Assistant(e) Administratif(ve) - Alternance

RH Reflex; La Crau; Sur place; EUR 16 000 - 19 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Mutuelle employeur

Résumé du poste

Université de Toulon recrute un gestionnaire administratif en appui à la recherche (F/H) au sein de la DRV, poste temporaire, à temps plein, dans le cadre d'un CDD.

Vous assurez le secrétariat et le suivi administratif des instances, un appui transversal et la logistique des réunions, avec des interactions régulières avec les unités et services liés à la recherche.

Rémunération nette mensuelle de 1 580 €, mutuelle employeur et prise de fonctions dès que possible; fin du CDD fixée au 31/08/2027.

Qualifications

• Diplôme minimum BAC.
• Connaissances en gestion administrative et organisation.
• Maîtrise des outils bureautiques et du classement des documents.

Responsabilités

• Assurer le secrétariat et le suivi administratif de la Commission de la Recherche (CoRe).
• Assurer le secrétariat du CERNI et des centres d’expertise.
• Instruire et suivre les dossiers administratifs liés à la recherche.
• Gérer l’administration et la logistique courante de la Direction.
• Participer à l’organisation de réunions et d’actions de la DRV.

Description du poste

À propos de nous

Pluridisciplinaire hors santé, l’université de Toulon propose plus d’une centaine de formations, à vocation générale ou professionnelle, dans des champs multiples. Elles permettent d’accueillir chaque année, sur 3 campus (Toulon, La Garde et Draguignan), plus de 10 500 étudiants aux profils variés dans un environnement à taille humaine mettant la priorité sur l’accompagnement, la réussite et les relations avec les acteurs socio-économiques du territoire. La politique scientifique de l’université intègre la nécessité de maintenir un adossement recherche de qualité à l’ensemble des formations. Forte de plus de 1000 collaborateurs dont 514 personnels BIATSS, l’université de Toulon est liée par un contrat d’association avec Aix-Marseille Université qui favorise son autonomie, son rayonnement et le portage de projets partagés d’intérêt commun. L’université de Toulon déploie sa stratégie de développement autour d’un axe identitaire, « Sociétés méditerranéennes et sciences de la mer », en prenant appui sur trois pôles thématiques : « Echanges et sociétés en Méditerranée », « Information, numérique et prévention », « Mer, environnement et développement durable ».

Mission

L'université de Toulon recrute un gestionnaire administratif en appui à la recherche (F/H) au sein de la direction de la recherche et de la valorisation (DRV) - Poste temporaire, à temps complet, dans le cadre d'un CDD

La DRV accompagne la politique de recherche de l’Université de Toulon, contribue à son développement, à sa structuration et à la valorisation des activités scientifiques des unités de recherche.

Sous l’autorité de la directrice de la DRV, le gestionnaire administratif assure le bon fonctionnement de la direction, un appui administratif et organisationnel aux instances et structures de recherche, en interface avec les responsables, les unités de recherche et les services administratifs de l’Université.

Activités principales :

Assurer le secrétariat et le suivi administratif de la Commission de la Recherche (CoRe) :

• Organiser le calendrier des séances et suivre les échéances.

• Recenser et instruire les points à l’ordre du jour.

• Préparer ordres du jour, convocations et dossiers de séance.

• Contrôler complétude et régularité administrative des dossiers.

• Organiser les réunions préparatoires et leur logistique.

• Assurer le secrétariat des séances (quorum, procurations, votes, émargements).

• Préparer relevés de conclusions, avis, délibérations et assurer leur suivi.

• Assurer archivage, traçabilité et diffusion des documents et décisions.

Assurer le secrétariat du CERNI et des centres d’expertise :

• Appui administratif aux responsables du CERNI et des centres d’expertise.

• Organiser réunions, convocations et documents de séance.

• Assurer secrétariat et logistique des réunions.

• Préparer comptes rendus et suivre les décisions.

• Assurer classement, archivage et traçabilité des dossiers.

Instruire et suivre les dossiers administratifs liés à la recherche :

• Instruire les dossiers relevant de la DRV et vérifier leur complétude.

• Suivre des conventions simples liées à la recherche (hébergement, matériel, renouvellements).

• Travailler avec la juriste de la DRV et les services compétents.

• Participer à l’instruction et au suivi des dossiers relevant du protocole de Nagoya.

• Identifier les points de vigilance et alerter en cas de difficulté.

Assurer un appui administratif et transversal aux activités de la DRV :

• Gérer l’administration et la logistique courante de la Direction.

• Participer à l’organisation de réunions, événements et actions de la DRV.

• Assurer l’accueil physique et téléphonique, premier niveau d’information.

• Assurer le rôle d’interface entre unités de recherche, instances et services administratifs.

• Orienter les demandes vers les interlocuteurs compétents et suivre les sollicitations.

Contribuer à la démarche qualité et à la sécurisation des procédures :

• Participer à la formalisation, actualisation et diffusion des procédures de la DRV.

• Contribuer à la gestion documentaire et à la fiabilisation des informations.

• Mettre à jour tableaux de suivi, bases documentaires et outils de pilotage.

• Participer à l’amélioration et à l’harmonisation des pratiques administratives.

• Assurer la traçabilité et l’archivage des dossiers selon les règles en vigueur.

Contraintes particulières :

Travail en équipe et en transversalité, respect d’échéances régulières liées au calendrier des instances,

pics d’activité possibles avant les séances de la Commission de la Recherche et les réunions du CERNI,

Informations complémentaires :

Catégorie et corps : B - Technicien

Emploi-type REFERENS III : Technicien-ne en gestion administrative - J4C42

Structure d'affectation et localisation : DRV – Campus de La Garde

Hygiène et sécurité : Travail sur écran >4H par jour

Rémunération nette mensuelle avant prélèvement à la source pour CDD : 1580 €

Les agents de l'université de Toulon bénéficient d'une mutuelle employeur (contrat d'adhésion obligatoire de protection sociale complémentaire en santé) avec participation financière de l’université.

Date de prise de fonctions souhaitée : Dès que possible

Date de fin de contrat pour les agents contractuels : 31/08/2027

Profil

Diplôme minimum requis pour un agent contractuel : BAC

Connaissances :

• Fonctionnement des instances universitaires.

• Organisation et environnement de la recherche publique.

• Réglementation administrative applicable à l’enseignement supérieur et à la recherche.

• Principes de l’éthique de la recherche et de la protection des données.

• Protocole de Nagoya.

• Outils et procédures de gestion administrative d’un établissement d’enseignement supérieur. Compétences attendues

Compétences opérationnelles :

• Maîtrise des techniques de gestion administrative et d’organisation.

• Maîtrise de la préparation, du suivi et du secrétariat des instances.

• Capacité à instruire des dossiers et à en vérifier la complétude et la régularité.

• Bonnes capacités rédactionnelles.

• Connaissance de l’environnement administratif de l’enseignement supérieur et de la recherche.

• Capacité à travailler en transversalité avec des interlocuteurs variés.

• Aptitude à assurer un rôle d’interface et de coordination.

• Rigueur, méthode, autonomie et sens de l’organisation.

• Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité.

• Maîtrise des outils bureautiques et aisance avec les outils numériques.

• Capacité d’adaptation et d’appropriation de nouvelles procédures et réglementations.

• Sens du service public et qualités relationnelles.

Compétences comportementales :

• Rigueur et fiabilité.

• Sens de l’organisation et gestion des priorités.

• Réactivité et capacité à respecter les échéances.

• Esprit d’équipe et goût du travail en transversalité.

• Qualités relationnelles et sens du service.

• Autonomie et capacité à rendre compte.

• Discrétion et respect de la confidentialité.

• Curiosité professionnelle et capacité à s’adapter à un environnement en évolution.

Date limite de candidature : 05/10/2026