Assistant/e administratif et de gestion (H/F)

CENTRE NATIONAL ARTS DU CIRQUE; Châlons-en-Champagne; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

Une institution culturelle cherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pour gérer divers aspects administratifs et logistiques, avec un contrat CDI de 35h/semaine. Le candidat idéal doit avoir au moins 18 mois d'expérience et un Bac+2 en gestion. Compétences requises incluent la gestion de documents et la maîtrise des outils numériques.

Prestations

Titres restaurant

Complémentaire santé

CSE

Qualifications

• 18 mois d'expérience en administration, indispensable.
• Compétences en gestion de documents et outils numériques, indispensables.

Responsabilités

• Assurer le traitement du courrier, mails et appels téléphoniques.
• Mettre à jour les tableaux de suivi et bases de données.
• Participer au suivi des commandes, devis et factures.
• Aider à la constitution des dossiers du personnel.
• Participer à l'organisation de réunions et événements.

Connaissances

Classer des documents

Mettre à jour un dossier, une base de données

Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité

Utiliser les outils numériques

Formation

Bac+2 ou équivalents – Assistant de gestion PME/PMI

Description du poste

Sous le management de l'administrateur, responsable du pôle administration, ressources humaines et RSO, l'assistant(e) administratif et de gestion assure un appui polyvalent aux activités et personnels du pôle. En fonction des besoins, il/elle peut être également amené(e) à soutenir administrativement les autres pôles du CNAC.

MISSIONS DÉTAILLÉES

• Gestion administrative courante
  • Assurer le traitement du courrier, des mails et des appels téléphoniques du service
  • Mettre à jour les tableaux de suivi et les bases de données administratives
  • Organiser, classer, et archiver les documents physiques et numériques (dossiers de subvention, documents contractuels, conventions.)
  • Préparer et rédiger des courriers, notes, compte-rendu et divers documents administratifs
• Appui à la gestion administrative et financière
  • Participer au suivi des commandes, devis et factures
  • Éditer les bons de commande du service
  • Contribuer au suivi des budgets, conventions et contrats
  • Appuyer la préparation des pièces justificatives pour la comptabilité et les contrôles financiers
  • Suivre les notes de frais de la direction
• Soutien à la gestion des ressources humaines
  • Aider à la constitution et à la mise à jour des dossiers du personnel (stagiaires, enseignants, intermittents)
  • Participer à la planification et au suivi des temps de travail, congés et absences (SIRH)
  • Contribuer à la préparation des éléments de variable de paie
• Appui à la logistique administrative et évènementielle
  • Participer à l'organisation de réunions, directoires, séminaires et autres événements
  • Assurer la réservation de salles, déplacements, hébergements
  • Préparer les dossiers et supports nécessaires aux réunions du pôle

Type de contrat CDI

Contrat de travail

Durée du travail 35h/semaine, travail en journée

Salaires

• Salaire brut : Mensuel de 1850,0 Euros sur 13.0 mois
• Titres restaurant / Prime de panier
• Complémentaire santé
• CSE

Déplacements Jamais

Profil souhaité

Expérience

• 18 mois – Cette expérience est indispensable
• Bac+2 ou équivalents – Assistant de gestion PME/PMI

Compétences

• Classer des documents – Cette compétence est indispensable
• Mettre à jour un dossier, une base de données – Cette compétence est indispensable
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité – Cette compétence est indispensable
• Utiliser les outils numériques – Cette compétence est indispensable

Savoir-être professionnels

• Avoir l'esprit d'équipe
• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
• Faire preuve d'autonomie

Informations complémentaires

• Secteur d'activité : Enseignement supérieur