Assistant.e Administratif / ve

Armeedusalut; Paris; Sur place; EUR 28 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Une organisation d'accompagnement social située à Paris recherche un(e) Assistant(e) Administratif(ve) pour une gestion financière efficace et un soutien administratif. Ce poste exige une formation en gestion ou en comptabilité, des compétences en outils bureautiques, ainsi qu'une expérience de 3 ans dans le secteur social. Les responsabilités incluent la gestion des finances, le contrôle des coûts et l'organisation administrative. Offrant un cadre de travail dynamique, ce poste est essentiel pour le bon fonctionnement de l'organisation.

Qualifications

• Expérience souhaitée dans le secteur sanitaire, social ou médico-social, 3 ans.
• Rigueur, fiabilité et sens de l'organisation.
• Capacité d'analyse et de contrôle.

Responsabilités

• Enregistrer et tenir à jour la caisse.
• Gérer les factures fournisseurs et assurer leur classement.
• Apporter un appui administratif à la comptabilité.

Connaissances

Connaissance des règles comptables et budgétaires du secteur associatif

Maîtrise des outils bureautiques (Excel, outils de dématérialisation)

Capacité à suivre des budgets financés par fonds publics

Formation

Formation supérieure en gestion, comptabilité ou administration

Description du poste

La Cité du Refuge accompagne toutes typologies de public vulnérable et en difficulté, cherche son Assistant.e Administratif / ve .

Missions et activités

A. Gestion financière opérationnelle et trésorerie

• Enregistrement et tenue de la caisse :

  • Enregistrement des entrées et sorties (outil Excel FADS).

  • Classement et conservation des pièces de caisse.

  • Scan des documents et des pièces de caisse.

• Contrôler la concordance entre le solde physique, le livre de caisse et l’état de caisse.

• Enregistrer les avances, remboursements de frais et pécules des personnes accompagnées (AAVA). Gérer les notes de frais et participer à l’optimisation de leur gestion.

• Suivre l’exécution budgétaire du CHRS et du chantier d’insertion.

• Réaliser un contrôle de premier niveau des dépenses (régularité, conformité budgétaire).

  Transmettre les consignes opérationnelles aux CDS ACI / DA ACI pour le paiement des pécules.

B. Gestion bancaire

• Réaliser les remises de chèques et conserver les copies annotées.

• Tenir à jour le fichier de suivi des chèques émis.

• Collecter, classer et transmettre les justificatifs bancaires (bordereaux CAF, justificatifs cartes bancaires, etc.).

• Assurer la transmission mensuelle des éléments de caisse et de banque au gestionnaire comptable.

C. Facturation, recettes et ventes

• Préparer les éléments de refacturation en lien avec les cadres.

• En lien avec les cadres, suivre les subventions et préparer les éléments financiers en lien avec la comptable.

• Recueillir les informations du pôle ESS pour permettre à la comptable d’établir la refacturation (en lien également avec la paie).

D. Achats et gestion des factures

• Collecter et centraliser les factures fournisseurs.

• Transmettre les factures via l’outil de dématérialisation (Yooz).

• Assurer le classement et l’archivage des documents liés aux achats.

• Enregistrer les investissements et établir les fiches de sorties et immobilisation, en lien avec l’adjointe de direction patrimoine, sécurité, qualité et développement durable.

• Gérer le courrier entrant et sortant – collecte sur site. Attribuer les badges du personnel en fonction des profils et des contrats, en lien avec l’adjointe de direction. Mise à jour de l’organigramme et de l’annuaire interne. Réaliser les commandes de fournitures de bureau.

E. Organisation administrative et contrôle interne

• Veiller à la complétude, à la conformité et à l’archivage des pièces justificatives.

• Apporter un appui administratif à la comptabilité :

  • Classement et numérisation des pièces,

  • Pré-contrôle des documents comptables.

• Suivre les demandes de virements en lien avec la comptable.

• Contribuer à l’amélioration continue des procédures administratives et financières.

Compétences et qualifications

Compétences techniques

• Connaissance des règles comptables et budgétaires du secteur associatif

• Maîtrise des outils bureautiques (Excel, outils de dématérialisation)

• Capacité à suivre des budgets financés par fonds publics

Compétences professionnelles

• Rigueur, fiabilité et sens de l’organisation

• Capacité d’analyse et de contrôle

• Autonomie dans le cadre des délégations données

• Respect de la confidentialité et de l’éthique professionnelle

• Formation supérieure en gestion, comptabilité ou administration

• Expérience souhaitée dans le secteur sanitaire, social ou médico-social, 3 ans.