Assistant·e de direction de DGA F/H (Nouvelle fenêtre)

Communauté d'Agglomération de Blois; Blois; Sur place; EUR 28 000 - 34 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Télétravail possible selon la charte

Accès au restaurant administratif

Mutuelle et temps plein

Résumé du poste

La Communauté d’Agglomération de Blois recrute un/une Assistant·e de direction de DGA F/H pour assurer le secrétariat et organiser les réunions de la Direction Générale des Services. Vous serez en lien avec le Pôle Qualité de Vie des Habitants et les services partenaires, en vue de l’amélioration continue des activités.

Vous maîtriserez le pack Office et les outils métiers (Maarch, Outlook, ZendTo, etc.) et contribuerez au classement et à l’archivage des documents.

Qualifications

• Bac+2 ou BTS assistant·e de direction, expérience exigée.
• Maîtrise des outils bureautiques et secrétariat.
• Bonne connaissance des administrations et des services.

Responsabilités

• Assurer le secrétariat de la DGA et préparer les réunions.
• Gérer l’accueil physique et téléphonique et rediriger les demandes.
• Réaliser les travaux de mise en forme et l’archivage des documents.
• Rédiger les comptes-rendus et suivre les procédures internes.

Formation

Bac+2 ou BTS assistant·e de direction

Outils

Maarch

Outlook

ZendTo

Octopus

Xmind

Canva

Adobe Acrobat

Description du poste

Offres d’emploi de la Ville de Blois, de la Communauté d’agglomération de Blois et du CIAS du Blaisois

Assistant·e de direction de DGA F/H

Direction Générale des Services de la Ville de Blois Institution La Ville de Blois Type de recrutement Statutaire ou CDD

En tant qu'assistant·e de Direction de DGA, vos principales missions sont les suivantes :

Assistanat de direction :
- Assurer le secrétariat de la DGA "Qualité de Vie des Habitants"
- Préparer les réunions et rendez-vous de la DGA
- Assister à certaines réunions et établir les relevés
- Gérer l’accueil physique et téléphonique de la DGA
- Renseigner et relayer si nécessaire vers l’interlocuteur compétent
- Assurer la communication montante et descendante entre la direction et les différentes directions et services du Pôle QVH (8 directions Ville et Agglo + 1 cellule administration générale)
- Être le relai administratif avec les Cabinets Ville et Agglo, les DGS et les autres Pôles des 3 collectivités, le secrétariat des Élus et la DRH
- Aider et préparer à la mise en œuvre de projets
- Réaliser des travaux de mise en forme bureautique (courriers, mails, notes, présentations, etc.)
- Assurer le classement et l’archivage de la Direction (physique et dématérialisé)

Rôle de référent·e administrative du Pôle :
- Planifier, assister aux réunions de directions mensuelles du Pôle et en rédiger les comptes-rendus
- Assister l’organisation et l’instruction des commissions municipales Qualité de Vie des Habitants et communautaires Culture, Loisirs, Sports, en lien avec le·la chargé·e d’administration du Pôle
- Organiser et suivre le travail sur les entretiens annuels d’évaluations professionnelles au niveau du Pôle et établir le tableau des avancements de grade et promotions internes pour le Pôle
- Être garant·e des délais dans la production et l’envoi des documents pour les instances (CODIR, BMA, Majorité, instances RH...)
- Être référent·e des logiciels métiers pour la DGA : logiciel de courrier Maarch et assurer le suivi des courriers dématérialisés ; outil de visioconférence (habilitation à l’ouverture des salles visio)
- Assurer le suivi du courrier interne (parapheurs, documents à la signature du DGA, etc.)

Gestion de projets :
- Animer le réseau des assistant·es du Pôle Qualité de Vie des Habitants
- Contribuer et coordonner l’organisation des séminaires annuels des cadres du Pôle Qualité de Vie des Habitants
- Contribuer à des groupes de travail

Pack Office - Maarch (logiciel courrier) - Outlook – ZendTo (plateforme interne) - Octopus (intranet) – Xmind (cartes mentales) - Pos-actes (logiciel délibérations) - Canva (logiciel de présentations) - Adobe acrobat XI Pro ou équivalent
Bonne connaissance du fonctionnement des collectivités et des services

Savoir-faire

Maîtrise de l’expression orale et écrite
Qualités rédactionnelles
Maîtrise des techniques de secrétariat et des outils informatiques
Force de proposition
Bonne connaissance de l’organisation et de la gestion du temps
Capacité à gérer des dossiers en toute autonomie

Savoir-être

Capacité d’écoute et d'adaptation
Rigueur, méthode, organisation, autonomie
Savoir rendre compte à sa hiérarchie
Sens du travail en équipe et des relations humaines
Discrétion, confidentialité
Diplomatie

Formation / Expérience

Bac+2 ou BTS assistant·e de direction - Expérience exigée sur un poste similaire

Conditions de travail

Temps complet - 37 h 30 par semaine - 15 jours RTT

Conditions de recrutement

Cadres d'emplois des rédacteurs territoriaux (B)
Par voie de mutation, détachement, liste d'aptitude ou en contrat d'un an

Avantages Ville de Blois

• Prime annuelle d'un montant de 1545 euros brut
• Télétravail possible selon les règles de la charte appliquée par la collectivité
• Différents cycles de travail possibles selon les directions (semaine de travail de 4 ou 4,5 jours, alternance 4/5 jours)
• Participation mutuelle : 15 euros
• Participation prévoyance (contrat collectif) : 15 euros
• Forfait mobilités durables sous condition d'éligibilité
• Comité des Œuvres Sociales et des Activités de Loisirs
• Possibilité d'accès au restaurant administratif de Blois

Bassin de vie de près de 110 000 habitants, Agglopolys, la Communauté d’agglomération de Blois, regroupe 43 communes, urbaines et rurales. Blois, ville préfecture, se positionne avec 48 000 habitants, comme métropole d’équilibre entre Tours et Orléans. Dotée d’un environnement naturel et architectural exceptionnel le long de la Loire, Blois est classée au Patrimoine mondial de l’UNESCO, au titre de «Paysage culturel». Ville à taille humaine, Blois cultive douceur et qualité de vie, dynamisme économique et universitaire, richesse de la vie associative, culturelle et sportive.
La Ville de Blois, Agglopolys et le Centre Intercommunal d’Action Sociale du Blaisois représentent un modèle de mutualisation des servicesefficient, avec 1700 talents et une centaine de métiers complémentaires. Avec une démarche éco-responsable, des événements conviviaux,et bien d’autres avantages liés à une politique managériale basée sur la Qualité de Vie au Travail, nos collectivités offrent un environnementde travail aux valeurs inclusives et collaboratives