Assistant de gestion (H/F)

La Gazette des Communes; Saint-Denis; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

Une université en Île-de-France recherche un Assistant de gestion pour participer à la gestion administrative et suivre des projets stratégiques. Le candidat idéal doit avoir un Bac +2 en gestion, une experiencia en gestion administrative, et des compétences relationnelles. Ce poste requiert de la rigueur et une capacité à travailler en mode projet.

Qualifications

• Expérience significative en gestion administrative ou financière, de préférence dans le secteur public.
• Compétences en gestion administrative et bureautique.
• Connaissance de l’enseignement supérieur et des outils de gestion.

Responsabilités

• Assurer le suivi administratif des dossiers de la direction.
• Préparer et suivre les dossiers liés aux projets stratégiques.
• Participer à la digitalisation des processus.
• Organisation logistique et secrétariat.

Connaissances

Capacité à travailler en mode projet

Capacité à s’organiser en respectant les priorités

Sens de l’initiative

Capacités relationnelles

Formation

Bac +2 en gestion administrative, financière ou domaine similaire

Description du poste

Assistant de gestion (Titulaire/contractuel) (H/F)

L’université Paris 8 est un pôle d’enseignement et de recherche central en Île-de-France dans le domaine des humanités.

L’université Paris 8 possède 23 935 étudiants et propose une offre de formation répartie en cinq domaines disciplinaires : Arts, Droit, Economie, Gestion, Lettres et Langues, Sciences et techniques, favorisant des articulations entre disciplines et des transversalités. Elle comprend 11 UFR, 5 instituts dont deux IUT, un IED, l’Institut des Études Européennes et l’Institut Français de Géopolitique, ainsi que quatre sites regroupés dans le campus Condorcet, 18 bâtiments, 105 000 m² SHOB.

Quelques chiffres

• 23 935 étudiants.
• Une offre de formation répartie en cinq domaines disciplinaires : Arts, Droit, Economie, Gestion, Lettres et Langues, Sciences et techniques, favorisant des articulations entre disciplines et des transversalités.
• 11 UFR, 5 instituts dont deux IUT, un IED, l’Institut des Études Européennes et l’Institut Français de Géopolitique.
• 4 sites et des locaux sur le Campus Condorcet, 18 bâtiments, 105 000 m² SHOB.
• 36 licences (dont 11 professionnelles), 40 Masters, 8 DUT, de nombreux diplômes d’université, 80 doctorats.
• 4 écoles doctorales, 33 unités de recherche dont 9 UMR, environ 170 thèses de doctorat soutenues chaque année.
• 870 personnels enseignants et 711 personnels de bibliothèques, administratifs et techniques.

Le système d’information financier est GFC‑Finances de l’association Cocktail.

L’université Paris 8 est membre de l’alliance Paris Lumières, avec l’université Paris Ouest Nanterre la Défense, le CNRS et quatorze associés. Paris 8 est également membre fondateur du Campus Condorcet.

La direction du pilotage sera créée en 2025 et sera composée de sept agents. L’agent sera placé sous la responsabilité hiérarchique du directeur du pilotage et fonctionnelle du responsable du pôle contrôle de gestion.

Gestion administrative et suivi des dossiers

• Assurer le suivi administratif des dossiers de la direction.
• Préparer et suivre les dossiers liés aux projets stratégiques.
• Participer à la digitalisation des processus.
• Organisation logistique et secrétariat.
• Gestion des agendas de projet et suivi des échéances.
• Préparation des supports de rapports et tableaux de bord.
• Organisation des réunions, ateliers et formations.
• Assurer le secrétariat de la direction.
• Organisation des missions et déplacements.
• Appui aux projets transverses de la Direction.
• Suivre l’avancement des projets.
• Assister les contrôleurs de gestion dans la préparation des dossiers.
• Production de notes de synthèse.
• Assurer le suivi des engagements pris lors des réunions.
• Assister le responsable du pôle contrôle de gestion dans le suivi administratif des projets transverses.
• Gestion des outils et contribution à la fiabilisation des données.
• Vérifier la cohérence des données saisies.
• Participer à la mise à jour des bases de données.
• Archiver les données de manière sécurisée et conforme au RGPD.
• Participer aux formations sur les outils de gestion.

Qualités requises

• Capacité à travailler en mode projet.
• Capacité à s’organiser en respectant les priorités et les échéances.
• Sens de l’initiative et de l’anticipation.
• Capacité à gérer la conduite du changement.
• Capacités relationnelles et diplomatie.

Connaissances et expertise

• Compétences en gestion administrative et bureautique.
• Bonne organisation et rigueur.
• Expérience dans la gestion de dossiers administratifs.
• Connaissances des domaines financiers et du contrôle de gestion.
• Expérience dans la gestion budgétaire.
• Connaissance de l’enseignement supérieur et des outils de gestion.

Formation et expérience

Niveau souhaité : Bac +2 en gestion administrative, financière ou domaine similaire.

Expérience significative en gestion administrative ou financière, de préférence dans le secteur public.