Assistant(e) de Cabinet Polyvalent – Secrétariat

Fox Audit; Paris; Hybrid; EUR 25,000 - 35,000; Full time

Job summary

FOX AUDIT, situé à Paris, recherche un(e) secrétaire pour prendre en charge l’accueil, le secrétariat et la gestion administrative du cabinet. Ce poste exige de solides compétences en organisation et un excellent relationnel, tout en assurant le suivi des dossiers administratifs et comptables.

Les candidats doivent être discrets et avoir de bonnes connaissances en comptabilité ainsi qu'en logiciels bureautiques. Ce rôle offre une opportunité d'évoluer dans un environnement dynamique orienté vers l’excellence.

Qualifications

• Connaissance des techniques de dématérialisation.
• Compétences en gestion administrative et comptable.
• Capacité à travailler en équipe et à prendre des initiatives.

Responsibilities

• Accueillir et orienter les clients et visiteurs.
• Gérer la correspondance et organiser les agendas.
• Assurer la gestion administrative et comptable du cabinet.

Skills

Aisance relationnelle

Connaissances en comptabilité

Discrétion

Organisation

Connaissance des outils bureautiques

Tools

Logiciels de bureautique

Internet

Job description

FOX est un cabinet d’audit et d’expertise-comptable créé from scratch en 2012.

Nous comptons 40 collaborateurs sur Paris, Nice et Nantes. Ils sont soudés autour de valeurs de solidarité et bienveillance et ont chacun à cœur de viser l’excellence par l’amélioration continue et l’entraide. Notre pluridisciplinarité offre à nos collaborateurs un parcours professionnel riche et passionnant, assurant un apprentissage rapide.

Nos 600 clients sont des PME et TPE dans des domaines très variés : startup, digital, cryptomonnaies, immobilier, filiales de groupes étrangers, commerces et e-commerces, luxe, food.

• Réseau de partenaires, avocats et confrères
• Maitrise des techniques d’évaluation
• Compréhension des business model innovants
• Forte organisation et méthodologie
• Engagement important pour les clients

Le poste

Le secrétaire prend en charge l’accueil, le secrétariat et participe à la gestion administrative et comptable du cabinet.

Accueil physique et téléphonique

• Accueille et oriente les clients, les prospects, les visiteurs
• Reçoit et transmet les appels et/ou messages téléphoniques ou email

Secrétariat

• Collecte, trie et répartit le courrier
• Prend les rendez-vous, tient les agendas et plannings des collaborateurs, réserve les salles
• Organise les réunions, séminaires, et les déplacements
• Saisie, met en forme, édite et envoie les documents, rapports, courriers, contrats,…, aux clients ou aux organismes (bilans, rapports, lettres de missions, liasse fiscale…)
• Aisance relationnelle démarches de dématérialisation)
• Disponibilité
• Outils de communication (standard, téléphone, fax, Internet, …)

Outils et logiciels informatiques bureautiques et spécifiques, Internet

• Discrétion
• Connaissance des acteurs internes et externes
• Notions en comptabilité, fiscalité, juridique,
• Prépare et suit l’organisation des dossiers techniques sur le plan administratif
• Classe et archive les dossiers clients (échéances légales, …)

Gestion administrative et comptable du cabinet

• Commande les fournitures du service, matériels de bureau, gère les stocks et réalise les inventaires, sous concontrôle dun responsableôed’
• Assure les relations avec les prestataires externes (réparateurs, fournisseurs, …) : contacte les réparateurs, prépare et transmet les factures, …
• Contribue à la facturation client : relève, contrôle et calcule les temps par projet, édite et envoie les factures aux clients après validation par l’expert-comptable et / ou commissaire aux comptes
• Organise et prend en charge les opérations de relance téléphonique (clients)
• Connaissance de l’organisation des dossiers techniques
• Effectue les remises de chèque à la banque
• Suit le traitements des déclarations démartérialiées
• Suit les abonnements aux revues professionnelles

Gestion administrative du personnel du cabinet

• Participe aux recrutements : trie les CV, envoie les convocations, suit les candidaturessu es cand da u es
• Oriente les collaborateurs lors de leur intégration : diffusion des procédures du cabinet, …
• Gère les plannings de formations, suit les congés et ARTT, participe à la préparation des entretiens d’évaluation,…
• Stabilité des effectifs

Évolution de l’activité vers :

• Une forte diminution des tâches administratives et des tâches à moindre valeur ajoutée
• Une tendance au transfert vers les collaborateurs de tâches bureautiques – Un développement de l’activité d’accueil

Évolutions clés du métier vers :

• Une plus grande polyvalence attendue, notamment en tant qu’aide aux collaborateurs comptables
• Un développement des compétences liées à la relation

Stratégies de développement du cabinet

• Identifie les actions de communication interne et externe pour faire connaître l’offre de service

Conçoit les stratégies de développement commercial et de communication : élabore les offres de services selon Formations initiales les besoins et les typologies de clients concernés, définit les moyens de communication (site Internet, DCG (Diplôme de Comptabilité et de Gestion) ou équivalence Bac +3 en comptabilité, Gestion / forums,…), définit les honoraires et les tarifs

• s’assure de leur satisfaction, détecte les opportunités, se documente sur les problématiques des métiers/secteurs dactivité des clients’ , participe et/ou initie lorganisation dévènements locaux’o gansa ond’

Développement commercial :

• Participe à la réponse aux appels d’offre et accompagne l’associé dans la vente de nouvelles missions
• Participe à l’organisation d’évènements commerciaux, valorise l’offre de service du cabinet auprès de clients potentiels

Défifi itinition t tet structuration du projett

• Élabore une proposition d’intervention en réponse au cahier des charges et conformément à la lettre de mission
• Définit une méthodologie de travail appropriée aux enjeux, aux attentes et à l’organisation du système client

Pilotage du projet

• Élabore le planning du projet, décide des actions à mettre en œuvre et en assure leur suivi
• Identifie les risques stratégiques et opérationnels pouvant compromettre l’atteinte des objectifs, alerte son client et l’associé, propose des modifications de moyens pour y remédier
• Apporte un soutien technique à son équipe et prend à sa charge la résolution des points complexes
• Organise les comités de pilotage, explique le déroulement du projet à l’équipe projet

Compétences transverses Compétences techniques

• Sens du contact
• Connaissances en finances, comptabilité,
• Écoute et rigueur gestion, audit, consolidation, valorisation d’actifs,
• Discrétion systèmes d’informations, …
• Management d’équipe
• Conduite de projet
• Sens commercial et de la négociation construction d’un plan d’actions, formalisation de

Participation à la gestion des ressources humaines :

• Construit et anime des formations internes à destination des consultants
• Conduit des entretiens de recrutement, participe aux commissions de carrière et d’évaluation des collaborateurs

Le responsable du développement est chargé d’orienter et de détecter les opportunités de croissance pour l’entreprise et de mettre en avant les nouveaux projets/marchés/clients/partenaires.

Autres intitulés

• business development director
• responsable du développement et des partenariats

Analyse/Étude des marchés

• Faire des études, des analyses et des préconisations portant sur les potentialités de développement de l’entreprise : nouveaux segments de clientèle, nouveaux produits, nouveaux partenaires capitalistiques, technologiques ou financiers…
• Élaborer des budgets, après validation par la direction générale, et constituer et mobiliser une équipe projets interne.
• Négocier avec les partenaires et mettre en place un contrat de partenariat validé par la direction juridique.
• Assurer l’animation et la stimulation des partenariats noués.
• Assurer le reporting régulier auprès de la direction de l’entreprise ; évaluer les résultats obtenus.

Veille et communication

• Pratiquer une veille stratégique et représenter l’entreprise lors des événements de la profession (colloques, salons, séminaires…).

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