Assistant(e) Administratif(ve) et Technique – 100% – Par voie de mutation ou CDD 6 mois renouvelable

Epsm Morbihan; Saint-Avé; Sur place; EUR 22 000 - 26 000; Plein temps

Résumé du poste

L’EPSM Morbihan de Saint-Avé recrute un(e) Assistant(e) Administratif(ve) et Technique par voie de mutation ou pour un CDD de 6 mois renouvelable. Poste à temps plein, horaires 08h45 à 17h du lundi au vendredi, au sein de la direction Achats Logistique Travaux.

Vous collecterez et analyserez les informations administratives et techniques, piloterez les procédures et assurerez l’accueil et la gestion documentaire et des agendas.

Qualifications

• Secrétariat et gestion administrative essentielles pour le service.
• Compétences en organisation et archivage papier et numérique.
• Capacité à travailler en équipe et à gérer les dossiers.

Responsabilités

• Collecter et analyser les informations administratives et techniques.
• Piloter et optimiser les processus administratifs.
• Organiser l’accueil, le traitement et la diffusion des informations.
• Gérer l’accueil physique et téléphonique des visiteurs.
• Rédiger des notes et comptes rendus et suivre les tableaux de bord.

Connaissances

Organisation

Rigueur

Discrétion

Communication

Esprit d'équipe

Formation

Bac professionnel secrétariat

BTS assistant(e) de direction

Outils

Logiciels bureautiques

Description du poste

A propos de nous

Fondé en 1886 et membre du Groupement Hospitalier Brocéliande Atlantique, lEtablissement Public de Santé Mentale Morbihan a pour mission les soins en psychiatrie pour enfants, adolescents et adultes.

Il regroupe des structures sanitaires et médico-sociales de consultations, soins et hébergement réparties sur le territoire de santé n°4. Ces structures sont regroupées par pôles. Les pôles de Psychiatrie Adulte regroupent différents intersecteurs (urgences,addictologie, gérontopsychiatrie et réhabilitation psychosociale).

Au titre du secteur médico-social (personnes âgées et handicaps psychiques), l’EPSM gère:

• la Résidence Arc-en-Ciel EHPAD / USLD / UHR(98 résidents)

• deux Maisons d’Accueil Spécialisé, à Sarzeau et à la Chapelle-Caro

• deux Foyers d’Accueil Médicalisé, à Monterblanc et à Bignan

La prise en charge des urgences psychiatriques est réalisée à partir d’une Unité Médico-Psychologique au sein du Service des Urgences du Centre Hospitalier Bretagne Atlantique.

L’EPSM comptabilise une file active totale d’environ 17 972 patients (données 2024) dont 15 032 adultes et 3 049 enfants. L’établissement a une capacité totale d’accueil de 262 lits en hospitalisation complète, 307 places en Hôpital de Jour et 7 places d’accueil de jour MAS-FAM. (données au 01/01/2025).

L’établissement dispose pour cela d’un budget de 88 millions d’euros et d’un effectif de 1 400 professionnels dont 50 praticiens hospitaliers et contractuels.

Votre mission, si vous l’acceptez

L’EPSM-Morbihan de Saint-Avé recrute un(e) Assistant(e) Administratif(ve) et Technique par voie de mutation ou pour un CDD de 6 mois renouvelable.

Présentation du service :

La direction Achats Logistique Travaux est en charge de la mise en œuvre de la politique des achats, de la logistique, des travaux, de la maintenance et de la sécurité des biens et des personnes.

Mission Générale :

Missions principales :

• Collecter et analyser les informations administratives et techniques essentielles au bon fonctionnement du service

• Piloter et optimiser les processus administratifs liés aux différentes activités du service

• Organiser, pour la direction, la réception, le traitement et la diffusion des informations, documents et communications (téléphoniques et écrites) relatifs au service et au suivi des dossiers.

• Assurer l’accueil (physique et téléphonique) des visiteurs, interlocuteurs et partenaires.

Rédiger et formaliser les communications internes et externes, et rendre compte régulièrement à la hiérarchie.

Gestion de l’interface et de la communication

• Assurer l’accueil (physique et téléphonique) du service.

• Réceptionner et traiter les appels téléphoniques et les messages électroniques.

Gestion documentaire et administrative

• Traiter les courriers, dossiers et documents : enregistrement, tri, traitement, diffusion, dématérialisation, archivage (papier et numérique).

• Rédiger et mettre en forme les notes, documents, présentations et rapports.

• Suivre et actualiser les tableaux de bord.

• Gérer les archives administratives DALT (papier et dématérialisées) en coordination avec les archives départementales.

Gestion des agendas et des plannings

• Organiser les agendas du Directeur, de l’AAH et de l’ingénieure par la prise de rendez-vous et la planification des réunions.

• Publier les astreintes.

Gestion logistique et administrative

• Superviser la téléphonie mobile et le parc d’impression en lien avec les responsables Achats et Travaux ainsi qu’avec l’atelier électricité.

• Gérer les conventions, les logements et les autres ressources administratives.

Responsabilités spécifiques

• Exercer le rôle de régisseur principal ou suppléant de la régie restauration.

Accueil et orientation

• Assurer l’accueil et l’orientation du public.

Gestion des ressources et des espaces

• Gérer les salles de réunion DALT (réservation, organisation, suivi).

Gestion des demandes et de l’information

• Réceptionner, analyser et prioriser les demandes.

• Identifier et diffuser les informations communicables en respectant strictement le secret professionnel.

Gestion documentaire

• Appliquer un plan de classement et d’archivage.

• Utiliser un système de gestion documentaire pour optimiser l’accès aux informations

Optimisation des agendas

• Optimiser la gestion des agendas (coordination, planification)

Communication et rédaction

• Participer en tant que rédacteur à certaines réunions.

• Maîtriser les techniques de communication orale et rédactionnelle pour :

  • Formaliser des prises de notes, relevés de décision, comptes rendus, diaporamas et dossiers.

  • Assurer un soutien administratif et technique aux cadres.

Poste à temps plein, sur des horaires de 08h45 à 17h00 du lundi au vendredi

Pour tous renseignements concernant ce poste, merci de vous adresser à Madame Servane CADORET, Attachée d’Administration Hospitalière, au 02.97.54.48..40

Le profil idéal

Diplômes et formations exigés :

Secrétariat et gestion administrative

Bac professionnel secrétariat (niveau IV) / BTS assistant(e) de direction (niveau III)

Connaissances requises :

Organisation et fonctionnement interne de l’établissement

Secrétariat, classement et archivage (papier et informatique) maîtrise d’outils ou techniques

Communication / relations interpersonnelles,

Logiciels dédiés bureautique: logiciels et nouvelles technologies

Qualités et compétences professionnelles souhaitées :

Capacité à bien gérer les ruptures de tâches

Avoir le sens de l’initiative et une aptitude au travail en équipe

Qualités requises: organisation, méthode, rigueur, responsabilité, discrétion

Candidature: lettre de motivation, CV, copie de la carte nationale d’identité recto/verso avant le 13/11/2026

Pour les candidats titulaires, transmission des trois derniers comptes-rendus d’entretien professionnel et d’un relevé d’absentéisme

Salaire : 2176 € (Euros) par mois

Expérience : Tous niveaux d’expérience