Secrétaire de direction à la direction générale (F/H)

Epsm Quimper; Quimper; Hybride; EUR 26 000 - 36 000; Plein temps

Résumé du poste

L’EPSM du Finistère Sud recrute une assistante de direction pour la Direction générale. Vous assurez l’accueil, le secrétariat, la gestion des appels et l’orientation des interlocuteurs.

Vous organisez l’emploi du temps du Directeur et traitez courrier et documents, avec numérisation et archivage. Vous coordonnez les réunions et les instances de gouvernance (CODIR, CME, CSIRMT), préparez les ordres du jour et comptes rendus, et assurez le suivi des décisions.

Qualifications

• Maîtrise des outils bureautiques et outils de messagerie.
• Capacité à organiser le secrétariat et la planification.
• Bonne communication et rédaction.
• Discrétion et confidentialité.
• Rigueur et disponibilité.

Responsabilités

• Accueil physique et téléphonique, gestion des appels et orientation des interlocuteurs.
• Organisation des rendez‑vous et de l’emploi du temps du Directeur, traitement courrier et documents (saisie, diffusion, archivage).
• Gestion de la reprographie, organisation des réunions via KeyBooster et coordination logistique.
• Planification des réunions bi‑mensuelles des directeurs adjoints et suivi des aspects logistiques.
• Rédaction de certains courriers, préparation de l’ordre du jour du CODIR et suivi des décisions.
• Gestion du courrier et de la messagerie, notes d’information et archivage.
• Préparation et suivi des instances de gouvernance (Conseil de Surveillance, Directoire, CME, CTE, CSIRMT).
• Rapport d’activité et soutiens à la vie institutionnelle.

Connaissances

Messagerie

Internet

Communication

Organisation

Initiative

Adaptabilité

Anticipation

Outils

Word

Excel

PowerPoint

Indesign

Description du poste

À propos de nous

L’Etablissement Public de Santé Mentale (EPSM) du Finistère Sud est l’établissement de référence en psychiatrie et santé mentale du territoire. Il couvre une population de plus de 290 000 habitants.

En tant qu’établissement public de santé, il intervient dans la prévention, le diagnostic et le soin des troubles psychiatriques de l’ensemble de la population résidente dans la zone géographique du Finistère Sud : Audierne, Briec, Châteaulin, Concarneau, Douarnenez, Quimper, Pont-l’Abbé, Poullan-sur-Mer, Quimper, Quimperlé, Scaër.

L’EPSM du Finistère Sud dispose de 25 structures sur le site principal de Quimper et de 42 lieux d’accueil et de prise en charge de proximité pour adultes et enfants pour mener à bien ses missions dans le cadre de la sectorisation. Le territoire est organisé en 3 secteurs de psychiatrie pour adultes et 2 secteurs de psychiatrie pour enfants.

Une offre de soins spécialisés et intersectoriels complète cette offre : urgences psychiatriques, psychiatrie du sujet âgé, troubles du spectre autistique, troubles des conduites addictives, réhabilitation psychosociale et le psychotraumatisme ainsi que des structures médico-sociales : Maisons d’accueil spécialisée (Mas), Etablissement d’accueil médicalisé (EAM) et Unité de soins de longue durée (USLD).

Chaque année, près de 12 000 personnes (adultes et enfants) sont prises en charge par l’EPSM dont 83.5 % uniquement en consultation par une équipe pluri-professionnelle (psychiatres, infirmiers, psychologues, assistantes sociales…).

Mission

L’EPSM recherche une assistante de direction pour la Direction générale.

L’assistante de direction assure le fonctionnement quotidien du secrétariat de la Direction générale et contribue à la fluidité de l’information au sein de l’établissement. Le poste soutient directement le Directeur dans la gestion de ses activités, coordonne l’organisation des instances de gouvernance et participe à la qualité de la communication interne et institutionnelle.

Activités principales

L’assistante assure l’accueil physique et téléphonique de la Direction générale, gère les appels et oriente les interlocuteurs. Elle organise les rendez‑vous et l’emploi du temps du Directeur, traite le courrier et les documents (saisie, diffusion, suivi, numérisation, archivage), supervise la reprographie et gère les salles de réunion, notamment via le logiciel KeyBooster. Elle planifie les réunions bimensuelles des directeurs adjoints et en coordonne les aspects logistiques.

En lien direct avec le Directeur, elle prend en charge des dossiers spécifiques, suit les calendriers et relance les différentes directions sur les échéances, organise les réunions et prépare les dossiers en rassemblant les informations nécessaires. Elle rédige certaines correspondances, prépare l’ordre du jour du comité de direction (CODIR), assure le suivi des décisions et organise les déplacements professionnels du Directeur. Elle suit les congés, absences et CET des personnels de direction, planifie les entretiens d’évaluation des directeurs adjoints et assure la gestion documentaire selon la méthode TRAPEC.

Elle gère et suit les décisions nominatives liées aux délégations de signature et aux compositions de commissions et groupes de travail, en lien avec l’organigramme de direction et avec le secrétariat dédié. Elle assure le suivi du courrier et de la messagerie du Directeur : prise de connaissance, tri, enregistrement, diffusion et suivi des courriers et courriels entrants et sortants. Elle gère les notes d’information et de service, en garantissant la numérotation unique de l’établissement et l’archivage.

Mission : Secrétariat des instances et appui à la gouvernance de l’établissement

La mission du poste est d’assurer la préparation, la coordination et le suivi des instances de gouvernance de l’établissement (Conseil de Surveillance, Directoire, CME, CTE, CSIRMT), ainsi que la gestion administrative liée aux gardes et au rapport d’activité annuel. Le rôle contribue directement à la qualité de la décision stratégique, à la fluidité de l’information institutionnelle et au bon fonctionnement des directions et pôles.

Préparation et suivi des instances de gouvernance

Le poste organise et harmonise l’ordre du jour et les documents de présentation des différentes instances, en centralisant les points à inscrire en lien avec les directions fonctionnelles, en saisissant et mettant en forme les ordres du jour du Conseil de Surveillance, du Directoire et de la CME, puis en préparant et diffusant ces ordres du jour et les documents associés aux participants. Il assure le secrétariat de séance du Conseil de Surveillance par une présence aux réunions, la rédaction et la diffusion des comptes rendus, ainsi que la gestion des délibérations (rédaction pour certaines d’entre elles, centralisation, mise en page, numérotation, envoi aux services concernés et tenue à jour du classement). Ce travail garantit la traçabilité des décisions, la conformité documentaire et la disponibilité des informations nécessaires au pilotage de l’établissement.

Gestion des gardes administratives

Le poste planifie et suit les gardes assurées par les directeurs, élabore un tableau hebdomadaire synthétique des gardes et astreintes de l’établissement, et assure le suivi des rapports de garde jusqu’à leur transmission aux directeurs concernés.

Rapport d’activité et participation à la vie institutionnelle

Le poste contribue à l’élaboration du rapport d’activité annuel de l’établissement en lien avec les directions et les pôles, en assurant la collecte, la structuration et la mise en forme des données avec le logiciel InDesign. Il participe à la vie institutionnelle en assistant au Conseil de Surveillance.

Profil

SAVOIR FAIRE ET COMPETENCES REQUIS DANS LA FONCTION

• Maîtrise des logiciels bureautiques : Word, Excel, Power Point, Indesign
• Messagerie
• Internet
• Communiquer
• Organiser son travail
• Faire preuve d’initiative
• S’adapter aux situations
• S’avoir anticiper

QUALITES REQUISES

• Discrétion et confidentialité
• Méthode
• Rigueur
• Disponibilité
• Ecoute

Poste ouvert aux titulaires de la fonction publique et aux contractuels (cdd renouvelable)

Salaire selon la grille indiciaire de la Fonction Publique Hospitalière

Poste à pourvoir au 1er mars 2027

Fiche de poste sur demande