Assistant(e) de direction

Urogec Idf; Sceaux; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Urogec Idf recherche un(e) assistant(e) de direction en CDD à Sceaux pour gérer des tâches administratives variées. Ce poste nécessite une expérience de 3 à 5 ans, une maîtrise des outils bureautiques et de l'outil Charlemagne. Vous serez en charge de l'agenda du chef d'établissement, de la gestion des dossiers administratifs des enseignants, ainsi que des demandes de bourses. La rémunération est calculée selon la grille de la Convention Collective de l’Enseignement Privé.

Qualifications

• Expérience professionnelle de 3 à 5 ans.
• Autonomie et efficacité immédiate sur le poste.
• Maîtrise de Charlemagne administratif.

Responsabilités

• Gestion complète des dossiers administratifs des enseignants.
• Gérer l'agenda et le planning du chef d'établissement.
• Gérer les demandes de bourses collège.
• Assurer le suivi des mails reçus sur les boîtes académiques.

Connaissances

Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel)

Capacité à anticiper et organiser le travail

Rigueur et qualité du travail

Discrétion et respect des délais

Outils

Charlemagne

Description du poste

Le groupe scolaire Sainte Jeanne D'arc (Sceaux) recherche un/une assistant(e) de direction en CDD - Temps plein dans le cadre d'un remplacement de début juin 2026 à mi-juillet 2026 puis de fin aout 2026 à mi-janvier 2027.

Gestion administrative des enseignants du second degré

• Assure la gestion complète des dossiers administratifs des enseignants du second degré
  
  • Préparation des dossiers de rentrée, suivi des absences quotidiennes et déclarations au Rectorat.
  • Gestion des formations, du mouvement, des demandes de temps partiel et de suppléance.
  • Mise à jour, classement et archivage des dossiers enseignants
• Assure l’affichage des informations à destination des enseignants en salle des personnels
• Gère les relations administratives avec les instances académiques, la direction diocésaine et les prestataires externes
• Apporte des réponses de premier niveau aux enseignants concernant leur situation administrative.
• Assure le suivi informatique des bases ANGE RH et ANGE 2D, en lien avec le chef d’établissement coordinateur.
• Gère la base administrative Charlemagne
• Met à jour des éléments de paie des professeurs dans STS Web
• Travail avec le Chef d’établissement sur le TRM (Tableau de répartition de moyens)

Secrétariat de direction

• Gère l’agenda et le planning du chef d’établissement coordinateur
• Apporte des réponses de premier niveau aux interlocuteurs de la direction, filtre les sollicitations, oriente les demandes et facilite l’accès au chef d’établissement.
• Assure le suivi des mails reçus sur les boîtes académiques en accord avec le chef d’établissement coordinateur
• Accueille ponctuellement les visiteurs et les appels téléphoniques
• Gestion de la mise en oeuvre du Brevet des collèges
• Gestion des affectations des élèves au lycée (AFFELNET)

Secrétariat des élèves du second degré

• Gère les demandes de bourses collège (réception, traitement, transmission).
• Paramètre la base administrative Charlemagne et l’outil École Directe pour les préinscriptions (ouverture et fermeture des campagnes)
• Réceptionne, classe et suit les dossiers de préinscription et d’inscription
  
  • Gestion des rendez-vous d’inscription du chef d’établissement
  • Suivi des tableaux de préinscription (acceptations, refus, listes d’attente, désistements).
• Traite les confirmations d’inscription, transmet les accès École Directe aux familles, transfère et met à jour les données dans Charlemagne.
• Réalise les remontées académiques tout au long de l’année, le suivi des effectifs.

Compétences requises pour le poste

• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel).
• Capacité à anticiper et organiser le travail.
• Volonté de réaliser un travail rigoureux et de qualité.

Capacité à comprendre et à prendre en compte les contraintes et les réalités des autres services.

Attitudes professionnelles attendues

• Discrétion, respect des délais, sens de la confidentialité.
• Capacité à rendre compte et à communiquer avec les différents services.
• Respect des consignes dans une vision globale du fonctionnement de l’établissement.

Adaptabilité aux besoins de l’établissement.

Expérience souhaitée

• Expérience professionnelle de 3 à 5 ans.
• Maîtrise de Charlemagne administratif.
• Autonomie et efficacité immédiate sur le poste, avec compétences déjà acquises.

Rémunération : Calculée selon la grille de la Convention Collective de l’Enseignement Privé.