ASSISTANT(e) de DIRECTION

Hôpitaux Paris Est Val De Marne; Saint-Maurice; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Un hôpital public en Île-de-France recherche un(e) secrétaire de direction pour assurer le secrétariat et la gestion administrative. Le candidat idéal doit avoir une formation en secrétariat, ainsi qu'une expérience professionnelle d'au moins 24 à 36 mois. Les compétences en outils informatiques et techniques de secrétariat sont essentielles. Ce poste requiert de l'autonomie, un sens de l'organisation et des qualités relationnelles.

Qualifications

• Expérience professionnelle similaire d’au moins 24 à 36 mois.
• Compétences en gestion des fichiers et bureautique requises.

Responsabilités

• Assurer le secrétariat de la Direction des Achats, de l’Hôtellerie et de la Logistique.
• Rédiger et mettre en forme des documents, notes et rapports.
• Organiser des réunions, visites et conférences.
• Gérer les appels téléphoniques et messages électroniques.

Connaissances

Maîtrise des outils informatiques

Techniques de secrétariat

Qualités rédactionnelles

Qualité relationnelles

Sens de l'organisation

Capacité d'adaptation

Capacité d'autonomie

Travail en équipe

Formation

Formation en secrétariat et gestion administrative

BTS assistante de direction

Description du poste

Missions générales

Assurer le secrétariat de la Direction des Achats, de l’Hôtellerie et de la Logistique, et des Régies.

Activités précises

• Accueil physique
• Réception et traitement du courrier de la direction
• Réception et traitement des appels téléphoniques et des messages électroniques
• Réservation des salles de réunion
• Création et diffusion de documents, de dossiers
• Organisation de réunions, visites, conférences, événements, missions
• Rédaction et mise en forme de notes, documents, rapports, notes de synthèse
• Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)
• Prise de rendez-vous / gestion des agendas
• Commandes mensuelles de fournitures de bureau pour la direction

Connaissances requises

• Maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, etc.) et bureautique (gestion des fichiers)
• Techniques de secrétariat (classement, archivage)
• Usage des outils de communication (messagerie électronique)
• Techniques d’accueil
• Qualités rédactionnelles (maîtrise de l’orthographe, syntaxe)

Compétences et qualités requises

• Qualité relationnelles : sens de l’écoute, diplomatie, courtoisie
• Sens de l’organisation : capacité à dégager les priorités, esprit de synthèse, rigueur professionnelle
• Capacité d’adaptation : réactivité, capacité à gérer les situations d’urgence, résistance au stress
• Capacité d’autonomie : sens de l’initiative, anticipation
• Respect de la confidentialité : secret professionnel, discrétion
• Travail en équipe
• Esprit d’équipe, polyvalence
• Ponctualité, disponibilité

Profil recherché

• Formation en secrétariat et gestion administrative
• BTS assistante de direction
• Expérience professionnelle similaire d’au moins 24 à 36 mois

Spécificités du poste et conditions de travail

Emploi de catégorie B ou C de la filière administrative.

Horaires de travail à définir du lundi au vendredi.

Travail prolongé sur écran.