Assistant(e) administratif(ve) - NANTES H/F - CDD

SPIE; Marlenheim; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise leader en services multi-techniques cherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pour gérer les missions liées à la qualité et à la sécurité. Le candidat doit posséder une expérience d'au moins 3 ans et des compétences en organisation, autonomie et communication. Le poste est basé à Saint-Herblain et implique des tâches variées, de la gestion logistique aux commandes de fournitures.

Qualifications

• Capacité à gérer efficacement les priorités et respecter les délais.
• Respect de la confidentialité des informations traitées.
• Aptitude à s’adapter aux imprévus et répondre efficacement.

Responsabilités

• Assurer le suivi des missions liées à la Qualité, Sécurité et Environnement (QSE).
• Gérer les commandes de fournitures de bureau.
• Organiser logistique des réunions.

Connaissances

Rigueur

Organisation

Discrétion

Réactivité

Autonomie

Communication claire

Formation

Droit d’école : D-BAC+2 ou équivalent

Description du poste

Description du poste

Durée déterminée : 4 mois. Postée à Saint‑Herblain, sous la responsabilité de l’Assistante de la Direction Opérationnelle Ouest‑Centre.

Vos missions

• Assurer le suivi et la gestion des missions liées à la Qualité, Sécurité et Environnement (QSE).
• Gestion administrative et logistique.
• Organiser les déplacements professionnels pour les fonctions support DO (Traveller Arranger).
• Gérer les commandes de fournitures de bureau.
• Assurer la logistique des réunions : réservation de salles, préparation des espaces, organisation des plateaux‑repas.
• Effectuer diverses commandes : saisie des demandes d’achats sur IFS, validation et dépôt des factures sur DALIA.
• Traiter le courrier entrant et sortant.
• Participer à l’organisation logistique des événements : création de badges, gestion des déplacements, etc.
• Gérer les demandes de badges d’accès au site de Saint‑Herblain.
• Suivre les demandes d’intervention immobilières via SMART FM.
• Rédiger et gérer divers courriers et tâches administratives.
• Contribuer au bon fonctionnement du bâtiment : accueil des visiteurs, réception des colis, etc.
• Préparer la partie administrative de la « Candidature » et de la partie « Offre » des appels d’offres.
• Assurer le remplacement ponctuel sur les missions d’intérim.

En complément, vous pourrez

• Réaliser des missions de secrétariat (courriers arrivés/départs, enregistrement, distribution, classement, mails, réservations, logistique...).
• Gérer les demandes de personnel intérimaire (recensement des besoins auprès des opérationnels, relation avec les agences de travail temporaire, suivi des contrats et des heures, suivi sur le logiciel PIXID).
• Contribuer aux appels d’offres publics ou privés (préparation des documents administratifs, contrôle des éléments fournis et suivi, mise à jour des documents administratifs).
• Effectuer des missions liées au pôle QSE (réalisation des cartes professionnelles, planification des réunions « accueil renforcé », envoi des déclarations d’accident de travail et saisie des comptes‑rendus...).

Votre profil

Rigueur et organisation : capacité à gérer efficacement les priorités, respecter les délais et assurer un suivi précis des tâches.

Discrétion et confidentialité : respect de la confidentialité des informations traitées et des échanges professionnels.

Réactivité et adaptabilité : aptitude à s’adapter rapidement aux imprévus et à répondre avec efficacité aux demandes variées.

Sens du service et de l’accueil : attitude positive, disponibilité et courtoisie envers les collaborateurs et les visiteurs.

Autonomie : faculté à prendre des initiatives et à travailler de manière indépendante tout en respectant les procédures.

Communication claire et professionnelle : maîtrise de l’expression orale et écrite, sens de l’écoute et capacité à transmettre l’information de façon adaptée.

Qualifications

• Droit d’école : D‑BAC+2 ou équivalent (FR) / 4‑ième degré de l’enseignement secondaire (BE).
• Expérience minimum : 3 ans ou plus.
• Langue : français (E‑Bilingue ou langue maternelle).
• Expérience d’au moins un an en saisie administrative d’appels d’offres obligatoire.

Localisation du poste

Europe, France, Pays de la Loire, Saint‑Herblain.

Entité

Filiale française du groupe SPIE, leader européen des services multi‑techniques. SPIE Facilities propose une offre dédiée à la maintenance des bâtiments et au Facility Management sur l’ensemble du périmètre national.