niveau avec les interlocuteurs de la DD ou leurs collaborateurs.

Il gère la boîte mail « DT60 », assure une première lecture et hiérarchise l’information, organise et coordonne les réponses, manipule des données confidentielles.

Il assure l’assistance du Directeur de la délégation départementale (gestion des congés, états de frais).

Il veille au bon déroulement des cérémonies officielles, notamment au respect du protocole, en lien avec la Direction des affaires générales.

En tant que besoin, il apporte son concours à l’organisation des déplacements et visites dans le département du Directeur Général.

Il contribue avec l’adjointe du Directeur de la DD aux fonctions de veille et d’alerte sur les sujets d’actualité d’ordre politique, général ou intéressant plusieurs domaines de compétence de l'ARS du département.

Il assure le partage d'information entre les Directions départementales et contribue, par la tenue à jour d'outils partagés, à la bonne circulation de l'information au sein de la Direction générale et avec les Directions « métiers ».

MISSION 2

L’assistant(e) du Directeur de la délégation départementale assure le recueil de 1ᵉʳ niveau des demandes et observations.

Il diffuse le courrier qui arrive à la DD aux différents services concernés. Il est l’interlocuteur de 1ᵉʳ niveau de la Direction du pilotage interne.

Il apporte son soutien logistique pour la diffusion d’information (affichage RH et communication interne…), est polyvalent (en tant que besoin) sur les missions de ressources logistiques de la DD (courrier, fournitures…).

MISSION 3

Assister le Directeur de la DD et son adjointe dans leur mission de coordination de l'animation territoriale et de l'action des directions « métiers » de l’Agence sur des sujets transversaux.

Dans le cadre du suivi de la mise en œuvre territorialisée du Programme Régional de Santé (PRS), il assure la tenue à jour des tableaux de bord ou outils de suivi des contrats territoriaux ou locaux de santé, des volets santé des contrats de ville notamment (actualisation, relance, respect des échéances…).

Dans l'optique de meilleure coordination territoriale, l’assistant(e) du Directeur organise les réunions transversales périodiques avec les Directions « métiers » (convocation, compte rendu, suivi des sujets…).

MISSION 4

Contribuer au bon fonctionnement de la démocratie sanitaire au niveau local.

L’assistant(e) du Directeur assure le secrétariat du Conseil Territorial de Santé (convocation, recueil des contributions, respect des échéances, réalisation et diffusion des comptes rendus de bureau et des réunions plénières…).

Il tient à jour les décisions de composition des instances de démocratie sanitaire locale.

Profil recherché

Vos compétences

Assistante de direction avec expérience

Votre formation

BTS Assistanat de direction souhaité

Partenaires internes

• la Direction générale
• La Direction des Affaires Générales
• Les directions « métiers » : Directions de la sécurité sanitaire et environnementale, de la promotion de la santé et de la prévention, de l'offre de soins, de l'offre médico-sociale, et Direction de la stratégie et des territoires

Partenaires externes

• Les services du Préfet, Sous-préfets, services déconcentrés
• Les élus
• Les établissements publics de coopération intercommunale
• Les différents acteurs : établissements et services, associations, opérateurs…
• Le conseil départemental et ses services

Poste soumis à la Déclaration Publique d'Intérêt : OUI / NON