Assistant(e) de Direction - 100% - Jour - Direction Patrimoine, Travaux, Sécurité

CENTRE HOSPITALIER GUILLAUME REGNIER; Rennes; Hybride; EUR 25 000 - 30 000; Plein temps

Résumé du poste

Un hôpital régional recherche un(e) secrétaire pour la Direction du Patrimoine, des Travaux et de la Sécurité. Les responsabilités incluent l'accueil, la gestion des rendez-vous, la planification de réunions, et la rédaction de documents. Un Bac Pro est requis, avec une expérience en secrétariat appréciée. Le poste est à 100 % avec des horaires de semaine et possibilité de télétravail un jour par semaine.

Qualifications

• Niveau minimum souhaité : Bac Pro ou Général.
• Expérience en secrétariat de direction appréciée.
• Maîtrise des outils bureautiques : tableur, traitement de texte, messagerie et agenda électronique.

Responsabilités

• Accueil physique et téléphonique, prendre et transmettre les messages.
• Programmer les rendez-vous dans l’agenda du/de la Directeur/trice Adjoint/e.
• Planification des réunions, réservation des salles.
• Rédaction de courriers, notes, supports de présentation, comptes-rendus.
• Gestion de tableaux de suivi.
• Relations entreprises et services de l’établissement.

Connaissances

Maîtrise des outils bureautiques

Expérience en secrétariat de direction

Formation

Bac Pro ou Général

Description du poste

À propos de nous

Exercer au CH Guillaume Régnier, c'est rejoindre une équipe de plus de 2700 professionnels composée de professionnels paramédicaux, de médecins, de professionnels administratifs, techniques et logistiques. Aujourd'hui, le CHGR assure des missions de prévention, de diagnostic, de soins, de réadaptation, de réinsertion sociale, de recherche et d'enseignement. C'est 862 places sanitaires et médico-sociales et 734 lits d'hospitalisation complète, plus de 29000 usagers accompagnés et pris en charge sur le territoire Haute Bretagne. Il occupe une place spécifique dans l'offre territoriale de soins, avec une offre de recours importante et une valence hospitalo-universitaire forte. Le CHGR, en cohérence avec la politique de l'Agence Régionale de Santé (ARS), est au cœur des démarches partenariales sur son territoire avec les acteurs sanitaires, sociaux et médico-sociaux afin de prévenir et de limiter les ruptures de parcours des usagers. Le développement des alternatives à l'hospitalisation temps plein est inscrit dans ses orientations stratégiques et est un axe majeur.

Mission

Secrétariat de la Direction du Patrimoine, des Travaux et de la Sécurité (DPTS)

• Accueil physique et téléphonique, prendre et transmettre les messages,
• Programmer les rendez-vous dans l’agenda du/de la Directeur/trice Adjoint/e,
• Planification des réunions, réservation des salles,
• Rédaction de courriers, notes, supports de présentation, comptes-rendus,
• Réceptionner, trier et répartir le courrier arrivé de la DPTS et des Services Techniques suivant les règles internes du service,
• Présenter à la signature et envoyer le courrier départ,
• Gestion de tableaux de suivi (type chrono « départs », chrono « arrivés »)
• Réceptionner et diffuser des messages reçus dans la messagerie du service : le volet courrier est dévolu essentiellement à l’agent chargé du secrétariat. Cependant, en cas de besoin, les courriers simples et/ou rattachés aux tâches d’exécution des marchés doivent être réalisés par tout agent du service administratif de la DPTS,
• Suivi administratif des congés des adjoints de la DPTS,
• Relations entreprises et services de l’établissement,
• Traiter les dossiers d’inventaire des bâtiments et des installations,
• Rédiger / mettre à jour les procédures.
• Classer, archiver, épurer, suivre les dossiers de travaux réalisés

Profil

EXIGENCES DU POSTE

Niveau minimum souhaité : Bac Pro ou Général

Expérience en secrétariat de direction appréciée

Maîtrise des outils bureautiques : tableur, traitement de texte, messagerie et agenda électronique.

CARACTERISTIQUES D’EXERCICE DU POSTE

Poste à 100 %

Horaires : 5 jours du lundi au vendredi, de 8h45 à 16h45

Télétravail possible 1 jour par semaine

Référence de l'offre : i41whihjbt